Учет и Финансы · 14 мин
Как работают счета 10.21.1 и 10.21.2 в 1С 8
Как работают счета 10.21.1 и 10.21.2 в 1С 8: назначение субсчетов, проводки, передача в эксплуатацию, списание малоценных инструментов и типичные ошибки.
Счета 10.21.1 и 10.21.2 в 1С:Бухгалтерии 8 — это субсчета к счету 10 «Материалы», которые программа создаёт автоматически при определённых настройках учёта. Они предназначены для раздельного учёта малоценных инструментов, спецодежды и спецоснастки: 10.21.1 отражает объекты, которые хранятся на складе, а 10.21.2 — объекты, уже переданные в эксплуатацию. Такое разделение позволяет контролировать, где находится имущество, и корректно списывать его стоимость на затраты.
Механизм этих субсчетов тесно связан с регистром «Материалы в эксплуатации» и документами передачи материалов. Если бухгалтер не понимает логику их работы, возникают типовые проблемы: зависшие остатки на 10.21.2 после фактического списания, невозможность закрыть месяц из-за незаполненного способа отражения расходов, расхождения между бухгалтерским и управленческим учётом. Разобраться в теме нужно до того, как организация начнёт массово передавать инструменты и спецодежду сотрудникам.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0). В других конфигурациях — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация» — принципы похожи, но названия документов и регистров могут отличаться. Перед изменениями в рабочей базе рекомендуется сделать архивную копию и проверить действия на тестовой копии.
Что означают субсчета 10.21.1 и 10.21.2 в плане счетов
В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии к счёту 10.21 «Малоценные инструменты и принадлежности» предусмотрены два субсчета. Субсчёт 10.21.1 «Малоценные инструменты и принадлежности на складе» аккумулирует стоимость объектов, которые оприходованы, но ещё не выданы работникам или подразделениям. Субсчёт 10.21.2 «Малоценные инструменты и принадлежности в эксплуатации» фиксирует объекты, которые уже переданы, но чья стоимость ещё не полностью отнесена на затраты.
Оба субсчета ведут количественный и суммовой учёт по номенклатуре и складам. На 10.21.2 дополнительно используется аналитика по сотрудникам или подразделениям — в зависимости от того, как оформлена передача. Это позволяет сформировать отчёт по каждому работнику и увидеть, какие инструменты или элементы спецодежды за ним числятся.
Важно понимать: субсчета 10.21.1 и 10.21.2 появляются в проводках только тогда, когда в карточке номенклатуры выбран соответствующий вид — «Малоценные инструменты и принадлежности» или когда операция оформляется документами раздела «Склад» для спецодежды и спецоснастки. Обычные материалы продолжают учитываться на 10.01, 10.09 и других субсчетах без задействования этой пары.
Как настроить номенклатуру для работы с этими субсчетами
Чтобы программа автоматически использовала 10.21.1 и 10.21.2, нужно правильно заполнить карточку номенклатуры. Откройте справочник «Номенклатура», создайте или отредактируйте позицию и в поле «Вид номенклатуры» укажите вид, у которого в качестве счёта учёта задан 10.21.1 либо тип номенклатуры соответствует спецодежде/спецоснастке. Для спецодежды в типовой конфигурации обычно используются отдельные виды номенклатуры с привязкой к счетам 10.11.1/10.11.2, а инструменты общего назначения — к 10.21.1/10.21.2.
Проверьте настройку счетов учёта номенклатуры: раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учёта номенклатуры». Здесь для нужного вида или конкретной позиции задаётся счёт учёта, счёт передачи и при необходимости счёт затрат. Если счёт учёта указан как 10.21.1, то при оприходовании документ «Поступление товаров и услуг» сформирует проводку Дт 10.21.1 — Кт 60.01.
Отдельно проверьте учётную политику организации: раздел «Главное» → «Учётная политика». Параметры списания спецодежды и спецоснастки влияют на то, как будет погашаться стоимость объектов на 10.21.2 — единовременно при передаче или линейно в течение срока полезного использования. Неверная настройка здесь — частая причина неожиданных проводок при закрытии месяца.
Оприходование на счёт 10.21.1: поступление и инвентаризация
Поступление инструментов оформляется стандартным документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Если у номенклатуры настроен счёт учёта 10.21.1, программа сформирует проводку Дт 10.21.1 — Кт 60.01 на стоимость без НДС, а НДС отразит на 19.03. На этом этапе объект считается находящимся на складе, и никакой аналитики по сотрудникам в проводках нет.
Если инструменты выявлены при инвентаризации, используйте документ «Инвентаризация товаров на складе» и затем «Оприходование товаров». Проводка будет Дт 10.21.1 — Кт 91.01 на рыночную стоимость излишков. Убедитесь, что в документе оприходования выбрана именно та номенклатура с корректным счётом учёта, иначе излишки попадут на другой субсчёт и потом не смогут корректно передаваться в эксплуатацию.
Контрольный признак правильного оприходования — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.21.1 с группировкой по номенклатуре и складам. Остатки должны совпадать с фактическим наличием на складе. Если в ОСВ видны позиции без количества или с отрицательным количеством, это сигнал о нарушении последовательности документов или о ручных операциях.
Передача в эксплуатацию: движение с 10.21.1 на 10.21.2
Выдача инструментов работникам оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад» → «Спецодежда и инвентарь»). В документе указывается склад списания, сотрудник или подразделение-получатель, а для каждой позиции — способ отражения расходов и способ погашения стоимости. Именно этот документ формирует проводку Дт 10.21.2 — Кт 10.21.1 и делает запись в регистре «Материалы в эксплуатации».
Способ погашения стоимости определяет дальнейшую судьбу объекта на 10.21.2. Вариант «Погасить стоимость при передаче в эксплуатацию» означает, что одновременно с перемещением на 10.21.2 стоимость сразу списывается на счёт затрат (например, Дт 20.01 — Кт 10.21.2), а на субсчёте остаётся только количественный учёт. Вариант «Линейный» предполагает равномерное погашение в течение срока полезного использования регламентной операцией при закрытии месяца.
Способ отражения расходов заполняется ссылкой на справочник «Способы отражения расходов», где указан счёт затрат, подразделение и статья затрат. Если оставить поле пустым, закрытие месяца завершится ошибкой или стоимость «зависнет» на 10.21.2 без списания. Проверяйте этот реквизит до проведения документа.
- 1Создайте документ «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад»
- 2Укажите склад, сотрудника или подразделение-получателя
- 3Добавьте номенклатуру со счётом учёта 10.21.1 и заполните количество
- 4Для каждой строки выберите способ погашения стоимости и способ отражения расходов
- 5Проведите документ и проверьте проводки: Дт 10.21.2 — Кт 10.21.1
- 6Сформируйте ОСВ по счёту 10.21.2 и убедитесь, что объект числится за получателем
Списание стоимости с 10.21.2 и возврат из эксплуатации
Если выбран линейный способ погашения, стоимость списывается ежемесячно регламентной операцией «Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки» в составе обработки «Закрытие месяца». Проводка формируется как Дт счёта затрат — Кт 10.21.2 на месячную сумму, рассчитанную из первоначальной стоимости и срока использования. Операция выполняется автоматически, но только при корректно заполненных способах отражения расходов в документах передачи.
Когда объект износился, утерян или сломан, оформляется документ «Списание материалов из эксплуатации». Он снимает объект с количественного учёта на 10.21.2 и удаляет запись из регистра «Материалы в эксплуатации». Если стоимость погашена не полностью, остаток списывается на счёт, указанный в документе списания — обычно на прочие расходы 91.02 или на виновное лицо через 73.02.
Возврат неиспользованного объекта от сотрудника на склад оформляется документом «Возврат материалов из эксплуатации». Формируется обратная проводка Дт 10.21.1 — Кт 10.21.2 на остаточную стоимость, и объект снова числится на складе. Этот документ часто забывают оформлять при увольнении сотрудников, из-за чего на 10.21.2 копятся «мёртвые» остатки за ушедшими работниками.
Отчёты и контроль остатков по субсчетам
Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.21 с разворотом по субсчетам, номенклатуре и субконто. Для 10.21.2 полезно включить группировку по сотрудникам: так видно, кто за что отвечает. Дополнительно используйте отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Сотрудники» с отбором по счёту 10.21.2.
Для сверки бухгалтерского учёта с оперативным сформируйте отчёт по регистру «Материалы в эксплуатации» через «Универсальный отчёт». Данные регистра должны соответствовать остаткам 10.21.2: расхождения означают ручные операции или непроведённые документы. Регулярная сверка раз в месяц до закрытия периода экономит время на поиск ошибок.
При инвентаризации инструментов в эксплуатации фактическое наличие сверяется у сотрудников, а не на складе. Результаты оформляются документами возврата или списания в зависимости от ситуации: вернул объект — возврат, утратил — списание с отнесением на виновника или на расходы организации по решению руководства.
Как проверить результат
Остатки совпадают с фактическим наличием на складе, количество положительное
Отрицательное количество или суммы без количества
Объекты числятся только за действующими сотрудниками и подразделениями
Остатки за уволенными сотрудниками
Операция погашения стоимости выполнена без ошибок
Ошибки по незаполненным способам отражения расходов
Данные регистра совпадают с остатками 10.21.2
Расхождения между регистром и бухгалтерским учётом
Типичные ошибки и ограничения механизма
Самая распространённая ошибка — передача материалов документом «Требование-накладная» вместо «Передачи материалов в эксплуатацию». Требование-накладная спишет стоимость сразу на затраты проводкой Дт 20.01 — Кт 10.21.1, минуя 10.21.2, и контроль за сотрудниками будет потерян. Если нужен именно учёт в эксплуатации, используйте профильный документ.
Вторая типовая проблема — смешение способов погашения в одном документе без понимания последствий. Часть позиций погашается сразу, часть линейно, и бухгалтер потом не может объяснить разницу в затратах между месяцами. Рекомендуется закрепить единый подход в учётной политике и применять его последовательно.
Ограничение механизма: субсчета 10.21.1/10.21.2 не заменяют полноценный учёт основных средств. Если объект по критериям организации является ОС, его нужно учитывать на 01/08, а не на материальных счетах, иначе нарушается порядок расчёта налога на имущество и амортизации. Границы отнесения к МПЗ определяются учётной политикой и действующими стандартами бухучёта.
Отличия от смежных субсчетов и когда что использовать
Помимо 10.21.1/10.21.2, в типовом плане счетов есть похожие пары: 10.11.1/10.11.2 для спецодежды и спецоснастки. Логика работы идентична — первый субсчёт для склада, второй для эксплуатации. Выбор между ними определяется видом номенклатуры и отраслевой спецификой: в строительных и производственных организациях спецодежда чаще идёт по 10.11, а универсальный инструмент и инвентарь — по 10.21.
Если организация небольшая и контроль инструментов за сотрудниками не требуется, допустимо списывать стоимость сразу на затраты через требование-накладную, не используя эксплуатационный учёт. Это упрощает работу, но лишает возможности инвентаризации выданного имущества и предъявления претензий при утрате. Решение фиксируется в учётной политике.
Сравнение вариантов учёта
Полный контроль: склад, получатель, погашение стоимости. Требует дисциплины в документах передачи, возврата и списания
Просто и быстро, подходит для дешёвых расходуемых позиций. Нет контроля за сотрудниками и инвентаризации выданного
Для дорогих объектов со сроком службы свыше установленного лимита. Амортизация, налог на имущество, инвентарные номера
Что важно запомнить
Счёт 10.21.1 — малоценные инструменты на складе, 10.21.2 — переданные в эксплуатацию. Движение между ними оформляется только профильными документами передачи, возврата и списания, стоимость погашается либо сразу, либо линейно при закрытии месяца. Контролируйте остатки через ОСВ по сотрудникам и сверяйте с регистром «Материалы в эксплуатации».
Частые вопросы
Почему в проводках поступления нет счёта 10.21.1, хотя номенклатура — инструмент?
Счёт учёта определяется видом номенклатуры и настройкой «Счета учёта номенклатуры», а не названием позиции. Откройте карточку, проверьте вид номенклатуры и привязанный к нему счёт. Если счёт не задан, программа берёт значение по умолчанию из общих настроек, обычно 10.01 или 41.01.
Можно ли перенести остатки с 10.21.2 на другого сотрудника?
Да, для этого используется документ «Передача материалов в эксплуатацию» с соответствующей операцией перемещения между сотрудниками, либо цепочка «Возврат материалов из эксплуатации» от первого сотрудника и новая передача второму. Второй вариант прозрачнее для инвентаризационной истории.
Что делать, если закрытие месяца ругается на способ отражения расходов?
Откройте документы «Передача материалов в эксплуатацию» за текущий и прошлые периоды, найдите строки с пустым способом отражения расходов и заполните их. После этого перепроведите документы и повторите закрытие месяца. Ошибка указывает конкретную номенклатуру — начните поиск с неё.
Как списать инструмент, утерянный сотрудником?
Оформите документ «Списание материалов из эксплуатации», указав сотрудника и причину. Непогашенную стоимость отнесите на счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба», если ущерб взыскивается, или на 91.02, если организация списывает потерю за свой счёт. Основание — приказ руководителя и объяснительная.
Влияют ли субсчета 10.21 на налоговый учёт?
В налоговом учёте стоимость материалов обычно признаётся в расходах при передаче в производство. При линейном погашении в бухучёте могут возникать временные разницы между бухгалтерским и налоговым признанием расходов, которые программа отражает по правилам ПБУ 18, если оно применяется. Проверьте настройки учётной политики по налоговому учёту.
Можно ли использовать 10.21 для учёта мебели и оргтехники?
Технически возможно, если объекты не соответствуют критериям основных средств по лимиту стоимости из учётной политики. Однако для мебели и оргтехники чаще используют 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» или учёт в составе ОС. Выбор субсчёта не меняет существо учёта, но должен быть единообразным.