Учет и Финансы · 11 мин
Как проводить займы в 1С: пошаговая инструкция по учету
Как оформить выдачу и получение займа в 1С: документы, счета 58.03, 66 и 67, начисление процентов, НДФЛ с материальной выгоды и типичные ошибки учета.
Учет займов в 1С строится на двух простых принципах: движение денег отражается банковскими и кассовыми документами, а проценты — операциями, введенными вручную, или специализированными документами. При этом важно сразу определить роль организации: заимодавец учитывает выданный заем на счете 58.03, а заемщик — полученный на счетах 66 (краткосрочные) или 67 (долгосрочные). Ошибка в выборе счета на старте приводит к искажению баланса и проблемам при сверке.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, ред. 3.0) нет отдельного документа «Договор займа» — весь учет ведется через стандартные документы движения денежных средств с правильно указанным видом операции и статьей движения денежных средств. В 1С:ЗУП дополнительно учитываются займы, выданные сотрудникам, с расчетом материальной выгоды и НДФЛ. Ниже разберем оба направления: займы контрагентам и займы работникам.
Перед началом работы убедитесь, что договор займа заведен в справочнике договоров контрагента с корректным видом, а в учетной политике определен порядок признания процентов. Это избавит от ручных правок в каждом документе.
Подготовка: счета учета, договор и статьи ДДС
До первой проводки проверьте три настройки. Во-первых, план счетов: для выданных займов используется 58.03 «Предоставленные займы», для полученных — 66.03 (краткосрочные, до 12 месяцев) и 67.03 (долгосрочные), проценты по краткосрочным займам — 66.04, по долгосрочным — 67.04. Во-вторых, заведите договор с контрагентом с видом «Прочее» — именно он корректно подставляется в документы по займам.
В-третьих, создайте отдельные статьи движения денежных средств: «Выдача займов», «Возврат займов», «Получение займов», «Погашение займов». Это обеспечит корректное заполнение отчета о движении денежных средств (ОДДС) и формы № 4 бухгалтерской отчетности. Если использовать одну общую статью, отчетность придется расшифровывать вручную.
Как отразить выдачу займа контрагенту
Выдача займа оформляется документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Выдача займа контрагенту». При таком виде операции программа автоматически подставляет счет дебета 58.03, остается указать контрагента, договор и сумму. Проводка: Дт 58.03 — Кт 51.
Если заем выдается из кассы (что редкость для юридических лиц из-за ограничений на расчеты наличными), используется «Расходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции. Помните об ограничении расчетов наличными между юридическими лицами — сумма по одному договору ограничена, и выдача крупного займа наличными может привести к штрафу.
После проведения документа проверьте результат: откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 58.03 с детализацией по контрагентам. Дебетовое сальдо должно совпадать с суммой выданного и непогашенного займа по договору.
- 1Создайте договор с видом «Прочее» у контрагента-заемщика
- 2Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание»
- 3Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту»
- 4Укажите контрагента, договор, сумму и статью ДДС «Выдача займов»
- 5Проведите документ и проверьте проводку Дт 58.03 — Кт 51
- 6Сформируйте ОСВ по 58.03 и сверьте сальдо с договором
Начисление процентов по выданному займу
Проценты по выданным займам признаются в доходах ежемесячно, независимо от того, когда заемщик фактически их платит. В 1С:Бухгалтерии для этого используется документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 76.09 (или 58.03, если проценты капитализируются — зависит от условий договора и принятой учетной политики) — Кт 91.01 «Прочие доходы».
Сумму процентов рассчитайте по формуле: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. День выдачи в расчет обычно не включается, день возврата — включается; конкретный порядок закрепите в договоре, чтобы избежать споров с заемщиком и расхождений при сверке.
Для налогового учета проценты признаются во внереализационных доходах на последнее число каждого месяца. Если организация применяет УСН с объектом «доходы», проценты включаются в базу только при фактическом поступлении — это принципиально другой момент признания, и документ «Операция» в этом случае оформляется иначе (только бухгалтерский учет или регистрация при оплате).
Возврат займа и процентов от заемщика
Возврат основного долга оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа контрагентом». Проводка: Дт 51 — Кт 58.03. Важно не перепутать вид операции: если выбрать «Оплата от покупателя», программа сформирует проводку через 62-й счет и исказит взаиморасчеты.
Поступление процентов оформляется отдельным документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление», где в качестве счета расчетов указывается тот же счет, который использовался при начислении процентов (76.09 или 58.03). Это закроет дебиторку по процентам и позволит корректно выполнить автоматическую сверку.
Если заемщик возвращает долг частями, ведите аналитику по договору и при необходимости по каждой выплате в комментариях или дополнительных аналитических разрезах. При частичных погашениях пересчитывайте проценты на остаток долга — распространенная ошибка: продолжать начислять проценты на первоначальную сумму.
Учет полученного займа
Получение займа отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Получение займа от контрагента». Программа предложит счет 66.03 или 67.03 — выберите по сроку договора. Проводка: Дт 51 — Кт 66.03 (67.03).
Проценты по полученным займам начисляются ежемесячно операцией, введенной вручную: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 (67.04). Исключение — заем, полученный на приобретение или создание инвестиционного актива: такие проценты до ввода объекта в эксплуатацию включаются в его стоимость (Дт 08 — Кт 66.04, 67.04), а не списываются в расходы текущего периода.
Погашение займа оформляется «Списанием с расчетного счета» с видом операции «Возврат займа контрагенту». Уплата процентов — «Прочее списание» с указанием счета 66.04 (67.04). После полного погашения сформируйте акт сверки с заимодавцем: сальдо по всем счетам договора должно быть нулевым.
Как проверить результат
Сальдо равно непогашенной сумме основного долга
Сальдо не совпадает с договором или висит после полного погашения
Начисление ежемесячно, оплата закрывает начисленное
Проценты начислены один раз или оплата не закрывает задолженность
Займы видны отдельными статьями
Операции по займам смешаны с оплатами поставщикам
Займы сотрудникам: 1С:ЗУП и материальная выгода
Займы работникам удобнее вести в 1С:ЗУП, где есть специализированный документ «Договор займа сотруднику» (раздел «Зарплата» или «Выплаты», в зависимости от версии). В документе задаются сумма, ставка, срок, график погашения — программа автоматически рассчитывает ежемесячные платежи и удерживает их при расчете зарплаты.
Если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ (для рублевых займов), у сотрудника возникает материальная выгода по НДФЛ. 1С:ЗУП рассчитывает ее автоматически на последнее число каждого месяца при условии, что договор займа оформлен в программе корректно. Ставка НДФЛ с материальной выгоды для резидентов — 35%, что выше стандартных 13%.
В бухгалтерской программе выдача займа сотруднику отражается проводкой Дт 73.01 «Расчеты по предоставленным займам» — Кт 51 (50), удержания — Дт 70 — Кт 73.01. Если ведете зарплату в 1С:ЗУП, а бухучет — в 1С:Бухгалтерии, данные переносятся синхронизацией; проверяйте, что документы займов корректно выгрузились и не задвоились.
Контроль, отчетность и сверка
Регулярно контролируйте задолженность по займам через оборотно-сальдовые ведомости по счетам 58.03, 66, 67, 73.01 с группировкой по контрагентам и договорам. Для анализа сроков погашения удобно вести внешний реестр (график платежей) и сверять его с данными программы ежемесячно.
При составлении бухгалтерской отчетности выданные займы попадают в раздел финансовых вложений (строка 1170 или 1240 баланса в зависимости от срока), полученные — в заемные средства (строки 1410 и 1510). Проценты к уплате отражаются в составе краткосрочных обязательств. Проверьте, что расшифровки баланса в 1С заполнены корректно, иначе строки отчетности будут сформированы с ошибками.
Перед закрытием года проведите сверку с заемщиками и заимодавцами актами сверки взаиморасчетов — в 1С:Бухгалтерии акт формируется из карточки контрагента (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки»). Расхождения проще устранить до сдачи отчетности, чем после.
Что важно запомнить
Выданные займы — счет 58.03, полученные — 66 или 67 по сроку договора, займы сотрудникам — 73.01. Проценты начисляйте ежемесячно операцией вручную, материальную выгоду по займам сотрудникам считайте в 1С:ЗУП. Разделяйте статьи ДДС и регулярно сверяйте сальдо с договорами.
Частые вопросы
Можно ли выдать беспроцентный заем другой организации?
Да, законодательство не запрещает беспроцентные займы между юридическими лицами. В 1С такой заем отражается теми же документами, но операции по начислению процентов не создаются. Учтите налоговые риски при займах взаимозависимым лицам — возможны претензии по контролируемым сделкам.
Как отразить заем в валюте?
В документе движения денег укажите валютный счет и договор в валюте. Программа автоматически выполнит переоценку остатков по счетам 58.03, 66, 67 при изменении курса и отразит курсовые разницы в прочих доходах или расходах. Проценты также начисляйте в валюте договора.
Что делать, если заемщик не вернул заем в срок?
Продолжайте начислять проценты по условиям договора, включая повышенные проценты за просрочку, если они предусмотрены. Дебиторскую задолженность с сомнительным погашением резервируйте: в 1С резервы по сомнительным долгам создаются автоматически при включенной настройке в учетной политике. При безнадежности долг списывается на расходы.
Нужно ли выставлять счет-фактуру на проценты по займу?
Нет. Операции по предоставлению займов в денежной форме, включая проценты, не облагаются НДС, и счета-фактуры на них не выставляются. Это касается как основного долга, так и процентов.
Как оформить заем от учредителя?
Технически — как обычный полученный заем: документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Получение займа от контрагента», учредитель заводится как контрагент (физическое лицо). Беспроцентный заем от учредителя не создает налогооблагаемого дохода у организации, но оформите письменный договор.
Можно ли удерживать заем из зарплаты сотрудника без его заявления?
Нет. Удержания из зарплаты в счет погашения займа производятся только на основании заявления работника или соглашения, так как это не относится к обязательным удержаниям по ТК РФ. В 1С:ЗУП условия удержания задаются в договоре займа, но юридическим основанием служит согласие сотрудника.