Как провести заём от организации другой организации в 1С

Заём между организациями — частая операция в группе компаний и при сотрудничестве с партнёрами. В 1С:Бухгалтерии такой заём отражается через договор с видом «Прочее» и банковские документы, а проценты начисляются либо вручную, либо через документ «Начисление процентов по займам» в конфигурациях, где он предусмотрен. Корректность учёта важна сразу с двух сторон: у заимодавца заём — это финансовое вложение или дебиторская задолженность, у заёмщика — кредиторская.

Основные сложности возникают не с проводкой по выдаче, а с процентами: они облагаются НДС у заимодавца в особом порядке (НДС начисляется только на превышение ставки ЦБ для рублёвых займов), а также влияют на налог на прибыль. Ошибки в аналитике договора или в выборе счёта приводят к искажению баланса и проблемам при сверке взаиморасчётов.

Ниже разобран полный цикл: настройка договора, выдача займа, начисление процентов, возврат и проверка результата. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и в 1С:Комплексной автоматизации и ERP с поправкой на интерфейс.

Что подготовить перед отражением займа

До ввода документов убедитесь, что в базе корректно создан контрагент-заёмщик и заключён договор. В карточке договора выберите вид «Прочее» — именно этот тип используется для займов, кредитов и депозитов в 1С:Бухгалтерии. Укажите валюту расчётов и при необходимости срок действия договора.

Определите условия займа: сумма, срок, ставка, порядок уплаты процентов. От срока зависит выбор счёта: краткосрочные займы (до года) у заимодавца отражаются на счёте 58.03 «Предоставленные займы», у заёмщика — на 66.03; долгосрочные — на 67.03 у заёмщика. У заимодавца долгосрочный заём также обычно остаётся на 58.03, если организация не применяет отдельную аналитику по срокам.

Проверьте учётную политику: способ признания процентов (ежемесячно или на дату возврата), применение ПБУ 18/02. Это влияет на то, как часто нужно вводить начисления и какие регламентные операции будут выполняться при закрытии месяца.

Как оформить выдачу займа у заимодавца

Выдача займа отражается документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса»). Вид операции — «Выдача займа контрагенту» (в некоторых релизах — «Расчёты по кредитам и займам с контрагентами»). Укажите контрагента, договор с видом «Прочее», сумму и счёт расчётов 58.03.

После проведения документ сформирует проводку Дт 58.03 Кт 51. Если заём выдаётся частями по графику, создавайте отдельный документ на каждую выплату — это упростит сверку с договором и расчёт процентов на фактически выданную сумму.

Проверьте, что в документе корректно заполнена статья движения денежных средств (например, «Выдача займов») — это важно для отчёта о движении денежных средств. Платёжное поручение печатается из того же документа, назначение платежа должно содержать ссылку на договор займа и указание, что это заём, а не оплата товаров.

1. 1
   Создайте контрагента-заёмщика и договор с видом «Прочее»
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Списание с расчётного счёта», вид операции «Выдача займа контрагенту»
3. 3
   Укажите договор, сумму, счёт 58.03 и статью ДДС
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 58.03 Кт 51
5. 5
   Сверьте остаток по счёту 58.03 с суммой договора

Как отразить получение займа у заёмщика

В базе организации-заёмщика используется зеркальный документ: «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Получение займа от контрагента». Счёт расчётов — 66.03 для краткосрочного или 67.03 для долгосрочного займа. Проводка: Дт 51 Кт 66.03 (67.03).

Если заём получен в валюте, программа автоматически выполнит переоценку при закрытии месяца — убедитесь, что курсы валют загружены актуальные. Курсовые разницы по валютному займу относятся на прочие доходы и расходы.

Частая ситуация: заём получен от учредителя-организации. Методика та же, но следите за аналитикой — многие организации ведут отдельный субконто или отдельный договор для займов от участников, чтобы не смешивать их с внешними займами в отчётности.

Как начислить проценты по займу

Проценты начисляются ежемесячно, независимо от того, когда они фактически уплачиваются — так требует принцип начисления. У заимодавца проценты — это прочий доход (или выручка, если выдача займов — основная деятельность): проводка Дт 76.09 (или 58.03, если проценты капитализируются) Кт 91.01. У заёмщика — прочий расход: Дт 91.02 Кт 66.04/67.04.

В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического документа начисления процентов по выданным займам нет, поэтому используйте документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную») с ручными проводками. Для полученных займов и кредитов в свежих релизах есть документ «Начисление процентов по кредитам и займам» — проверьте его наличие в разделе «Операции».

Формулу расчёта зафиксируйте во внешнем файле или комментарии к операции: сумма займа × ставка / 365 × количество дней пользования. Это упростит проверку при аудите и сверке с контрагентом.

Возврат займа и уплата процентов

Возврат основной суммы у заимодавца оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа контрагентом»: Дт 51 Кт 58.03. У заёмщика — «Списание с расчётного счёта», вид «Возврат займа контрагенту»: Дт 66.03 Кт 51.

Уплата процентов проводится отдельным документом: у заимодавца поступление процентов отражается по дебету 51 в корреспонденции со счётом, на котором они были начислены (76.09 или 58.03). Важно не перепутать: если проценты при поступлении провести сразу в доход, задвоится выручка — сначала начисление, потом оплата.

Частичный возврат вводите отдельными документами на каждую сумму. После полного погашения проверьте, что сальдо по счетам 58.03/66.03/67.03 по этому договору равно нулю, а по процентам не осталось ни дебиторской, ни кредиторской задолженности.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 58.03 (66.03/67.03) в разрезе договора

Норма

Остаток равен невозвращённой части основного долга

Тревожный признак

Остаток не совпадает с договором или висит после полного возврата

Начисленные и уплаченные проценты

Норма

Сальдо по расчётам по процентам закрыто после оплаты

Тревожный признак

Проценты начислены, но оплата прошла в доход повторно

Сверка с контрагентом

Норма

Акт сверки подписан без расхождений

Тревожный признак

Разница на сумму НДС или пропущенного начисления

Налоговый учёт и особые ситуации

Для налога на прибыль проценты у заимодавца — внереализационный доход, у заёмщика — внереализационный расход (для займов, не связанных с приобретением активов). По контролируемым сделкам между взаимозависимыми лицами проценты могут нормироваться по правилам трансфертного ценообразования — при больших суммах внутри группы это нужно проверять отдельно.

Сам заём (выдача и возврат основной суммы) не является доходом или расходом ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте — только движение дебиторской задолженности. Если программа при закрытии месяца отнесла возврат займа на доходы, значит, в документе неверно выбран вид операции или счёт расчётов.

Прощение займа

Прощение долга — отдельная операция: у заимодавца списывается в прочие расходы (Дт 91.02 Кт 58.03), у заёмщика признаётся доход (Дт 66.03 Кт 91.01). Для взаимозависимых лиц и займов от учредителя есть особенности по налогу на прибыль — перед прощением обязательно согласуйте отражение с налоговым консультантом.

Заём в неденежной форме

Если заём выдан товарами или материалами, используйте документ «Передача товаров» или «Реализация» с соответствующей настройкой, а возврат — через поступление. Такой заём облагается НДС у заимодавца при передаче, что принципиально отличает его от денежного.

Частые вопросы

Можно ли провести заём через кассу, а не расчётный счёт?

Да, используются документы «Выдача наличных» и «Поступление наличных» с аналогичными видами операций по займам. Однако расчёты наличными между юридическими лицами ограничены лимитом по одному договору (100 000 рублей), поэтому для займов между организациями практически всегда применяется безналичный расчёт.

Как отразить беспроцентный заём?

Точно так же, как процентный, но без начисления процентов: выдача Дт 58.03 Кт 51, возврат Дт 51 Кт 58.03. Ни дохода, ни расхода по процентам не возникает. Документально оформите в договоре прямое указание на беспроцентность, чтобы избежать вопросов при проверке.

Нужен ли счёт-фактура на проценты по займу?

Если проценты по рублёвому займу не превышают ставку ЦБ, объекта по НДС нет и счёт-фактура не выставляется. На сумму превышения НДС начисляется, и счёт-фактура оформляется. По валютным займам порядок иной — там НДС возникает по другим правилам, их нужно проверять отдельно.

Что делать, если заём выдан в одной базе, а получатель ведёт учёт в другой?

Обе организации вводят зеркальные документы в своих базах независимо: у заимодавца — выдача, у заёмщика — получение. Регулярно проводите сверку по счетам 58.03 и 66.03/67.03, чтобы суммы основного долга и начисленных процентов совпадали у обеих сторон.

Как списать безнадёжный заём, если заёмщик ликвидирован?

После получения документов о ликвидации задолженность списывается: в налоговом учёте — во внереализационные расходы, в бухгалтерском — за счёт резерва по сомнительным долгам, а если резерв не создавался — в прочие расходы. В 1С это оформляется документом «Списание задолженности» (раздел «Операции» или «Продажи»/«Покупки» в зависимости от релиза).

Почему при закрытии месяца по займу возникает разница по ПБУ 18/02?

Чаще всего из-за различий в признании процентов или в оценке резерва по сомнительным долгам между бухгалтерским и налоговым учётом. Проверьте настройки учётной политики и корректность заполнения счетов налогового учёта в документах начисления — в проводках должны быть заполнены обе суммы: БУ и НУ.