Учет и Финансы · 10 мин
Как правильно проводить авансовые отчеты в 1С 8.3
Как правильно провести авансовый отчет в 1С 8.3: выдача аванса, заполнение документа, оприходование, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Авансовый отчет в 1С 8.3 закрывает расчеты с подотчетными лицами: сотрудник получил деньги, потратил их на нужды компании и подтвердил расходы документами. Если цепочка «выдача аванса — отчет — оприходование» оформлена неверно, в учете возникают зависшие остатки на счете 71, ошибки в НДС и некорректное списание затрат.
Типовая схема работы выглядит так: сначала фиксируется выдача денег сотруднику (из кассы или с расчетного счета), затем оформляется документ «Авансовый отчет», в котором перечислены фактические расходы, и на основании него оприходуются товары, материалы или услуги. Разница между выданной и израсходованной суммой либо возвращается сотрудником, либо выдается ему как перерасход.
Ниже разобран полный порядок действий в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8.3»: от подготовки справочников до проверки проводок и анализа остатков по счету 71. Инструкция подходит и для типовой поставки, и для баз с небольшими доработками.
Подготовка: что проверить перед оформлением отчета
До создания документа убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к организации через кадровые документы или хотя бы корректно заполнен в карточке. В большинстве типовых конфигураций подотчетное лицо выбирается именно из физических лиц, а не из справочника сотрудников напрямую.
Проверьте наличие документа выдачи аванса: «Выдача наличных» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Списание с расчетного счета» с аналогичной операцией. Без этого документа авансовый отчет проведется, но образуется отрицательное сальдо по сотруднику — программа покажет долг организации перед работником, хотя фактически деньги он не получал.
Также заранее проверьте корректность счетов учета в настройках: счет расчетов с подотчетными лицами по умолчанию — 71.01 (расчеты в рублях) или 71.21 (в валюте). Если в базе ведется учет по нескольким организациям, убедитесь, что выдача и отчет оформляются по одной и той же организации.
Как выдать аванс подотчетному лицу
Выдача из кассы оформляется документом «Выдача наличных»: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Выдача наличных». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и счет учета (обычно 71.01). При проведении формируется проводка Дт 71.01 Кт 50.01.
Если деньги перечислены на карту сотрудника, используйте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетному лицу». Проводка будет Дт 71.01 Кт 51. Обратите внимание: перечисление на личную карту сотрудника должно быть оформлено именно как выдача под отчет, а не как прочее списание, иначе расчеты не закроются авансовым отчетом.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» или «Банковские выписки»
- 2Создайте документ выдачи с видом операции «подотчетному лицу»
- 3Укажите физическое лицо, сумму, организацию и счет 71.01
- 4Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
- 5Убедитесь, что в ОСВ по счету 71 появился дебетовый остаток по сотруднику
Создание и заполнение документа «Авансовый отчет»
Документ находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах — «Банк и касса» → «Авансовые отчеты»). Нажмите «Создать», укажите организацию, сотрудника и дату отчета. Программа автоматически подтянет сумму выданного аванса — проверьте, что она совпадает с фактической.
Документ содержит несколько вкладок под разные виды расходов. «Оплата» — расчеты с поставщиками, оплаченные подотчетным лицом (здесь указывается контрагент и договор, проводка Дт 60 Кт 71). «Товары» — купленные материалы и товары, при выборе номенклатуры подставляется счет учета (10, 41 и т.д.). «Оплата поставщикам» и «Прочее» — для командировочных, представительских и прочих затрат с указанием счета затрат (26, 44, 91.02 и др.).
В каждой строке заполните: дату и номер подтверждающего документа (чека, БСО, накладной), сумму, ставку и сумму НДС, счет учета. Если расход без НДС (например, чек от ИП на УСН), выберите ставку «Без НДС» — иначе программа попытается выделить налог, которого в документе нет.
Отражение НДС по авансовому отчету
НДС к вычету по подотчетным расходам принимается только при наличии счета-фактуры или УПД, оформленного на организацию. В табличной части есть поле для реквизитов счета-фактуры — заполните его, иначе налог останется на счете 19 и не попадет в книгу покупок. Кассовый чек с выделенным НДС без счета-фактуры права на вычет в общем случае не дает.
Проведение документа и проверка проводок
После заполнения нажмите «Провести» и откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Типовой набор проводок: Дт 10 (41, 26, 44) Кт 71.01 — на сумму расходов без НДС; Дт 19.03 (19.04) Кт 71.01 — на сумму НДС; Дт 60.01 Кт 71.01 — если подотчетное лицо оплатило поставщику. Сверьте каждую строку с бумажным отчетом сотрудника.
Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток долга числится за ним на дебете 71.01 до возврата в кассу (документ «Поступление наличных» с видом «Возврат от подотчетного лица»). Если потратил больше — образуется кредитовое сальдо, которое закрывается выдачей перерасхода. Не закрывайте перерасход «в уме»: каждая операция должна быть документирована.
Как проверить результат
Остаток равен невозвращенной сумме или нулю
Отрицательное сальдо без выдачи перерасхода или «зависшие» суммы прошлых периодов
Счета затрат и НДС соответствуют виду расхода
НДС на неверном субсчете 19 или затраты на 91.02 вместо счета затрат
НДС закрыт проводкой в книгу покупок при наличии счета-фактуры
НДС «висит» на 19-м счете длительное время
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — авансовый отчет проведен, но документа выдачи аванса нет. В результате по сотруднику образуется кредитовое сальдо, которое потом приходится разбирать вручную. Второй типовой сценарий — расходы распределены не на те счета: например, канцтовары попали на 41 счет как товары, хотя должны уйти на 10.01 или сразу на затраты.
Еще одна ошибка — дублирование расходов: бухгалтер оформляет авансовый отчет и параллельно «Поступление товаров и услуг» на тот же чек. Затраты задваиваются, а сальдо по 71 счету не закрывается. Правило простое: один первичный документ — одно отражение в учете.
Особые сценарии: валюта, командировки, карты
При выдаче валютного аванса используется счет 71.21, а расходы пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения отчета (для командировочных — по правилам учетной политики). Программа выполняет пересчет автоматически, если корректно заполнены курсы валют в соответствующем регистре — проверьте их актуальность до проведения.
Командировочные расходы (суточные, проживание, проезд) отражаются на вкладке «Прочее» со счетом затрат 26 или 44 и видом затрат «Командировочные расходы». Суточные в пределах норм не облагаются НДФЛ — лимиты задайте в настройках учетной политики, чтобы облагаемая часть корректно попала в расчет налога.
Если сотрудник оплатил расходы личной картой без предварительной выдачи аванса, оформите авансовый отчет в обычном порядке: образуется кредитовое сальдо по 71 счету, которое затем закрывается документом возмещения (выдачей наличных или перечислением на карту).
Как выбрать действие
Контроль расчетов с подотчетными лицами
Регулярно (минимум раз в месяц) формируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Любой ненулевой остаток — это либо невозвращенный аванс, либо непогашенный перерасход, и оба требуют закрытия документами.
Для детального разбора удобен отчет «Анализ счета» или карточка счета 71 по конкретному сотруднику: видно всю цепочку «выдача — отчет — возврат». Долгосрочные «висящие» суммы — сигнал для инвентаризации расчетов: возможно, отчет не был проведен, проведен дважды или оформлен на другое физическое лицо.
Что важно запомнить
Корректная цепочка — выдача аванса, авансовый отчет, закрытие остатка. Проверяйте проводки по Дт/Кт после каждого документа и остатки по счету 71 ежемесячно. НДС принимается к вычету только при заполненных реквизитах счета-фактуры.
Частые вопросы
Почему авансовый отчет не проводится?
Чаще всего не заполнены обязательные поля: организация, сотрудник, счет учета в табличной части или дата документа. Также проверьте, что период не закрыт для редактирования (дата запрета изменения данных) и что у пользователя есть права на проведение документов этого вида.
Можно ли оформить один авансовый отчет на несколько авансов?
Да, если все выдачи оформлены на одного сотрудника и одну организацию. Программа закроет расходы за счет суммарного дебетового остатка по счету 71. Главное — чтобы итоговая сумма расходов не превышала выданные авансы, иначе образуется перерасход, который нужно документально возместить.
Как оформить возврат неиспользованного аванса?
Создайте документ «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица», укажите сотрудника и сумму. Проводка Дт 50.01 Кт 71.01 закроет дебетовый остаток. Если возврат идет на расчетный счет, используйте «Поступление на расчетный счет» с аналогичным видом операции.
Что делать, если сотрудник не отчитался в срок?
Сумма продолжает числиться на дебете 71 счета. По правилам новый аванс не должен выдаваться сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему. Если задолженность взыскивается из зарплаты, оформляется удержание в зарплатной части программы с отражением в учете по согласованию с кадровым учетом.
Как отразить перерасход по авансовому отчету?
Проведите авансовый отчет на фактическую сумму расходов — по сотруднику образуется кредитовое сальдо на 71 счете. Затем оформите выдачу перерасхода документом «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «подотчетному лицу». После этого сальдо закроется.
Нужно ли прикреплять сканы чеков в 1С?
Программа не требует этого для проведения, но прикрепление файлов к документу (кнопка со скрепкой) упрощает проверки и хранение первички в электронном виде. Обязательность бумажного авансового отчета определяется учетной политикой организации, а не настройками 1С.