Учет и Финансы · 10 мин
Как проводить акты сверок в 1С
Пошаговая инструкция по формированию акта сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерия и Управление торговлей: настройки, заполнение, расхождения и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, которым две организации подтверждают состояние дебиторской и кредиторской задолженности на конкретную дату. В 1С он формируется автоматически на основании учётных данных, что избавляет от ручной выборки документов. Однако корректность результата полностью зависит от того, насколько правильно ведётся учёт и какие настройки выбраны при формировании.
Процедура одинакова по логике в 1С:Бухгалтерии, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация, отличается только расположение документа в меню. Ниже разобраны типовой порядок действий, настройки отбора, работа с расхождениями и ошибки, из-за которых акт приходится переделывать.
Что такое акт сверки и когда его проводят
Сверка взаиморасчётов подтверждает, что обе стороны одинаково отразили поставки, оплаты и возвраты. Юридически акт сверки не является первичным документом и сам по себе не создаёт обязательств, но он фиксирует признание долга: подписанный акт может прервать течение срока исковой давности и служит доказательством в спорах.
Практические поводы для сверки: инвентаризация расчётов перед годовой отчётностью, подготовка к судебному взысканию, запрос контрагента, реорганизация, смена бухгалтера, закрытие крупного договора. Регулярная сверка с ключевыми покупателями и поставщиками — например, ежеквартально — позволяет находить расхождения раньше, чем они превратятся в проблему.
Подготовка: что проверить до формирования акта
Главная причина неверных актов — не настройки документа, а состояние учёта. Перед формированием убедитесь, что все документы по контрагенту за период сверки проведены: реализации, поступления, оплаты, корректировки, возвраты. Непроведённый документ в акт не попадёт, и сальдо исказится.
Проверьте, что расчёты велись по правильным счетам и договорам. Типовая ситуация: часть оплат разнесена на счёт 60, часть на 76, а акт сформирован только по 60-му. Также убедитесь, что в карточке контрагента заполнены наименование, ИНН и адрес — эти данные попадут в печатную форму.
Полезно заранее сформировать отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или «Анализ субконто» по контрагенту и посмотреть итоговое сальдо. Если в учёте уже видна странная сумма, сначала найдите её источник, а потом формируйте акт.
Формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерия
В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в зависимости от релиза название может отличаться — «Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом»). Создайте новый документ и заполните шапку: организация, контрагент, период сверки, валюта.
Ключевая настройка — отбор по договору и счетам учёта. Если с контрагентом несколько договоров, можно сформировать акт по конкретному договору или по всем сразу. На закладке со счетами расчётов по умолчанию стоят стандартные счета (60, 62, 76 и др.) — при необходимости скорректируйте список, если расчёты велись на нестандартных счетах.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа соберёт все проведённые документы за период и выведет их в табличную часть с разбивкой по дебету и кредиту. Внизу формы автоматически рассчитается сальдо: программа покажет, кто должен и какую сумму, согласно данным вашего учёта.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и создайте документ
- 2Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
- 3Проверьте список счетов расчётов на соответствующей закладке
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть
- 5Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по контрагенту
- 6Заполните данные контрагента (если известны) или оставьте поля пустыми
- 7Распечатайте акт в двух экземплярах и направьте контрагенту
Формирование акта в 1С:Управление торговлей и КА
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Казначейство» или «Продажи/Закупки» → «Расчёты с партнёрами» (точный путь зависит от релиза). Здесь расчёты ведутся по партнёрам и соглашениям, а не по бухгалтерским счетам.
Заполните организацию, партнёра (контрагента), период и, при необходимости, отбор по соглашению или заказу. После нажатия «Заполнить» программа сформирует две части: «Наши данные» и «Данные партнёра». Вторую часть можно заполнить вручную по акту, полученному от контрагента, — программа автоматически покажет расхождения построчно.
Это удобный механизм именно для совместной сверки: вы видите не только итоговую разницу, но и конкретные документы, которых нет у одной из сторон. После устранения расхождений документ можно отметить как завершённый.
Сравнение конфигураций
Акт строится по бухгалтерским счетам расчётов. Подходит для бухгалтерской сверки сальдо; данных контрагента в документе обычно нет — их вписывает вторая сторона.
Сверка по партнёрам и соглашениям с возможностью внести данные контрагента и автоматически увидеть расхождения построчно. Удобнее для оперативной сверки с клиентами.
Механизм аналогичен УТ, плюс детализация по объектам расчётов. Подходит для крупных компаний со сложной структурой договоров.
Работа с расхождениями: типовые причины и действия
Если контрагент вернул акт с расхождениями, не спешите «подгонять» учёт. Разложите разницу на составляющие: чаще всего это документ, проведённый только у одной стороны (не дошла накладная, платёж прошёл в другом периоде), разная дата отражения одной операции или разная сумма из-за возврата, который не оформлен документально.
Типичные причины расхождений: неотфактурованные поставки на конец периода, авансы, отражённые у одной стороны как оплата, а у другой ещё не зачтённые, курсовые разницы при расчётах в валюте, неоформленные возвраты и корректировки. Каждое расхождение нужно документально подтвердить и отразить в учёте той стороны, где документа нет, — либо зафиксировать в акте как разногласие.
Как выбрать действие при расхождении
Печать, подписание и хранение
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». В форму попадают реквизиты обеих организаций, период, таблица операций и итоговое сальдо с расшифровкой «долг за нами» или «долг за контрагентом». Проверьте, что в карточке организации указаны актуальные реквизиты, иначе придётся править форму или данные.
Акт распечатывается в двух экземплярах, подписывается руководителями или уполномоченными лицами обеих сторон. Допустим обмен сканами для оперативной работы, но для подтверждения долга в споре нужны оригиналы с подписями. Храните подписанные акты вместе с договором — срок хранения документов по расчётам составляет не менее пяти лет.
Типичные ошибки при проведении сверок
Отдельная ошибка — игнорировать мелкие расхождения. Копеечные разницы часто означают ошибку округления в одном из документов, которая потом всплывёт при выверке налогового учёта. Любую разницу лучше найти и закрыть документально.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки по каждому счёту и в целом
Акт показывает одну сумму, ОСВ — другую: есть непроведённые документы или неверный отбор по счетам
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют, даты и номера корректны
Пропущены документы или есть операции другого контрагента/договора
Реквизиты обеих организаций, период и валюта указаны верно
Устаревшие реквизиты, неверный период — акт придётся перепечатывать
FAQ по актам сверки в 1С
Обязательно ли проводить акты сверки по закону?
Прямой обязанности формировать акты сверки законодательство не устанавливает. Однако сверка фактически необходима при инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью и является стандартным инструментом подтверждения задолженности в спорах.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да. Документ строится по данным учёта за любой указанный период, редактировать старые документы не требуется. Важно только, чтобы учёт за тот период не менялся задним числом, иначе акт перестанет совпадать с уже подписанными версиями.
Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?
Неподписанный акт не подтверждает задолженность. Направьте акт официальным письмом с уведомлением о вручении и продублируйте запрос. Если сторона молчит, задолженность подтверждается первичными документами и перепиской; для судебных споров важно зафиксировать факт направления акта.
Как сверить расчёты, если с контрагентом несколько договоров?
Корректнее формировать отдельный акт по каждому договору — так контрагенту проще проверить данные и быстрее подписать документ. В 1С:Бухгалтерии для этого в документе указывается конкретный договор, в УТ — соглашение или объект расчётов.
Почему в акте не появляется какой-то документ?
Чаще всего документ не проведён, проведён другой организацией, относится к другому договору или оплата разнесена на счёт, не включённый в отбор акта. Проверьте движения документа через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с отбором по контрагенту.
Можно ли отправлять акт сверки по электронной почте?
Для оперативной сверки — да, скан или PDF удобны обеим сторонам. Но для юридически значимого подтверждения долга нужны оригиналы с подписями либо обмен через систему ЭДО с квалифицированными подписями, если это предусмотрено договором.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически, но его корректность зависит от состояния учёта: проведите все документы, проверьте счета и договоры, сверьте итог с обороткой. Расхождения устраняйте по первичным документам, а не «подгонкой» цифр. Подписанный акт — юридически значимое подтверждение долга, поэтому отправляйте его только после полной проверки.