Учет и Финансы · 9 мин
Как проводить оплаты самозанятым в 1С
Как оформить и провести оплату самозанятому в 1С: договор ГПХ, акт, чек из «Мой налог», проводки, НДФЛ и взносы. Пошаговая инструкция с типичными ошибками.
Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход) в 1С оформляется как расчёт с физическим лицом по договору гражданско-правового характера, но с важным отличием: НДФЛ и страховые взносы с таких выплат не начисляются. Организация-покупатель платит только саму сумму по договору, а налог самозанятый уплачивает сам через приложение «Мой налог».
Ошибки в таких операциях обычно связаны не с проводками, а с документальным оформлением: отсутствие чека из «Мой налог», неправильный статус контрагента, включение выплаты в расчёт НДФЛ. Ниже разобран полный цикл — от проверки статуса исполнителя до закрытия месяца — для 1С:Бухгалтерии 8.3, с пометками для других конфигураций.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
Прежде чем проводить оплату, убедитесь, что исполнитель действительно состоит на учёте как плательщик НПД. Проверка выполняется по ИНН на сайте ФНС через сервис проверки статуса налогоплательщика на профессиональный доход. Справка о постановке на учёт формируется в приложении «Мой налог» и содержит дату регистрации.
Статус проверяют на дату оказания услуги и на дату оплаты. Если исполнитель утратил статус самозанятого (например, сам снялся с учёта или превысил лимит дохода), выплата ему попадает под общие правила: организация становится налоговым агентом по НДФЛ и обязана начислить взносы. Это самый рискованный момент во всей схеме.
Дополнительное ограничение: самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Такие выплаты не подпадают под НПД независимо от оформления.
Настройка карточки контрагента и договора в 1С
В справочнике «Контрагенты» самозанятого заводят как физическое лицо. Укажите ФИО, ИНН и при необходимости паспортные данные — они понадобятся для договора и актов. Если в вашей конфигурации есть признак вида контрагента, выберите вариант, соответствующий физическому лицу без статуса ИП.
Договор создаётся с видом «С поставщиком» или «Прочее» в зависимости от конфигурации. В тексте договора ГПХ зафиксируйте предмет, стоимость, порядок приёмки и обязанность исполнителя предоставить чек из «Мой налог». Формулировка о чеке критична: она делает требование документа договорной обязанностью, а не пожеланием.
Отражение услуги: поступление и акт
Оказанные услуги отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части выбирается номенклатура с типом «Услуга», указывается сумма и счёт затрат — как правило, 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера работ. НДС в документе не выделяется: самозанятые не являются плательщиками НДС.
Акт оказанных услуг печатается из документа поступления или прикладывается в произвольной форме, согласованной сторонами. К комплекту документов обязательно прикладывается чек, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог» и передаёт покупателю. Чек можно хранить в электронном виде — он имеет юридическую силу.
Проверьте реквизиты чека: в нём должны быть наименование вашей организации, ИНН покупателя, сумма, дата и наименование услуги, совпадающие с договором и актом. Расхождение суммы чека и акта — типичное основание для отказа в признании расхода.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните результат проверки
- 2Создайте контрагента как физическое лицо и договор ГПХ с условием о чеке
- 3Отразите услуги документом «Поступление» без НДС на нужный счёт затрат
- 4Получите от исполнителя чек из «Мой налог» и сверьте сумму, ИНН покупателя и предмет
- 5Приложите чек и акт к документу в 1С или в электронный архив
Проведение оплаты самозанятому
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Выбирается контрагент, договор, указывается сумма. Платёж идёт на банковскую карту или счёт физического лица — реквизиты берутся из договора или заявления исполнителя.
Назначение платежа формулируйте аккуратно: «Оплата по договору оказания услуг №… от …, НДС не облагается». Не используйте формулировки «заработная плата», «аванс по зарплате» и подобные — они создают у банка и налоговой ложное впечатление о трудовых отношениях и могут привести к блокировке платежа по 115-ФЗ или вопросам о переквалификации договора.
После проведения документа проверьте взаиморасчёты: задолженность по акту должна закрыться оплатой. Удобно сделать это отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60 или 76 в разрезе контрагента — остаток по самозанятому после оплаты должен быть нулевым.
Как проверить результат
Остаток нулевой, акт закрыт оплатой
Висит дебетовое или кредитовое сальдо — оплата не сопоставлена с актом
Сумма, ИНН покупателя и предмет совпадают с договором
Чек отсутствует, оформлен на другое лицо или на другую сумму
Назначение — оплата по договору ГПХ, НДС не облагается
Упоминается зарплата, премия или иные признаки трудовых отношений
НДФЛ, взносы и отчётность: что не нужно делать
Выплаты самозанятым освобождены от НДФЛ и страховых взносов при соблюдении двух условий: действующий статус плательщика НПД и наличие чека. Поэтому в 1С такие суммы не должны попадать в регистры учёта НДФЛ, в расчёт 6-НДФЛ и в персонифицированную отчётность.
Практическая опасность возникает, если самозанятый заведён в базе как сотрудник или как физлицо-получатель дохода в зарплатной конфигурации. В 1С:ЗУП выплаты по ГПХ автоматически попадают в облагаемую базу, поэтому самозанятых там регистрировать не нужно вовсе — расчёты с ними ведутся в бухгалтерской части через контрагентов.
В книге учёта доходов и расходов при УСН оплата самозанятому признаётся расходом на общих основаниях — после фактической оплаты и при наличии подтверждающих документов: договора, акта и чека. Без чека налоговая вправе исключить расход из базы.
Особые сценарии и ограничения
Регулярные выплаты одному исполнителю
Если самозанятый оказывает услуги ежемесячно, по фиксированной сумме и графику, это внешне напоминает трудовые отношения. Само по себе это не запрещено, но повышает риск переквалификации. Снижают риск: реальный проектный характер работ, отсутствие рабочего места и подчинения внутреннему распорядку, разные предметы договоров.
Авансовые платежи
Аванс самозанятому проводится тем же документом «Списание с расчётного счёта». Чек на аванс самозанятый обычно формирует после оказания услуги на полную сумму. Следите, чтобы итоговый чек закрывал и аванс, и доплату — иначе часть расхода останется неподтверждённой.
Оплата через ЭДО и маркетплейсы услуг
Если расчёт идёт через платформу-агрегатор, в 1С контрагентом может выступать оператор платформы, а не сам исполнитель. Проверьте, кто указан в закрывающих документах: проводки и платёж оформляются на того, кто выставил акт или отчёт агента.
Удобно хранить результат проверки статуса НПД (скриншот или PDF с сайта ФНС) вместе с чеком и актом в одном пакете документов. При запросе налоговой это закрывает сразу два вопроса: действительность статуса и подтверждение расхода.
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет, если исполнитель имеет действующий статус плательщика НПД и предоставил чек из «Мой налог». Налог с этого дохода он уплачивает сам. Если статус утрачен или чек отсутствует, организация обязана удержать НДФЛ как налоговый агент.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек до оплаты или сразу после неё — это условие стоит закрепить в договоре. Без чека расход нельзя подтвердить, а выплата рискует быть признана доходом физлица, с которого организация должна удержать НДФЛ. Если чек не предоставлен, безопаснее исходить из того, что действуют общие правила для выплат физлицам.
Можно ли платить самозанятому наличными из кассы?
Можно, расчёты с физическими лицами наличными не запрещены. В 1С операция оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Оплата поставщику». Требования к чеку из «Мой налог» и договору сохраняются в полном объёме.
Какой счёт учёта использовать для расчётов с самозанятым?
Обычно используют счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — выбор зависит от учётной политики и характера услуг. Счёт 70 применять нельзя: он предназначен для расчётов с персоналом по оплате труда.
Может ли самозанятый быть бывшим сотрудником нашей организации?
Может, но не раньше чем через два года после увольнения. До истечения этого срока его доходы от вашей организации не облагаются НПД, и выплаты подпадают под НДФЛ и взносы по общим правилам. Проверяйте дату увольнения перед заключением договора.
Как отразить оплату, если самозанятый — одновременно ИП?
ИП на НПД заводится в 1С как индивидуальный предприниматель, а не как физическое лицо. Платёж проходит на расчётный счёт ИП, чек из «Мой налог» также обязателен. НДФЛ и взносы организация не начисляет — предприниматель платит НПД самостоятельно.
Что важно запомнить
Оплата самозанятому в 1С проводится по договору ГПХ через поступление услуг и списание с расчётного счёта, без НДФЛ, взносов и НДС. Обязательные условия — действующий статус НПД на дату оплаты и чек из «Мой налог», совпадающий с договором по сумме и реквизитам. Главные риски — выплаты бывшим сотрудникам раньше двух лет и формулировки, напоминающие зарплату.