Как проводить кассу в 1С: полная инструкция для кассира и бухгалтера

Ведение кассы в 1С сводится к последовательному оформлению двух основных документов: приходного кассового ордера (ПКО) для поступления наличных и расходного кассового ордера (РКО) для их выдачи. Все операции отражаются на счете 50 «Касса», а программа автоматически формирует проводки, кассовую книгу и отчет кассира. Главная задача пользователя — правильно выбрать вид операции, заполнить реквизиты и ежедневно сверять остаток в программе с фактическим наличием денег в кассе.

Инструкция ниже написана на примере «1С:Бухгалтерия 8», но логика работы одинакова в большинстве типовых конфигураций: документы называются аналогично, отличается только расположение разделов в меню. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» кассовые документы находятся в разделе «Казначейство» или «Финансы».

Перед началом работы убедитесь, что в учетной политике организации настроен учет наличных операций, а в справочнике «Кассы» создана хотя бы одна касса. Если организация применяет онлайн-кассу (ККТ), розничная выручка оформляется отдельным документом «Отчет о розничных продажах», и смешивать эти потоки с ручными ПКО нельзя.

Настройка кассы перед началом работы

Откройте раздел «Справочники» → «Банк и касса» → «Кассы» и создайте элемент справочника. Укажите наименование, например «Основная касса» или «Касса магазина №2». Если в организации несколько обособленных касс, заведите каждую отдельно — это позволит контролировать остатки по каждой точке и формировать отдельные кассовые книги.

Проверьте, что в разделе «Администрирование» → «Проведение документов» установлен режим, соответствующий вашей учетной политике. Для корректного формирования кассовой книги убедитесь, что в карточке организации заполнены реквизиты руководителя и главного бухгалтера — именно эти данные подставляются в печатные формы КО-3 и КО-4.

Если организация — малый бизнес, проверьте, установлен ли лимит остатка кассы. Субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать лимит, тогда соответствующий приказ оформляется в свободной форме вне программы. В самой 1С контроль лимита автоматически не блокирует операции — ответственность за соблюдение лежит на кассире и бухгалтере.

Оформление приходного кассового ордера

Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Приход». В поле «Вид операции» выберите подходящий вариант: оплата от покупателя, возврат от подотчетного лица, получение наличных с расчетного счета, розничная выручка, взнос в уставный капитал или прочее поступление. От выбранного вида зависит корреспондирующий счет и аналитика проводок.

Заполните обязательные поля: дату, контрагента или физическое лицо, сумму, статью движения денежных средств. В поле «Принято от» программа подставляет наименование контрагента автоматически, но при необходимости текст можно отредактировать — именно он попадет в печатную форму КО-1. В основании укажите реквизиты договора или иного документа, например «Оплата по договору №15 от 12.03».

Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт». Для оплаты от покупателя должна сформироваться запись Дт 50.01 Кт 62.01. Распечатайте квитанцию к ПКО: она отрывается и выдается лицу, внесшему деньги. Подписи кассира и главного бухгалтера проставляются на бумажном документе.

Получение наличных с расчетного счета

Операция «Получение наличных в банке» оформляется в два шага. Сначала создается документ списания с расчетного счета с видом операции «Снятие наличных», который формирует проводку через счет 57 «Переводы в пути». Затем, когда деньги фактически получены и оприходованы, вводится ПКО с видом операции «Получение наличных в банке», закрывающий счет 57 на счет 50.

Если снятие и оприходование происходят в один день, многие организации вводят оба документа сразу. Если деньги получены позже, между документами возникает разрыв по датам — это нормально, остаток на счете 57 показывает средства в пути.

Оформление расходного кассового ордера

В разделе «Кассовые документы» нажмите «Расход». Основные виды операций: выдача подотчетному лицу, оплата поставщику, выдача заработной платы, взнос наличных на расчетный счет, возврат покупателю. Как и в ПКО, вид операции определяет корреспонденцию счетов.

При выдаче денег под отчет выберите сотрудника из справочника «Физические лица» и укажите сумму. Проводка будет Дт 71 Кт 50.01. Помните о контроле: выдавать новые суммы сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущим авансам, — нарушение кассовой дисциплины, хотя программа это не блокирует. Проверить задолженность подотчетных можно оборотно-сальдовой ведомостью по счету 71.

При выдаче зарплаты используйте вид операции «Выплата заработной платы работнику» (по одному сотруднику) или «Выплата заработной платы по ведомостям» — во втором случае РКО формируется на основании документа «Ведомость в кассу», и сумма подставляется автоматически. В поле «Выдать» укажите ФИО получателя, в поле «По документу» — реквизиты его удостоверения личности: серия, номер паспорта, кем и когда выдан. Эти данные обязательны для печатной формы КО-2.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расход»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий цели выдачи
3. 3
   Заполните получателя, сумму, статью ДДС и основание
4. 4
   Укажите паспортные данные получателя в поле «По документу»
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте РКО, выдайте деньги под подпись получателя

Кассовая книга и отчет кассира

Кассовая книга (форма КО-4) формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период, организацию и кассу — программа соберет все проведенные ПКО и РКО за выбранные дни, рассчитает остаток на начало и конец каждого дня и сформирует листы книги для печати.

Кассовая книга формируется только за те дни, в которые были движения наличных. Если операций не было, лист за этот день не печатается. Распечатанные листы подписывают кассир и главный бухгалтер, а в конце года книга прошнуровывается и заверяется печатью. Возможно и полностью электронное ведение книги с подписанием электронной подписью — тогда печатать листы ежедневно не требуется.

Отчет кассира — это последний лист кассовой книги за день, который вместе с подколотыми ордерами передается в бухгалтерию. В 1С он формируется той же обработкой «Кассовая книга» за один день. Следите, чтобы все бумажные оригиналы ордеров соответствовали документам в базе: расхождения выявляются при инвентаризации и проверках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в кассовой книге на конец дня

Норма

Совпадает с фактическим пересчетом наличных в кассе

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведенный или ошибочный документ

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт или Кт 50.01 с корректным корреспондирующим счетом

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или счет не соответствует виду операции

Нумерация ордеров за период

Норма

Последовательная, без пропусков и дублей

Тревожный признак

Пропуски номеров — признак удаленных документов

Инвентаризация кассы и сверка остатков

Для контроля остатка используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 50 или отчет «Остатки денежных средств» в разделе «Банк и касса». Сверку с фактическим наличием проводите ежедневно в конце смены: остаток по данным программы должен совпадать с пересчитанными купюрами до копейки.

Документальная инвентаризация кассы оформляется документом «Инвентаризация кассы» (в некоторых конфигурациях — «Инвентаризация денежных средств»). Программа сравнивает учетный остаток с введенным фактическим и формирует акт ИНВ-15. Выявленная излишек приходуется ПКО с видом «Прочее поступление» на прочие доходы, недостача списывается РКО на счет 94 с последующим отнесением на виновное лицо или расходы.

Типичные ошибки при ведении кассы

Самая распространенная ошибка — неправильный выбор вида операции. Например, возврат подотчетных средств оформляют как «Оплата от покупателя», и в учете вместо закрытия счета 71 зависает ложная задолженность покупателя по счету 62. Всегда проверяйте проводки сразу после проведения.

Вторая группа ошибок — работа «задним числом». Ввод ордеров прошлыми датами ломает последовательность кассовой книги и остатки по дням. Если документ забыт, введите его реальной датой обнаружения с пояснением в комментарии, а кассовую книгу за прошлый период перепечатайте при необходимости.

Проверка результата и контрольные точки

Ежедневный минимум контроля: остаток по счету 50 равен фактическому наличию, все ордера за день проведены и распечатаны, лист кассовой книги сформирован и подписан. Еженедельно полезно проверять расчеты с подотчетными лицами по счету 71 и остатки на счете 57, если были снятия наличных в банке.

Ежемесячно сверяйте обороты по счету 50 с данными кассовой книги и отчетами ККТ, если применяется онлайн-касса. Расхождение оборотов розничной выручки с Z-отчетами — сигнал о ручном дублировании операций или пропущенных документах «Отчет о розничных продажах».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли исправить ошибочный кассовый ордер после проведения?

Да, если день еще не закрыт кассовой книгой — откройте документ, исправьте реквизиты и перепроведите. Если лист кассовой книги уже распечатан и подписан, корректнее ввести сторнирующий документ текущей датой и оформить правильный ордер заново, а исправленный лист перепечатать с отметкой об исправлении.

Что делать, если остаток кассы в 1С стал отрицательным?

Отрицательный остаток означает, что расходных документов проведено больше, чем позволяют поступления. Проверьте, все ли ПКО введены и проведены, нет ли РКО с ошибочной датой или завышенной суммой. Найдите расхождение через детальный отчет по счету 50 за период, когда остаток впервые ушел в минус.

Нужно ли вести кассовую книгу, если наличных операций почти нет?

Кассовая книга обязательна для всех организаций, работающих с наличными, независимо от объема операций. Книга формируется только в дни движения денег, поэтому при редких операциях достаточно печатать листы по факту. ИП вправе не вести кассовую книгу и не оформлять ордера при соблюдении условий учета доходов.

Как оформить взнос наличной выручки на расчетный счет?

Создайте РКО с видом операции «Взнос наличными в банк» — программа сформирует проводку Дт 57 Кт 50. Затем на основании банковской выписки введите поступление на расчетный счет с тем же видом операции, которое закроет счет 57. Суммы в обоих документах должны совпадать.

Можно ли вести несколько касс в одной базе 1С?

Да. Создайте в справочнике «Кассы» отдельный элемент для каждой кассы и указывайте нужную кассу в каждом ордере. Остатки и кассовые книги будут формироваться по каждой кассе отдельно, что удобно для организаций с несколькими торговыми точками или обособленными подразделениями.

Чем отличается ПКО от документа «Оприходование наличных»?

В «1С:Бухгалтерии» это один и тот же документ — приходный кассовый ордер. В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» он может называться «Приходный кассовый ордер» или «Оприходование наличных ДС», но функция идентична: отражение поступления наличных денег в кассу с формированием проводок и печатной формы КО-1.