Как работать с кассой в 1С:Предприятие

Кассовые операции в 1С:Предприятие ведутся через документы «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО), а сводный итог за день формируется в кассовой книге. Независимо от того, работаете вы в «1С:Бухгалтерии», «1С:Управление торговлей» или «1С:Комплексной автоматизации», логика одна: каждое движение наличных денег оформляется отдельным документом, а остаток по кассе в программе должен совпадать с фактическими деньгами в ящике.

Ошибки в кассовых документах опасны двойным образом. Во-первых, расхождение учётного и фактического остатка приводит к инвентаризациям и служебным разбирательствам. Во-вторых, при налоговой или аудиторской проверке некорректно оформленные ордера — штрафуемое нарушение кассовой дисциплины. Поэтому работать с кассой в 1С нужно строго по регламенту: документ за движением денег, а не наоборот.

Ниже разобраны основные сценарии: как оформить приход и расход наличных, как провести взнос на расчётный счёт и получить деньги из банка, как сформировать кассовую книгу и как проверить остаток. Отдельно описаны типичные ошибки кассиров и ситуации, когда стоит привлечь бухгалтера или администратора 1С.

Где в 1С находятся кассовые документы

В «1С:Бухгалтерии 8» кассовые документы расположены в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Здесь единым списком отображаются приходные и расходные ордера, отсюда же доступна кассовая книга и отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» по счёту 50. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» путь похожий: раздел «Казначейство» или «Финансы» → «Кассовые ордера».

Перед началом работы проверьте, что в справочнике «Кассы» заведена ваша касса организации и у пользователя есть права на создание кассовых документов. Если кнопка «Создать» неактивна или раздел не виден — это вопрос прав доступа, его решает администратор. Также убедитесь, что в учётной политике и настройках программы корректно указана организация: ордер, проведённый по чужой организации, исправлять заметно сложнее.

Как оформить приходный кассовый ордер

ПКО оформляет любое поступление наличных в кассу: оплату от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, получение наличных с расчётного счёта. Нажмите «Создать» → «Приходный кассовый ордер» и выберите вид операции — от него зависят проводки и набор полей.

Заполните ключевые поля: дату, сумму, контрагента или подотчётное лицо, основание (например, «Оплата по договору №…» или «Возврат неиспользованного аванса»). Поле «Принято от» заполняется так, как оно пойдёт в печатную форму: ФИО и реквизиты плательщика. После проверки нажмите «Провести» — только проведённый документ формирует проводки и влияет на остаток кассы.

Приход от покупателя и возврат от подотчётного лица

При оплате от покупателя выбирайте вид операции «Оплата от покупателя», укажите контрагента и, если ведёте расчёты по документам, конкретный счёт или накладную — тогда долг закроется автоматически. При возврате подотчётных сумм вид операции — «Возврат от подотчётного лица»: программа уменьшит задолженность сотрудника по счёту 71. Проверить результат можно отчётом «Обороты по счёту» или карточкой расчётов с контрагентом.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции и заполните дату, сумму, плательщика
3. 3
   Впишите основание платежа и поле «Принято от» для печатной формы
4. 4
   Проведите документ и распечатайте ордер при необходимости
5. 5
   Сверьте: остаток по кассе в программе увеличился на сумму ордера

Как оформить расходный кассовый ордер

РКО оформляет любую выдачу наличных из кассы: выдачу под отчёт, оплату поставщику, выдачу зарплаты, возврат покупателю, сдачу денег в банк. Создайте документ «Расходный кассовый ордер», выберите вид операции и заполните получателя. Поле «Выдать» — это ФИО получателя, поле «По документу» — реквизиты удостоверения личности; они обязательны для корректной печатной формы.

Выдача под отчёт — самая частая операция. Выберите вид «Выдача подотчётному лицу», укажите сотрудника из справочника «Физические лица» (не путайте со справочником «Сотрудники» — в ряде конфигураций кассовые документы работают именно с физлицами). После проведения у сотрудника появится задолженность, которую он закроет авансовым отчётом.

Выдача зарплаты из кассы

Зарплату из кассы выдают по ведомости: в «1С:Бухгалтерии» это документ «Ведомость в кассу», на основании которого формируется РКО. Не оформляйте выдачу зарплаты обычным ордером «прочий расход» — тогда выплата не попадёт в расчётные ведомости и возникнут расхождения по счёту 70. Если зарплатный проект ведётся в «1С:Зарплата и управление персоналом», в бухгалтерскую программу выгружаются готовые ведомости — дублировать их вручную не нужно.

Взнос на расчётный счёт и получение наличных из банка

Сдача выручки в банк оформляется РКО с видом операции «Взнос на расчётный счёт» (в некоторых конфигурациях — «Сдача в банк»). Укажите расчётный счёт организации и сумму. Проводка перенесёт деньги с кассы на счёт 51. Если деньги сдаёт инкассатор и поступление на счёт происходит позже, используется промежуточный счёт 57 «Переводы в пути» — проверьте в настройках, какой вариант принят в вашей учётной политике.

Получение наличных по чеку оформляется зеркально: ПКО с видом «Получение с расчётного счёта». Частая ситуация: бухгалтер загружает выписку из банка, и программа сама создаёт кассовый документ по операции снятия наличных. Проверьте, что такой документ не продублирован вручную — двойной приход завысит остаток кассы.

Кассовая книга и сверка остатков

Кассовая книга формируется за каждый день, в котором были кассовые операции: «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите дату и организацию — программа соберёт все проведённые ордера, выведет остаток на начало дня, обороты и остаток на конец. Лист кассовой книги распечатывается и подписывается кассиром и главным бухгалтером, если организация ведёт книгу на бумаге.

Сверку остатка делайте ежедневно до ухода кассира. Фактический остаток денег в ящике должен совпасть с сальдо по счёту 50 (отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» или «Остатки денежных средств»). Любое расхождение фиксируйте сразу: излишек оформляется ПКО «Прочее поступление», недостача — материально ответственному лицу через документ инвентаризации кассы.

Контролируйте и кассовый лимит, если он установлен для вашей организации: превышение лимита на конец дня — нарушение, даже если в программе всё проведено корректно. Сверхлимитную наличность сдавайте в банк тем же днём.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток кассы в ОСВ по счёту 50

Норма

Совпадает с фактическим пересчётом наличных

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённый или дублирующий ордер

Кассовая книга за день

Норма

Все ордера дня попали в книгу, номера идут по порядку

Тревожный признак

Документ есть в списке, но отсутствует в книге — проверьте дату и организацию

Расчёты с подотчётными лицами

Норма

Выдача под отчёт закрыта авансовым отчётом

Тревожный признак

Зависшие суммы по счёту 71 без авансовых отчётов

Типичные ошибки при работе с кассой в 1С

Большинство проблем с кассой возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности действий. Разберите типовые сценарии заранее, чтобы не исправлять последствия в конце месяца.

Если ошибка обнаружена в том же дне, документ можно отменить (пометить на удаление) и создать заново. Если день закрыт, кассовая книга распечатана или период закрыт для редактирования — исправление делает бухгалтер через корректирующие документы. Самостоятельно «открывать» закрытый период без понимания последствий не стоит: это затрагивает регламентированную отчётность.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Остаток в программе больше фактических денегИщите непроведённый РКО или дубль ПКО; при подтверждённой недостаче оформляйте инвентаризацию кассы

Остаток в программе меньше фактических денегПроверьте непроведённые ПКО и документы с неверной датой; излишек оприходуйте ордером

Ордер не проводится с ошибкой по датеПроверьте запрет редактирования данных и дату запрета — обратитесь к администратору

Документ создан по ошибке в закрытом периодеНе удаляйте самостоятельно — согласуйте сторнирование с бухгалтером

Частые вопросы

Можно ли в 1С провести кассовый ордер задним числом?

Технически — да, если дата не попадает в закрытый период. Но учтите: ордер задним числом меняет остатки кассы прошлых дней, и кассовые книги за эти дни придётся переформировать. Если книга уже подписана, исправление оформляется через бухгалтера.

Почему ордер не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего причины три: документ не проведён, указана другая организация или другая касса, либо дата документа не совпадает с датой формируемой книги. Проверьте эти поля в шапке ордера.

Как исправить ошибочную сумму в проведённом ордере?

Если день ещё не закрыт — откройте документ, исправьте сумму и перепроведите. Если кассовая книга за день уже сформирована и подписана, исправление делается сторнирующим документом с согласования бухгалтера, а не правкой исходного.

Нужно ли распечатывать каждый кассовый ордер?

Это зависит от принятого в организации документооборота. Многие организации хранят ордера в электронном виде, но печатные формы ПКО и РКО с подписями по-прежнему требуются при классическом бумажном ведении кассы. Уточните порядок в учётной политике вашей организации.

Что делать, если в конце дня обнаружилась недостача в кассе?

Не «закрывайте» разницу лишним расходным ордером — это усугубит нарушение. Зафиксируйте факт, проверьте все документы дня на ошибки и дубли, а если расхождение подтверждается, оформляется инвентаризация кассы с отнесением недостачи на виновное лицо.

Чем отличается работа с кассой в «1С:Рознице» от «1С:Бухгалтерии»?

В «1С:Рознице» кассовые операции привязаны к кассам ККМ и рабочим местам кассиров: выемка, внесение и закрытие смены оформляются отдельными документами, а затем данные передаются в бухгалтерскую программу. В «1С:Бухгалтерии» работают напрямую с ПКО и РКО без кассовых смен.