Как проводить деньги в 1С: пошаговое руководство по кассе и банку

Движение денежных средств в 1С отражается двумя группами документов: банковскими (поступление и списание с расчётного счёта) и кассовыми (приходный и расходный кассовые ордера). Каждый такой документ формирует проводки по счетам 51 «Расчётные счета» или 50 «Касса» и влияет на взаиморасчёты с контрагентами, поэтому ошибка в одном документе искажает сразу несколько участков учёта.

Материал ориентирован на стандартные конфигурации — «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой». Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая: сначала создаётся документ оплаты, затем он проводится, после чего программа формирует проводки и обновляет остатки. Ниже разобраны все основные сценарии: от оплаты поставщику до выдачи подотчётных сумм и эквайринга.

Где в 1С находятся документы движения денег

В «1С:Бухгалтерии 8» все денежные операции собраны в разделе «Банк и касса». Здесь доступны журналы «Банковские выписки», «Кассовые документы», «Платёжные поручения», а также отчёты «Движение денежных средств» и «Кассовая книга». В «1С:Управление нашей фирмой» аналогичный блок называется «Деньги».

Перед началом работы проверьте, что в справочниках заполнены банковские счета организации (раздел «Банк и касса» → «Банковские счета») и созданы кассы, если их несколько. Без корректно указанного расчётного счёта документ либо не проведётся, либо сформирует проводки с неправильной аналитикой.

Также убедитесь, что у контрагентов заполнены договоры: большинство документов оплаты требуют указания договора, иначе программа не сможет корректно зачесть аванс или закрыть задолженность по конкретной сделке.

Как провести поступление денег от покупателя

Оплата от покупателя по безналичному расчёту оформляется документом «Поступление на расчётный счёт». Создать его можно вручную (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» → кнопка «Поступление»), на основании счёта покупателю или загрузить автоматически из клиент-банка вместе с выпиской.

В документе укажите вид операции «Оплата от покупателя», контрагента, договор, сумму и счёт расчётов (обычно 62.01). Если это аванс, программа сама определит его по отсутствию незакрытых документов отгрузки либо по настройке зачёта авансов. После проверки нажмите «Провести» — сформируется проводка Дт 51 Кт 62.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и нажмите «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата от покупателя» и укажите контрагента с договором
3. 3
   Введите сумму, проверьте счёт расчётов и назначение платежа
4. 4
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
5. 5
   Сверьте сальдо по счёту 62 с контрагентом — задолженность должна уменьшиться или появиться аванс

Оплата наличными от покупателя оформляется «Приходным кассовым ордером» (ПКО) в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Логика та же, но проводка будет Дт 50 Кт 62. ПКО обязательно должен содержать основание платежа и реквизиты для печати — кассовые документы проверяются при кассовой дисциплине.

Как провести оплату поставщику

Оплата поставщику начинается с документа «Платёжное поручение» (раздел «Банк и касса» → «Платёжные поручения»). В нём указывается получатель, его банковские реквизиты, сумма, назначение платежа и очерёдность. Само платёжное поручение проводок не формирует — это лишь поручение банку, которое выгружается в клиент-банк или передаётся на бумаге.

Фактическое списание денег отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Если вы загружаете выписку из банка, этот документ создаётся автоматически по подтверждённым платежам. При ручном вводе создайте его на основании платёжного поручения — так реквизиты подтянутся автоматически.

После проведения списания проверьте проводку: Дт 60.01 Кт 51. Если это предоплата, программа отразит её на счёте 60.02 «Авансы выданные» при соответствующей настройке зачёта. Сверьте результат в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» с детализацией по контрагенту.

Как оформить кассовые операции и подотчётные суммы

Выдача денег под отчёт сотруднику оформляется «Расходным кассовым ордером» (РКО) с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». Укажите сотрудника из справочника «Физические лица», сумму и основание. Проводка — Дт 71 Кт 50. Выдача с расчётного счёта на карту сотрудника оформляется списанием со счёта с тем же видом операции (Дт 71 Кт 51).

Возврат неиспользованного остатка от подотчётного лица проводится ПКО с видом операции «Возврат от подотчётного лица». Сам расход подотчётных сумм закрывается документом «Авансовый отчёт» в разделе «Покупки» или «Банк и касса» — только после него сумма с сотрудника спишется на расходы.

Взнос наличных из кассы на расчётный счёт и снятие наличных со счёта в кассу — это внутренние перемещения. Используйте РКО с операцией «Взнос наличными в банк» и ПКО с операцией «Получение наличных в банке». Проводки идут через счёт 57 «Переводы в пути», если между документами есть разрыв во времени, либо напрямую 50/51, если операция дня в день.

Как отразить эквайринг и оплату картой

Оплата покупателем банковской картой оформляется документом «Оплата платёжной картой» (в УНФ — «Операция по платёжным картам»). Деньги сначала попадают на счёт 57.03 «Продажи по платёжным картам», поскольку банк-эквайер перечисляет их на расчётный счёт с задержкой и за вычетом комиссии.

Когда банк зачисляет средства, создаётся «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Поступление от продаж по платёжным картам». В документе указывается сумма зачисления и сумма комиссии банка — разница уйдёт на прочие расходы (счёт 91.02). Если комиссию не отразить, на счёте 57.03 будет висеть остаток, который исказит отчёт о движении денежных средств.

Как проверить результат и сверить остатки

После проведения денежных документов сверьте три контрольные точки: остаток по счёту 51 с банковской выпиской, остаток по счёту 50 с кассовой книгой и задолженность по счетам 60/62 с актами сверки контрагентов. Для этого используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» и отчёт «Анализ счёта».

Отчёт «Движение денежных средств» (раздел «Банк и касса») показывает все обороты по деньгам за период в разрезе статей. Если в нём есть строки без статьи движения денежных средств или с неожиданными статьями — значит, в части документов не заполнена аналитика, и отчётность по ДДС будет недостоверной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 51 на конец дня

Норма

Совпадает с остатком в банковской выписке до копейки

Тревожный признак

Есть расхождение — ищите непроведённый или продублированный документ выписки

Остаток по счёту 50

Норма

Совпадает с последней строкой кассовой книги, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Минус по кассе или расхождение с кассовой книгой — ошибка в ПКО/РКО

Счёт 57.03 по эквайрингу

Норма

Остаток равен сумме продаж, ещё не зачисленных банком

Тревожный признак

Растущий остаток — не отражены зачисления или комиссия банка

Типичные ошибки при проведении денег в 1С

Самая частая проблема — дублирование документов при сочетании ручного ввода и загрузки выписки. Если вы вручную создали «Списание с расчётного счёта», а потом загрузили выписку, программа может создать второй документ на ту же операцию. Перед загрузкой выписки проверяйте, какие документы уже есть в журнале.

Вторая типичная ошибка — неверный вид операции. Например, возврат от поставщика, проведённый как «Прочее поступление», не закроет задолженность по счёту 60, и аванс будет висеть в учёте бесконечно. Всегда выбирайте вид операции, соответствующий экономическому смыслу платежа.

Частые вопросы о проведении денег в 1С

Чем платёжное поручение отличается от списания с расчётного счёта?

Платёжное поручение — это поручение банку на перевод, оно не формирует бухгалтерских проводок. Списание с расчётного счёта — документ, подтверждающий фактическое движение денег, именно он создаёт проводку по счёту 51. Для корректного учёта нужны оба документа: первый для банка, второй для учёта.

Можно ли провести оплату без загрузки банковской выписки?

Да, документы «Поступление на расчётный счёт» и «Списание с расчётного счёта» создаются вручную. Но тогда остаток по счёту 51 нужно регулярно сверять с бумажной или электронной выпиской банка, иначе расхождения будут накапливаться незамеченными. Загрузка из клиент-банка снижает количество ошибок и ускоряет работу.

Как провести перекидку денег между своими расчётными счётами?

Используйте документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перевод на другой счёт организации», а зачисление отразится документом «Поступление на расчётный счёт» с аналогичной операцией. Если счета в разных банках и перевод занимает время, сумма временно повиснет на счёте 57 «Переводы в пути».

Что делать, если по кассе образовался минус?

Отрицательный остаток по счёту 50 означает, что расходный документ проведён раньше приходного или приходный ордер вообще не введён. Найдите недостающий ПКО (например, получение наличных из банка), введите его правильной датой и перепроведите кассовые документы в хронологическом порядке. Оставлять минус нельзя — это грубое нарушение кассовой дисциплины.

Как отразить возврат денег покупателю?

Используйте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» и укажите тот же договор, по которому была оплата. Тогда проводка корректно закроет аванс по счёту 62.02. Если покупатель оплачивал картой, возврат оформляется документом «Операция по платёжным картам» с видом «Возврат покупателю» — деньги спишутся через эквайера.

Нужно ли заполнять статью движения денежных средств?

Да, если вы формируете отчёт о движении денежных средств (ОДДС) или управленческий отчёт по деньгам. Без статьи ДДС сумма попадёт в «неразобранное», и отчёт не сойдётся. Для бухгалтерских проводок статья не обязательна, но заполнять её сразу проще, чем потом разбирать документы задним числом.