Учет и Финансы · 10 мин
Как проводить расчеты с самозанятыми в 1С
Как оформить расчеты с самозанятыми в 1С: договор ГПХ, проверка статуса плательщика НПД, чек из «Мой налог», оплата, проводки и отчетность.
Расчеты с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С отличаются от обычных договоров ГПХ с физлицами: организация не начисляет НДФЛ и страховые взносы, но обязана проверить статус исполнителя и получить от него чек из приложения «Мой налог». Ошибки в этом процессе приводят к риску переквалификации договора в трудовой и доначислению взносов.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) учет самозанятых реализован по-разному: где-то есть специальный признак в карточке контрагента или физического лица, где-то расчеты оформляются через обычные документы поступления услуг. Ниже разобраны основные сценарии, типовые проводки и контрольные точки.
Что проверить до начала расчетов с самозанятым
До заключения договора и тем более до оплаты убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется бесплатно через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН и дате. Результат проверки сохраните — это ваше доказательство добросовестности при возможных претензиях налоговой.
Есть два ключевых ограничения. Во-первых, самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения — такие выплаты не облагаются НПД, и компания обязана удержать НДФЛ и начислить взносы. Во-вторых, годовой доход самозанятого ограничен (2,4 млн рублей), и если исполнитель его превысит, он теряет право на спецрежим.
Также проверьте предмет договора: НПД не применяется к перепродаже товаров (кроме товаров собственного изготовления), посреднической деятельности, доставке с приемом платежей и ряду других видов деятельности. Если работа подпадает под исключение, схема с самозанятым не подходит.
Как завести самозанятого в справочниках 1С
В 1С:Бухгалтерии самозанятого обычно заводят как контрагента с видом «Физическое лицо». В карточке укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен для проверки статуса), паспортные данные при необходимости. Отдельного предопределенного признака «самозанятый» в старых релизах может не быть — тогда статус фиксируют в наименовании договора или дополнительных сведениях.
В 1С:ЗУП и конфигурациях с кадровым учетом самозанятого вносят в справочник «Физические лица» и оформляют договор ГПХ, но с особой настройкой: в документе нужно указать, что исполнитель — плательщик НПД, чтобы программа не рассчитывала НДФЛ и взносы. В свежих релизах ЗУП для этого предусмотрен соответствующий флажок или отдельный вид договора.
Как оформить договор и акт с самозанятым
Договор с самозанятым — это обычный договор гражданско-правового характера (оказания услуг, выполнения работ, авторский). В тексте рекомендуется прямо указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, и закрепить его обязанность передать чек из приложения «Мой налог» после каждой оплаты. В 1С договор заводится в карточке контрагента с видом «С контрагентом» либо через специализированные документы договоров ГПХ в ЗУП.
Факт оказания услуг подтверждается актом. В 1С:Бухгалтерии это документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру с типом «Услуга», сумму и счет затрат. Важно: НДС в документе быть не должно — самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому ставку выбирайте «Без НДС».
В ЗУП оформление идет через документы «Договор (работы, услуги)», «Акт приемки выполненных работ» или начисление по договорам ГПХ — в зависимости от настроек учета. Проверьте, что в начислении не рассчитан НДФЛ: сумма к выплате должна совпадать с суммой начисления.
Как отразить оплату и какие проводки должны получиться
Оплата самозанятому оформляется стандартным документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» (или «Прочие расчеты с контрагентами», если расчеты ведутся на счете 76). Перечисление идет на карту или счет физического лица по реквизитам из договора. Назначение платежа формулируйте со ссылкой на договор и без упоминания заработной платы — формулировки «оплата труда», «зарплата» создают риск переквалификации.
Типовой набор проводок при расчетах с самозанятым выглядит так: начисление по акту — Дт счета затрат (20, 25, 26, 44) Кт 76 (или 60.01, если самозанятый заведен как поставщик); оплата — Дт 76 (60.01) Кт 51. Проводок по НДФЛ (68.01) и взносам (69) быть не должно — это главный контрольный признак корректного оформления.
Как проверить результат
После оплаты сальдо по самозанятому закрыто в ноль
Висит дебиторка или кредиторка — акт или оплата не проведены либо разнесены на разные договоры
По самозанятому нет записей в регистрах НДФЛ и страховых взносов
Есть начисленный НДФЛ или взносы — не установлен признак плательщика НПД
Назначение платежа ссылается на договор ГПХ и акт
В назначении слова «зарплата», «оплата труда», «премия»
Чек из «Мой налог»: как получить и где хранить
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — обязательный документ, подтверждающий расход. Без него налоговая может отказать в признании затрат по налогу на прибыль или УСН. В договоре зафиксируйте срок передачи чека — обычно это день оплаты или следующий рабочий день.
Самозанятый может прислать чек в виде PDF, ссылки или QR-кода. Проверьте чек через сервис ФНС: в нем должны быть ваши ИНН и наименование организации как покупателя, корректная сумма и дата. Если чек сформирован «на физлицо» или на другую организацию, потребуйте аннулировать его и выставить новый.
В 1С чек удобно прикрепить к документу поступления или оплаты через механизм присоединенных файлов — так комплект документов будет собран в одном месте для проверки. В некоторых релизах доступна интеграция с сервисами проверки чеков НПД, что упрощает контроль при большом числе самозанятых.
Частые ошибки и риски переквалификации
Главный риск расчетов с самозанятыми — признание отношений трудовыми. Характерные признаки: фиксированная ежемесячная сумма вне зависимости от объема работ, подчинение внутреннему распорядку, выполнение функций штатной должности, предоставление рабочего места. Если такие признаки есть, никакие настройки в 1С не защитят от доначислений — менять нужно саму модель сотрудничества.
Вторая группа ошибок — технические: оплата по реквизитам, не совпадающим с договором, проведение акта и оплаты на разные договоры (сальдо «зависает» на двух договорах сразу), ручная корректировка НДФЛ вместо установки признака НПД. Эти ошибки ловятся сверкой по контрагенту и анализом регистров перед сдачей отчетности.
Что важно запомнить
Расчет с самозанятым в 1С строится на трех обязательных элементах: проверенный статус плательщика НПД, договор ГПХ без НДФЛ и взносов, чек из «Мой налог» к каждой оплате. Проводки — только затраты и расчеты, без счетов 68 и 69. Регулярно сверяйте сальдо по контрагенту и отсутствие записей в регистрах НДФЛ.
FAQ: расчеты с самозанятыми в 1С
Можно ли завести самозанятого как поставщика на счете 60?
Да, это допустимый вариант, если самозанятый оформлен как контрагент-поставщик. Проводки будут Дт затрат Кт 60.01 и Дт 60.01 Кт 51. Многие бухгалтеры предпочитают счет 76, чтобы отделить расчеты с физлицами от поставщиков-организаций, но методологической ошибки в использовании 60 счета нет.
Что делать, если самозанятый не прислал чек после оплаты?
Направьте письменный запрос со ссылкой на условие договора. Если чек не предоставлен, расход безопаснее не признавать в налоговом учете до его получения. Чек может быть сформирован и позже, но дата в нем должна соответствовать периоду получения дохода самозанятым.
Нужно ли подавать на самозанятого СЗВ-ТД или другие кадровые отчеты?
Нет. Самозанятый не является работником, трудовой договор не заключается, поэтому кадровые отчеты (СЗВ-ТД, ЕФС-1 в части трудовых отношений) на него не подаются. Договор ГПХ с плательщиком НПД также не облагается взносами, поэтому в персонифицированную отчетность по взносам он не включается.
Как быть, если самозанятый превысил лимит дохода в середине года?
После утраты статуса плательщика НПД дальнейшие выплаты ему оформляются как обычные договоры ГПХ с физлицом: с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов. В 1С нужно снять признак НПД и пересчитать документы начиная с даты утраты статуса. Выплаты в период действующего статуса пересчитывать не требуется.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, расчеты с физическим лицом, не являющимся ИП, наличными допустимы и лимит расчетов наличными на них не распространяется. В 1С оформляется расходный кассовый ордер. Однако безналичная оплата предпочтительнее: она дает банковское подтверждение платежа, что упрощает доказывание расходов.
Нужно ли указывать самозанятого в счете-фактуре или УПД?
Нет, самозанятый не выставляет счета-фактуры, поскольку не является плательщиком НДС. В документах поступления в 1С ставка НДС должна быть «Без НДС», входящего НДС к вычету не возникает. Основание для расхода — договор, акт и чек из «Мой налог».