Учет и Финансы · 11 мин
Как проводить аренду помещения в 1С
Как проводить аренду помещения в 1С: настройка договора, документы поступления услуг, НДС, счета-фактуры, закрытие месяца и типичные ошибки арендатора и арендодателя.
Учет аренды помещения — одна из самых частых операций в 1С:Бухгалтерии, и при этом один из главных источников ошибок: неверно выбранный счет затрат, неправильный вид договора или пропущенный счет-фактура искажают и бухгалтерский, и налоговый учет. Проблема усугубляется тем, что аренда бывает разной: у арендатора и арендодателя проводки зеркальные, а с 2022 года на учет повлиял ФСБУ 25/2018, который требует признавать право пользования активом для долгосрочных договоров.
Материал ориентирован на пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0) — самой распространенной конфигурации для учета аренды. Рассмотрим обе стороны: организацию-арендатора, которая платит за помещение, и организацию-арендодателя, которая сдает площади и получает доход. Отдельно разберем коммунальные платежи, НДС и закрытие месяца.
Перед началом работы убедитесь, что в базе корректно заполнены учетная политика, реквизиты организации и сведения о контрагенте-арендодателе (или арендаторе). Большинство проблем при проведении аренды возникает не из-за самих документов, а из-за ошибок в справочниках договоров и номенклатуры.
Подготовка: договор и справочники
Основа учета аренды — правильно заведенный договор в карточке контрагента. Откройте справочник «Контрагенты», найдите или создайте арендодателя и перейдите на вкладку «Договоры». Для арендатора вид договора — «С поставщиком», для арендодателя — «С покупателем». Укажите номер и дату договора, срок действия и валюту расчетов.
Если договор бессрочный или с автоматической пролонгацией, дату окончания можно не заполнять — на проведение документов это не влияет. А вот ошибка в виде договора критична: документ «Поступление услуг» просто не даст выбрать договор вида «С покупателем», и бухгалтер потеряет время на поиск причины.
Дополнительно проверьте справочник «Номенклатура»: для арендных услуг создайте элемент с видом «Услуга», например «Аренда офисного помещения». Укажите ставку НДС в соответствии с договором — если арендодатель на общей системе, обычно это 20%, если на УСН или арендует у физлица/ИП без НДС — «Без НДС».
Учет аренды у арендатора: поступление услуг
Ежемесячное начисление арендной платы оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)». Путь: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → кнопка «Поступление» → «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор, добавьте в табличную часть услугу аренды, сумму и ставку НДС.
Ключевое поле — счет затрат. Для офисного помещения это обычно счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (для торговых организаций), для производственного цеха — 25 или 20. Статья затрат должна иметь вид «Прочие затраты» или аналогичный, чтобы корректно попасть в декларацию по налогу на прибыль. Неверно выбранная статья — частая причина расхождений при закрытии месяца.
После проведения документа зарегистрируйте счет-фактуру: внизу формы документа введите номер и дату входящего счета-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный», и НДС попадет в книгу покупок при формировании записей.
- 1Создайте договор с видом «С поставщиком» в карточке арендодателя
- 2Оформите «Поступление (акты, накладные)» с операцией «Услуги (акт)»
- 3Проверьте счет затрат и статью затрат в табличной части
- 4Зарегистрируйте входящий счет-фактуру по кнопке внизу документа
- 5Оплатите аренду документом «Списание с расчетного счета» с видом «Оплата поставщику»
- 6Проверьте проводки: Дт 26 (44, 25) Кт 60.01, Дт 19.04 Кт 60.01, Дт 60.01 Кт 51
Оплата и взаиморасчеты с арендодателем
Оплата аренды отражается документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Оплата поставщику». При загрузке выписок из клиент-банка программа обычно создает документ автоматически — проверьте, что подставился правильный договор и счет расчетов 60.01.
Если по договору платится обеспечительный платеж (депозит), его нельзя проводить как обычную оплату: это не аванс, а обеспечение обязательств. В 1С такой платеж отражают на счете 76 с отдельной аналитикой либо на счете 60.02 с пометкой, главное — не включать его в расходы и не принимать к вычету НДС, так как счет-фактура на депозит не выставляется.
Контролируйте задолженность через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» с отбором по контрагенту. Кредитовое сальдо на 60.01 на конец месяца означает долг перед арендодателем, дебетовое на 60.02 — перечисленный аванс, по которому еще не получен акт.
Учет у арендодателя: реализация услуг
Арендодатель отражает арендную плату документом «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги» (раздел «Продажи»). Договор — «С покупателем», счет доходов — 90.01. Если сдача помещений — основной вид деятельности, выручка проходит через 90-й счет; если разовая сдача свободных площадей, допустимо использовать 91.01 «Прочие доходы» — это определяется учетной политикой.
Для регулярной аренды удобно механизм «Реализация услуг по договорам» или настройка расписания выставления документов: программа может автоматически формировать акты на заданную дату месяца. Это исключает пропуск начисления, который искажает выручку и НДС.
Счет-фактура выставляется кнопкой «Выписать счет-фактуру» в документе реализации. Проверьте, что счет-фактура попал в книгу продаж: откройте отчет «Книга продаж» за период и найдите запись по арендатору. Отсутствие записи — признак того, что документ не проведен или не сформированы записи регистров НДС.
Стороны договора в 1С
Документ «Поступление услуг», договор «С поставщиком», проводки Дт 26/44 Кт 60.01, НДС к вычету по полученному счету-фактуре
Документ «Реализация услуг», договор «С покупателем», проводки Дт 62.01 Кт 90.01, НДС к начислению по выданному счету-фактуре
При долгосрочном договоре признается право пользования активом (счет 01) и обязательство по аренде (счет 76), ежемесячно начисляются амортизация и проценты
ФСБУ 25/2018: долгосрочная аренда
Если договор аренды заключен на срок более 12 месяцев, арендатор обязан применять ФСБУ 25/2018: признать право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. Освобождение есть у упрощенцев с правом на упрощенный учет — они могут продолжать списывать арендную плату в расходы равномерно.
В 1С:Бухгалтерии учет по ФСБУ 25 ведется документом «Поступление (аренда)» и операциями по аренде в разделе «ОС и НМА». При первоначальном признании указывается график платежей, ставка дисконтирования и срок — программа рассчитывает приведенную стоимость обязательства. Ежемесячно при закрытии месяца начисляются амортизация ППА и проценты по обязательству.
Настройка требует аккуратности: неверная ставка дисконтирования или график платежей исказят баланс. Перед первым применением сверьте рассчитанные программой суммы с расчетом, согласованным с главным бухгалтером или аудитором.
Коммунальные платежи и переменная часть аренды
Часто арендная плата состоит из постоянной части и переменной — компенсации коммунальных услуг по счетчикам. В 1С их корректно проводить отдельными строками одного документа поступления или отдельными документами, если арендодатель выставляет два акта. Это важно для ФСБУ 25: переменные платежи, не зависящие от индекса, не включаются в обязательство по аренде, а списываются в расходы текущего периода.
Если арендатор сам заключает договоры с ресурсоснабжающими организациями, коммуналка проходит как обычные услуги от этих поставщиков — на те же счета затрат. Проверяйте, чтобы в одном месяце не было двойного отражения: и компенсации арендодателю, и прямого платежа поставщику за один и тот же объем.
Закрытие месяца и проверка результата
После проведения всех документов по аренде выполните обработку «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Регламентные операции спишут затраты со счетов 25, 26, 44, начислят амортизацию ППА и проценты по аренде при применении ФСБУ 25, сформируют записи книги покупок и продаж.
Итоговая проверка: сформируйте ОСВ по счетам 60 и 76 — сальдо должно соответствовать реальной задолженности по договору. Сверьте книгу покупок с полученными счетами-фактурами арендодателя. При применении ФСБУ 25 проверьте, что сумма амортизации ППА и процентов за месяц соответствует графику.
Как проверить результат
Сальдо равно реальной задолженности или нулю при полной оплате
Красное сальдо, развернутое сальдо по дебету и кредиту одновременно
Счет-фактура арендодателя присутствует с верной суммой НДС
Записи нет или сумма отличается от акта
Дт 26/44/25 Кт 60.01 и Дт 19.04 Кт 60.01 при НДС
Затраты ушли на 90-й или 91-й счет, НДС отражен на расходах
Все регламентные операции выполнены без предупреждений
Ошибки по списанию затрат или амортизации ППА
Частые вопросы
Как отразить аренду, если арендодатель — физическое лицо?
Поступление услуги проводится через документ «Поступление услуг» или операцию, но организация становится налоговым агентом по НДФЛ: удерживает 13% (или иную применимую ставку) из арендной платы и перечисляет в бюджет. Начисление налога обычно ведется в зарплатном разделе через документы по НДФЛ с физлицами, а не в покупках.
Нужно ли применять ФСБУ 25/2018 при договоре на 11 месяцев?
Краткосрочная аренда (до 12 месяцев включительно) освобождена от признания ППА — платежи списываются в расходы равномерно. Но если договор регулярно продлевается и фактический срок пользования превышает год, налоговые органы могут переквалифицировать отношения, поэтому оценивайте реальный срок использования помещения.
Что делать, если акт от арендодателя пришел в следующем месяце?
Документ поступления проводится датой акта, а не датой получения. Если квартал уже закрыт и декларация сдана, вычет НДС можно перенести на следующий квартал — это право налогоплательщика в пределах трех лет. В расходах по налогу на прибыль применяются правила уточнения периода.
Как провести нежилое помещение, сдаваемое субаренду?
Субаренда для арендатора оформляется как реализация услуг: документ «Реализация (акты, накладные)» с договором «С покупателем» в адрес субарендатора. Доход идет на 90.01 или 91.01 в зависимости от учетной политики. Убедитесь, что основной договор аренды разрешает субаренду — иначе возможны претензии арендодателя.
Можно ли автоматизировать ежемесячное начисление аренды?
Да. Используйте копирование документа прошлого месяца с изменением даты, либо механизм регламентных операций по аренде и расписание выставления актов у арендодателя. В любом случае ежемесячно сверяйте сумму с актом — автоматизация не отменяет контроля первичных документов.
Что важно запомнить
Аренда проводится через правильно заведенный договор и ежемесячные документы поступления или реализации услуг с корректными счетами затрат и счетами-фактурами. Долгосрочные договоры требуют учета по ФСБУ 25/2018, а обеспечительный платеж и переменные платежи отражаются по отдельным правилам. Контролируйте результат через ОСВ по счетам 60 и 76 и книгу покупок или продаж.