Как проводить первичные документы в 1С

Первичные документы — это основание всех хозяйственных операций в учёте: поступления товаров и услуг, реализации, оплаты, списания. В 1С каждый такой документ при проведении формирует проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту, движения по регистрам складского и расчётного учёта. Ошибка на этапе ввода «первички» тянет за собой неверные остатки, задолженности и отчётность, поэтому важно не просто «провести бумажку», а понимать, что программа делает в момент проведения.

Материал ориентирован на типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Названия меню и кнопок могут немного отличаться между версиями, но логика работы одинакова: создать документ, заполнить обязательные реквизиты, проверить, провести и сверить результат.

Что считается первичным документом в 1С и где его искать

К первичным документам в 1С относятся: «Поступление (акты, накладные)», «Реализация (акты, накладные)», «Счёт-фактура полученный» и «выданный», «Поступление на расчётный счёт», «Списание с расчётного счёта», «Приходный» и «Расходный кассовый ордер», «Требование-накладная», «Поступление доп. расходов» и другие. Каждый вид документа отвечает за свой участок учёта и формирует характерный набор проводок.

Найти нужный документ проще всего через раздел, соответствующий участку учёта: «Покупки» — для поступлений, «Продажи» — для реализаций, «Банк и касса» — для денежных операций, «Склад» — для внутренних перемещений. Также работает полнотекстовый поиск по названию документа в строке поиска программы или через меню «Главное меню — Все функции — Документы», если нужный пункт скрыт из интерфейса.

Подготовка: что проверить до ввода документа

Прежде чем вводить первичный документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Контрагент должен быть создан с актуальными ИНН и КПП, по нему должен быть заведён договор с правильным видом (с поставщиком, с покупателем) и валютой. Номенклатура должна содержать корректные единицы измерения, ставку НДС и признак «товар» или «услуга» — от этого зависят счета учёта.

Второй обязательный шаг — проверить, не закрыт ли период. Если установлена дата запрета редактирования (раздел «Администрирование — Поддержка и обслуживание» или настройки пользователей), документ «прошлым» периодом либо не проведётся, либо проведётся с предупреждением. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на создание и проведение документов нужного вида.

Полезно заранее сверить данные бумажного (или электронного) документа с тем, что вы будете вводить: номер и дата документа поставщика, суммы, ставки НДС, реквизиты договора. Расхождение в одной копейке по НДС потом придётся искать при формировании книги покупок.

Как создать и провести документ поступления

Откройте раздел «Покупки — Поступление (акты, накладные)» и нажмите «Создать». Выберите вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия» — от вида операции зависит состав реквизитов и счета учёта. Укажите номер и дату входящего документа, контрагента, договор и склад (для товаров).

Заполните табличную часть: подберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Программа автоматически рассчитает суммы. Если поставщик выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте его в поле «Счёт-фактура» внизу документа, указав номер и дату, — так счёт-фактура попадёт в книгу покупок.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Признак успешного проведения — документ появляется в журнале без серой пометки, а по кнопке «Дт/Кт» (или «Показать проводки») видны сформированные движения, например Дт 41.01 — Кт 60.01 для товаров и Дт 19.03 — Кт 60.01 для НДС.

1. 1
   Откройте «Покупки — Поступление (акты, накладные)», нажмите «Создать» и выберите вид операции
2. 2
   Заполните номер и дату входящего документа, контрагента, договор, склад
3. 3
   Добавьте номенклатуру, количество, цены и ставку НДС в табличную часть
4. 4
   Зарегистрируйте счёт-фактуру, если он есть
5. 5
   Нажмите «Провести» и откройте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Сверьте суммы проводок с бумажным документом

Как провести реализацию и банковские документы

Документ «Реализация (акты, накладные)» заполняется аналогично поступлению: вид операции, контрагент-покупатель, договор, табличная часть с номенклатурой и НДС. При проведении формируются проводки по выручке (Дт 62.01 — Кт 90.01), начислению НДС (Дт 90.03 — Кт 68.02) и списанию себестоимости товаров. Счёт-фактура выданный создаётся по кнопке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа.

Оплаты отражаются документами «Поступление на расчётный счёт» и «Списание с расчётного счёта» из раздела «Банк и касса». Ключевые реквизиты — вид операции (оплата от покупателя, оплата поставщику, возврат и т.д.), договор и статья движения денежных средств. От вида операции зависит, на какой счёт расчётов ляжет сумма и как документ отразится в отчёте о движении денежных средств.

Банковские документы часто загружаются из клиент-банка автоматически. После загрузки не забудьте проверить, что программа правильно подобрала контрагента и договор, и провести документы — загруженные, но непроведённые платежи в учёте не участвуют.

Как проверить проводки и результат проведения

После проведения откройте движения документа: кнопка «Дт/Кт» в форме документа или «Ещё — Движения документа». Проверьте три вещи: корреспонденцию счетов (соответствует ли хозяйственной операции), суммы (совпадают ли с первичкой) и заполнение аналитики — контрагента, договора, номенклатуры, склада в субконто.

Для контроля участка в целом используйте стандартные отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60 и 62 покажет задолженности, ОСВ по 41 — остатки товаров, «Анализ счёта» — детализацию оборотов. Если документ проведён, а в отчёте суммы нет — проверьте период формирования отчёта и отборы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа в журнале

Норма

Документ проведён, пиктограмма без серой пометки

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен на удаление

Проводки по кнопке «Дт/Кт»

Норма

Проводки есть, суммы совпадают с первичкой, аналитика заполнена

Тревожный признак

Проводок нет, счета или суммы неверны

ОСВ по счёту расчётов

Норма

Задолженность по контрагенту изменилась на сумму документа

Тревожный признак

Остатки не изменились или появились «красные» сальдо

Как исправить или отменить проведённый документ

Если в документе ошибка, есть три пути. Первый — отменить проведение (кнопка «Ещё — Отменить проведение»), исправить данные и провести заново. Это безопасный способ, пока период не закрыт и по документу нет связанных операций. Второй — пометить документ на удаление, если он введён ошибочно целиком. Третий — оставить документ и сделать корректировку специальным документом «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации», если первичка уже передана контрагенту или период закрыт.

Помните о последствиях: при отмене проведения документа программа удаляет его движения, и если на основании этого документа уже введены другие (счёт-фактура, оплата, корректировка), они могут «потерять» основание. Перед исправлением документа в закрытом периоде сделайте резервную копию базы и согласуйте изменения с главным бухгалтером — это может потребовать уточнённой отчётности.

Типичные ошибки при проведении первичных документов

Самая частая проблема — документ не проводится с сообщением об ошибке. Причины обычно простые: не заполнен обязательный реквизит (договор, склад, статья ДДС), указана дата в закрытом периоде, не хватает остатка товара на складе при реализации или списании. Текст сообщения об ошибке почти всегда указывает, что именно нужно исправить.

Вторая группа ошибок — неверные счета учёта. Они возникают, когда в номенклатуре или договоре не настроены счета (в 1С:Бухгалтерии — регистр «Счета учёта номенклатуры») или выбран неправильный вид операции. Признак — проводки формируются, но по «левым» счетам, например услуга попадает на 41 счёт вместо 26 или 44.

Третья типичная ситуация — дубли документов: один и тот же акт введён вручную и загружен через ЭДО. Контролируйте это сверкой с контрагентом и отчётом «Анализ счёта» 60 или 62: задвоенная задолженность видна сразу.

Часто задаваемые вопросы

Почему документ не проводится, хотя все поля заполнены?

Чаще всего причина в дате запрета редактирования, недостатке остатков товара на складе (при списании или реализации) или в незаполненных счетах учёта для номенклатуры. Прочитайте текст сообщения об ошибке внизу окна — 1С указывает конкретную причину. Проверьте также, что договор с контрагентом действует и имеет подходящий вид.

Чем отличается «Записать» от «Провести»?

«Записать» сохраняет документ в базе без формирования проводок — он не влияет на учёт и отчёты. «Провести» сохраняет документ и создаёт движения по регистрам. Черновики удобно хранить записанными, но перед сдачей отчётности все документы периода должны быть проведены.

Как массово провести много документов сразу?

В журнале документов выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), нажмите правую кнопку мыши и выберите «Провести». Для больших объёмов существует обработка «Групповое перепроведение документов» в разделе «Операции» или «Администрирование». Перед массовым перепроведением сделайте копию базы.

Можно ли изменить проведённый документ без отмены проведения?

Да, в форме документа нажмите «Ещё — Редактировать» (в некоторых конфигурациях документ открывается сразу на редактирование). После изменения программа предложит перепровести документ. Учтите: изменение сумм в прошлом периоде изменит и данные отчётности за этот период.

Где посмотреть все документы, введённые на основании первичного?

Откройте документ и нажмите «Ещё — Структура подчинённости» (или кнопку «Связанные документы»). Программа покажет дерево связанных документов: счета-фактуры, оплаты, корректировки. Это удобно перед исправлением — вы сразу увидите, что придётся перепровести следом.