Учет и Финансы · 9 мин
Как провести в бухучете покупку программы 1С
Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете покупку программы 1С: счета, проводки, списание стоимости, лицензии, НДС и типичные ошибки бухгалтеров.
Покупка программы 1С — типичная ситуация, которая вызывает вопросы у бухгалтеров: куда отнести стоимость, как списывать, что делать с НДС и как учесть сопровождение. Проблема в том, что программный продукт не вписывается в привычную схему ни основных средств, ни обычных материальных расходов, а порядок учета зависит от условий договора.
Ключевой момент — какие права приобретает организация. Чаще всего при покупке 1С покупатель получает неисключительное право использования (лицензию), а не исключительное право на программу. Именно от этого зависит, будет ли стоимость отражаться как нематериальный актив или как расходы будущих периодов.
В статье разобраны оба сценария, приведены проводки, порядок списания стоимости в бухгалтерском и налоговом учете, учет НДС и сопровождения, а также типичные ошибки, которые приводят к претензиям при проверках.
Определяем, что именно куплено: лицензия или исключительное право
Первый шаг — изучить договор и лицензионное соглашение. В подавляющем большинстве случаев при покупке типовой конфигурации 1С (Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей) организация приобретает неисключительное право использования. Правообладателем остается фирма «1С», а покупатель получает лишь возможность использовать программу в своей деятельности.
Исключительное право возникает, когда программа разработана специально для организации по договору с передачей всех прав, либо права уступлены по договору отчуждения. Это редкая ситуация, и учет в ней принципиально другой.
Как выбрать схему учета
Учет покупки типовой 1С через расходы будущих периодов
Стоимость неисключительной лицензии не является нематериальным активом, поскольку организация не контролирует актив и не может извлекать экономические выгоды исключительно. Поэтому затраты отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списываются равномерно в течение срока использования программы.
Срок списания организация определяет самостоятельно. Если в договоре указан срок действия лицензии — берите его. Если срок не установлен, руководитель устанавливает ожидаемый срок использования приказом (на практике часто принимают 2–3 года, но конкретный срок — решение организации, зафиксированное в учетной политике или приказе).
- 1Получите акт (накладную) и счет-фактуру от поставщика, проверьте условия договора
- 2Отразите стоимость лицензии: Дт 97.21 Кт 60.01
- 3Выделите НДС: Дт 19.04 Кт 60.01 и примите к вычету: Дт 68.02 Кт 19.04
- 4Издайте приказ о сроке списания стоимости программы
- 5Ежемесячно списывайте часть стоимости: Дт 26 (44) Кт 97.21
- 6Оплатите поставщику: Дт 60.01 Кт 51
В программе 1С:Бухгалтерия эта операция оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», где в качестве счета затрат указывается 97.21 с созданным элементом справочника «Расходы будущих периодов». В карточке РБП задается сумма, период списания и счет затрат — дальше программа списывает стоимость автоматически при закрытии месяца.
Если программа признается нематериальным активом
НМА возникает только при одновременном выполнении условий: организация контролирует объект (есть исключительные права, подтвержденные документально), объект способен приносить экономические выгоды, его можно идентифицировать и отделить от других активов, срок использования превышает 12 месяцев, организация не планирует его продажу.
При соблюдении критериев затраты собираются на счете 08.05 «Приобретение нематериальных активов», затем объект принимается к учету на счет 04. Амортизация начисляется с месяца, следующего за принятием к учету, в течение срока полезного использования.
Налоговый учет и НДС
В налоговом учете стоимость неисключительной лицензии включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Организации на общей системе вправе списывать стоимость равномерно в течение срока, установленного договором, а если срок не определен — самостоятельно установить срок с учетом принципа равномерности признания расходов. На практике, чтобы сблизить бухгалтерский и налоговый учет, сроки списания делают одинаковыми.
НДС по приобретенной программе принимается к вычету в общем порядке при наличии правильно оформленного счета-фактуры или УПД и принятии программы к учету. Вычет заявляется единовременно в периоде поступления, а не пропорционально списанию стоимости.
Организации и ИП на УСН «доходы минус расходы» включают стоимость программы для ЭВМ в расходы сразу после оплаты и ввода в эксплуатацию — это отдельный вид расходов по упрощенке. НДС, предъявленный поставщиком, на УСН включается в стоимость расходов либо учитывается отдельно в зависимости от принятого порядка.
Учет сопровождения, обновлений и доработок
Договор сопровождения 1С:ИТС, услуги партнера по обновлению и настройке — это самостоятельные расходы, не связанные со стоимостью лицензии. Их отражают в составе расходов того периода, к которому они относятся: Дт 26 (44) Кт 60. Если подписка оплачена сразу за длительный период, допустимо провести ее через счет 97 с поквартальным или помесячным списанием — такой вариант нужно закрепить в учетной политике.
Доработки конфигурации учитываются по-разному. Если доработка не создает нового объекта и не улучшает НМА (а при неисключительной лицензии НМА у вас нет), затраты на нее относятся на расходы текущего периода или на РБП по аналогии с лицензией. Только при наличии НМА на счете 04 значительная модернизация может увеличивать его первоначальную стоимость.
Проверка результата и документальное оформление
После отражения операции убедитесь, что первичные документы в порядке: договор или лицензионное соглашение, акт передачи прав или накладная, счет-фактура (УПД), приказ о сроке списания. Именно этот комплект подтверждает расходы при налоговой проверке.
Как проверить результат
Остаток уменьшается ежемесячно на одинаковую сумму
Остаток не двигается или списывается скачками
Вычет заявлен в периоде принятия программы к учету
Вычет отсутствует или размазан по кварталам без причины
Есть договор, акт, УПД и приказ о сроке списания
Есть только счет на оплату
Срок списания в БУ и НУ совпадает, разниц нет
Суммы расходов в БУ и НУ расходятся без отражения разниц
Если в бухгалтерском и налоговом учете выбраны разные сроки списания, возникают временные разницы, которые нужно отражать по правилам ПБУ 18/02. Проще и безопаснее изначально установить одинаковый срок в обоих учетах.
Что важно запомнить
Типовая лицензия 1С — это расходы будущих периодов на счете 97 с равномерным списанием за срок, установленный приказом. НМА возникает только при исключительных правах. НДС принимается к вычету сразу, сопровождение учитывается отдельно, а сроки списания в бухгалтерском и налоговом учете лучше сделать одинаковыми.
Частые вопросы
Можно ли списать стоимость 1С на расходы сразу, если сумма небольшая?
Формально для неисключительных лицензий норма о равномерном списании не содержит лимита по сумме. Однако многие организации закрепляют в учетной политике порог существенности и списывают недорогие программы единовременно. Такой подход нужно документально закрепить, иначе при проверке единовременное списание могут признать необоснованным.
Какой срок списания выбрать, если в договоре он не указан?
Организация устанавливает срок самостоятельно приказом руководителя, исходя из ожидаемого периода использования программы. На практике часто берут срок от двух до пяти лет. Главное — зафиксировать решение документально и применять его последовательно.
Как учесть 1С на УСН «доходы минус расходы»?
Расходы на приобретение программ для ЭВМ по неисключительным лицензиям прямо поименованы в перечне расходов при УСН. Их признают после фактической оплаты и ввода программы в эксплуатацию, в полной сумме, без равномерного списания.
Нужно ли отражать покупку 1С у франчайзи как-то особенно?
Нет, статус продавца (франчайзи 1С или сама фирма «1С») на бухгалтерский учет не влияет. Значение имеют только условия договора: какие права передаются, есть ли акт и счет-фактура. Услуги партнера по установке и настройке учитываются отдельно от стоимости лицензии.
Что делать с остатком на счете 97, если программу перестали использовать?
Недосписанный остаток списывается на прочие расходы в том периоде, когда использование программы прекращено. Основанием служит служебная записка или приказ о выводе программы из эксплуатации. Оставлять «зависший» остаток на счете 97 нельзя — при инвентаризации его все равно придется списать.
Облачная 1С по подписке — это тоже счет 97?
Если подписка оплачивается помесячно, платежи относятся на расходы текущего месяца напрямую, счет 97 не нужен. При оплате сразу за год допустимо отразить сумму на счете 97 и списывать равномерно — такой порядок следует закрепить в учетной политике.