Как проводить инкассацию в 1С

Инкассация в 1С — это отражение передачи наличных денег из кассы организации в банк через инкассаторов или самостоятельную сдачу выручки. Операция затрагивает сразу несколько участков учёта: кассу, банк и денежные средства в пути, поэтому ошибки в документах приводят к расхождениям между книгой кассира и данными банка.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) инкассация оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация» либо документом «Перемещение денежных средств», в зависимости от версии конфигурации. Ниже разобраны оба подхода, настройка счетов учёта и контроль результата.

Ключевая особенность операции — разрыв во времени: деньги выбыли из кассы сегодня, а зачислятся на расчётный счёт через один-два дня. Чтобы в этот период сумма не «зависала» без учёта, используется промежуточный счёт 57 «Переводы в пути».

Какие документы используются для инкассации в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 инкассация оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). При создании документа выбирается вид операции «Инкассация». Документ формирует проводку по дебету счёта 57 и кредиту счёта 50 (касса организации).

В конфигурациях Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация и ERP используется документ «Расходный кассовый ордер» с операцией «Инкассация денежных средств в банк», а также может применяться «Перемещение денежных средств» между кассой и банком. Зачисление отражается документом «Поступление безналичных денежных средств» с операцией «Инкассация» или «Поступление из кассы».

Настройка счетов учёта перед первой операцией

Перед первым проведением инкассации проверьте, что в плане счетов активен счёт 57 и для него включён нужный набор субконто. В 1С:Бухгалтерии откройте «Главное» → «Настройки» → «План счетов», найдите счёт 57 и убедитесь, что ведётся учёт по статьям движения денежных средств — это потребуется для отчёта о движении денежных средств.

Проверьте также заполнение справочников: касса организации (в простых конфигурациях касса одна и подставляется автоматически), банковский счёт организации и статьи движения денежных средств. Для инкассации обычно создают отдельную статью ДДС, например «Инкассация наличных» или «Внутреннее перемещение денежных средств», чтобы перемещения не искажали аналитику поступлений и выплат.

Пошаговое оформление инкассации в 1С:Бухгалтерии

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте новый документ с видом «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Инкассация». Укажите дату сдачи наличных, сумму, банковский счёт, на который деньги будут зачислены, и статью движения денежных средств.

Проверьте проводки документа через кнопку «Показать проводки и другие движения»: должна сформироваться запись Дт 57 — Кт 50 на сумму инкассации. Если вместо 57 счёта подставился другой счёт, проверьте настройки счетов учёта для вида операции.

Распечатайте кассовый документ при необходимости: для РКО доступна унифицированная форма КО-2. Документ подписывает кассир и главный бухгалтер, реквизиты подписантов берутся из настроек организации и ответственных лиц.

1. 1
   Создайте РКО с видом операции «Инкассация» в разделе «Банк и касса»
2. 2
   Укажите дату, сумму, банковский счёт зачисления и статью ДДС
3. 3
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 57 — Кт 50
4. 4
   При получении выписки банка оформите поступление на счёт с проводкой Дт 51 — Кт 57
5. 5
   Сверьте остаток по счёту 57 — он должен соответствовать суммам, ещё не зачисленным банком

Отражение зачисления денег на расчётный счёт

Когда банк зачислит инкассированные средства, операция отражается через загрузку банковской выписки (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При загрузке из клиент-банка 1С создаёт документ «Поступление на расчётный счёт». Для инкассации вид операции должен быть «Инкассация» (или «Перевод с другого счёта» в некоторых версиях), чтобы программа сформировала проводку Дт 51 — Кт 57, а не отнесла сумму на доходы.

Если выписка загружается автоматически, проверьте, что программа правильно определила вид операции: по тексту назначения платежа («инкассация», «сдача наличных») 1С обычно подставляет нужный вид, но при нестандартных формулировках может создать поступление от покупателя. Такой документ нужно исправить до проведения, иначе завысится выручка и возникнет лишняя задолженность контрагента.

Инкассация в УТ 11, КА и ERP

В торговых конфигурациях документы находятся в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера» или «Деньги» в зависимости от версии. Создайте «Расходный кассовый ордер» с операцией «Инкассация денежных средств в банк», укажите кассу-отправитель, банковский счёт получателя и сумму. Если ведётся учёт по нескольким кассам (например, кассы магазинов и центральная касса), важно выбрать правильную кассу списания.

При схеме с промежуточной кассой инкассации (когда деньги сначала передаются инкассатору, а зачисление отражается позже) используется отдельная касса типа «Касса инкассации» или сразу счёт 57 — поведение зависит от настроек учётной политики и версии конфигурации. Зачисление оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» с операцией «Поступление из кассы».

Варианты учёта инкассации

Через счёт 57 (РКО с видом «Инкассация»)

Корректно при разрыве во времени между сдачей и зачислением. Рекомендуемый способ для большинства организаций.

Напрямую Дт 51 — Кт 50

Допустимо только если сдача и зачисление происходят в один день. При разрыве дат искажает остатки кассы и банка.

Через кассу инкассации (УТ/ERP)

Подходит при нескольких торговых точках и централизованной инкассации, требует настройки дополнительной кассы.

Проверка результата и сверка остатков

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 57 («Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»). Сальдо на конец периода должно равняться суммам, сданным инкассаторам, но ещё не зачисленным банком по выписке. Если остаток «завис» на несколько дней, найдите незакрытую пару документов: РКО без поступления или поступление, отражённое с неверным видом операции.

Дополнительно сверьте кассовую книгу («Банк и касса» → «Кассовая книга») с фактическим остатком наличных и проверьте, что сумма инкассации совпадает с данными препроводительной ведомости или квитанции банка. Расхождение даже в копейках потребует корректировки через документ «Оприходование наличных» или «Выбытие наличных» с указанием причины.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки РКО

Норма

Дт 57 — Кт 50 на сумму инкассации

Тревожный признак

Дт 51 — Кт 50 при сдаче и зачислении в разные дни или отсутствие проводки

Остаток по счёту 57

Норма

Равен суммам, сданным, но не зачисленным по выписке

Тревожный признак

Старые «зависшие» суммы без движения несколько дней

Кассовая книга

Норма

Остаток совпадает с фактическими наличными

Тревожный признак

Расхождение после проведения РКО — документ проведён с неверной суммой или кассой

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — оформление инкассации обычным РКО «на прочие расходы» или «выдачу подотчётному лицу» вместо специального вида операции. Это приводит к завышению расходов или к фиктивной задолженности сотрудника, а счёт 57 остаётся незадействованным. Вторая распространённая проблема — зачисление инкассации как поступления от покупателя, что искажает выручку и НДС.

Учитывайте лимит остатка кассы: если он установлен, инкассация должна проводиться своевременно, чтобы остаток на конец дня не превышал лимит (кроме дней выплаты зарплаты). Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит, но это должно быть закреплено распорядительным документом.

Частые вопросы

Можно ли провести инкассацию без счёта 57?

Да, если сдача наличных и зачисление на счёт происходят в один день — допустима прямая проводка Дт 51 — Кт 50. При разрыве дат без счёта 57 остатки по кассе и банку в промежуточный период будут неверными, поэтому использование счёта 57 — стандартная практика.

Какой вид операции выбрать при загрузке выписки?

Для зачисления инкассированных средств выбирайте вид операции «Инкассация» (в некоторых версиях — «Перевод с другого счёта» или «Поступление из кассы»). Тогда программа закроет счёт 57. Не используйте «Оплата от покупателя» — это создаст фиктивную выручку.

Что делать, если на счёте 57 зависла старая сумма?

Найдите по оборотно-сальдовой ведомости дату возникновения остатка и проверьте пару документов: РКО на инкассацию и поступление по выписке. Обычно причина — поступление проведено с другим видом операции или на другую сумму. Исправьте вид операции в документе поступления или оформите корректировку.

Нужно ли распечатывать РКО при инкассации?

Кассовые документы должны быть оформлены, форма КО-2 применяется по решению организации. На практике РКО распечатывают и подписывают, так как он подтверждает выбытие наличных и передачу денег инкассатору вместе с препроводительной ведомостью.

Как отразить комиссию банка за инкассацию?

Комиссия отражается отдельным документом по выписке: «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Банковские комиссии» (проводка Дт 91.2 — Кт 51). Она не уменьшает сумму инкассации на счёте 57.

Можно ли инкассировать выручку сразу из касс ККТ нескольких магазинов?

Да, в УТ 11 и ERP для каждой кассы ККТ оформляется свой РКО на инкассацию, либо выручка сначала перемещается в центральную кассу документом «Перемещение денежных средств», а затем инкассируется одним документом. Выбор схемы зависит от того, как фактически передаются деньги.