Учет и Финансы · 9 мин
Как проводить списание в 1С
Как оформить списание товаров, материалов, основных средств и дебиторской задолженности в 1С. Документы, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Списание в 1С — это снятие с учёта активов: товаров, материалов, основных средств, денежных средств или задолженности. Каждый вид списания оформляется своим документом, формирует определённые проводки и требует основания — приказа, акта или инвентаризационной ведомости. Ошибка в выборе документа приводит к некорректным остаткам на складе, искажению себестоимости и вопросам при налоговой проверке.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8.3» основные операции собраны в разделах «Склад», «Покупки», «ОС и НМА» и «Операции», в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» добавляются ордерные документы и статусы. Ниже разобраны типовые сценарии, которые покрывают большинство задач: списание товаров и материалов, основных средств, дебиторской задолженности и денежных средств.
Перед любым списанием убедитесь, что у вас есть права на создание соответствующих документов, а база находится в актуальном состоянии: проведены поступления, закрыты предыдущие периоды. Списание «задним числом» пересчитывает себестоимость всех последующих документов, поэтому в крупных базах такие операции выполняют в нерабочее время.
Что подготовить перед списанием
Списание всегда опирается на первичный документ: акт о порче, инвентаризационную опись, приказ руководителя о выводе объекта из эксплуатации. Без основания документ в 1С провести технически можно, но при аудите такие операции вызовут вопросы. Зафиксируйте основание в поле «Комментарий» или в специальном реквизите документа.
Проверьте остатки перед списанием: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10, 41 или 01). Если остаток по списываемой позиции нулевой или отрицательный, документ не проведётся либо создаст минус, который потом придётся разбирать вручную.
Уточните, куда должна попасть стоимость списанного имущества: на расходы (счёт 91.02 «Прочие расходы»), на виновное лицо (счёт 73.02), на себестоимость продаж или на недостачи (счёт 94). От этого зависит выбор статьи затрат и корректность налогового учёта — не все списания уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Списание товаров и материалов
Базовый сценарий для торговли и производства. В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Склад» → «Списание товаров», создайте документ, укажите склад и добавьте позиции с количеством. На вкладке «Счёт списания» задайте счёт затрат: 91.02 для порчи и недостач без виновника, 94 для результатов инвентаризации до выявления виновного лица.
Если материалы передаются в производство, используйте не «Списание товаров», а документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Он спишет материалы со счёта 10 в дебет счёта 20 «Основное производство» — это корректная проводка для отпуска сырья в цех, тогда как «Списание товаров» отнесёт стоимость на прочие расходы и исказит себестоимость продукции.
В «1С:Управление торговлей» списание оформляется документом «Списание товаров» в разделе «Склад и доставка». Если склад работает в ордерной схеме, после проведения документа потребуется оформить расходный ордер — иначе возникнет расхождение между учётным и фактическим остатком, которое видно в отчёте «Оформление накладных и ордеров».
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество — подбором или по кнопке «Добавить»
- 4На вкладке «Счёт списания» задайте счёт затрат и статью расходов
- 5Заполните основание в комментарии (номер и дата акта)
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Списание по результатам инвентаризации
Недостачи, выявленные инвентаризацией, списываются через документ «Инвентаризация товаров» (в Бухгалтерии — «Инвентаризация товаров на складе»). Заполните документ фактическими остатками — программа сравнит их с учётными и покажет расхождения. После проведения недостача попадает на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Дальше счёт 94 нужно закрыть: либо на расходы организации в пределах норм естественной убыли, либо на виновное лицо через документ «Передача материалов в эксплуатацию» или операцией вручную с проводкой Дт 73.02 — Кт 94. Если виновник не установлен, недостача списывается на прочие расходы, но для налогового учёта потребуется подтверждение отсутствия виновных лиц.
Списание основных средств
Выбытие объекта ОС — из-за поломки, морального износа, ликвидации или продажи без покупателя — оформляется документом «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА». Укажите объект, причину выбытия и статью расходов. Программа автоматически сформирует проводки: спишет первоначальную стоимость с кредита 01 и накопленную амортизацию с дебета 02, а остаточную стоимость отнесёт на 91.02.
Если объект не полностью самортизирован, остаточная стоимость уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль только при документальном подтверждении ликвидации. При продаже ОС используйте другой документ — «Передача ОС», иначе выручка не попадёт в доходы корректно.
После ликвидации могут остаться материалы и запчасти, пригодные к использованию. Их оприходуют отдельным документом «Оприходование товаров» с указанием рыночной стоимости — эта сумма признаётся внереализационным доходом.
Списание дебиторской и кредиторской задолженности
Безнадёжную дебиторку списывают после истечения срока исковой давности или при ликвидации должника. В «1С:Бухгалтерии» используйте документ «Корректировка долга» (раздел «Покупки» или «Продажи») с операцией «Списание задолженности»: укажите контрагента, договор и счёт списания — 91.02, если резерв не создавался, или 63 при списании за счёт резерва по сомнительным долгам.
Просроченная кредиторская задолженность списывается тем же документом, но в доходы — на счёт 91.01. Пропуск такой операции — частая причина расхождений при сверке с контрагентами и занижения налогооблагаемой прибыли.
Проверка результата и закрытие месяца
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что проводки соответствуют замыслу: кредитуется счёт учёта актива, дебетуется счёт затрат или расчётов. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту актива — остаток должен уменьшиться ровно на списанную сумму.
При закрытии месяца регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и «Закрытие счёта 91» подведёт итоги. Если списание попало на 91.02 с некорректной аналитикой, отчёт о финансовых результатах покажет искажённые прочие расходы. Для складских операций дополнительно сверьте отчёт «Остатки товаров» с данными бухгалтерского учёта.
Как проверить результат
Уменьшился на сумму списания, минусов нет
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Кт счёта актива, Дт счёта затрат по плану
Затраты ушли не на тот счёт или статья пустая
Учётный и фактический остатки совпадают
Расхождение между бухгалтерским и складским учётом
FAQ
Чем списание отличается от перемещения в 1С?
Перемещение меняет место хранения актива — дебетуется один склад или подразделение, кредитуется другой, общая стоимость в учёте не меняется. Списание выводит актив из учёта полностью: стоимость уходит на расходы, виновное лицо или себестоимость. Если ошибочно оформить перемещение вместо списания, актив «зависнет» на другом складе и исказит остатки.
Можно ли списать товар, которого нет на остатке?
Технически программа может запретить проведение или создать отрицательный остаток — зависит от настроек контроля остатков. Оба варианта плохие: отрицательные остатки ломают расчёт себестоимости и закрытие месяца. Сначала найдите причину отсутствия остатка: непроведённое поступление, ошибку в количестве или неверный склад.
Какой счёт выбрать при списании испорченного товара?
Если виновник не установлен — счёт 94 с последующим закрытием на 91.02. Если порча произошла по вине сотрудника — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Для налогового учёта расходы принимаются только при документальном подтверждении: акт порчи, объяснительные, решение о списании.
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Если период открыт — пометьте документ на удаление или распроведите его, остатки восстановятся автоматически. Если документ в закрытом периоде, снимайте пометку только после согласования с бухгалтером: потребуется перепроведение последующих документов и, возможно, уточнённая отчётность. Альтернатива — сторнирующий документ текущей датой.
Нужно ли списывать ОС, если оно полностью самортизировано?
Да, если объект физически выбывает — ликвидируется или утилизируется. Нулевая остаточная стоимость не означает автоматического снятия с учёта: объект продолжает числиться на счёте 01. Документ «Списание ОС» закроет счета 01 и 02 по этому объекту. Если объект самортизирован, но продолжает использоваться, списывать его не нужно.
Что делать, если списание не проводится с ошибкой?
Прочитайте текст сообщения: чаще всего это нехватка остатка, незаполненный счёт учёта у номенклатуры или запрет изменения данных в закрытом периоде. Проверьте остатки отчётом, заполните счета учёта в карточке номенклатуры или в документе вручную, а при блокировке периода согласуйте дату с администратором базы.
Что важно запомнить
Каждый вид списания оформляется своим документом с корректным счётом затрат и обязательным основанием. Перед проведением проверяйте остатки, после — проводки и оборотно-сальдовую ведомость. Операции в закрытых периодах выполняйте только с согласования и резервной копией базы.