Учет и Финансы · 11 мин
Как провести закупочный акт в 1С
Как оформить и провести закупочный акт в 1С: создание документа поступления услуг, заполнение реквизитов, проверка проводок, счет-фактура и типичные ошибки.
Закупочный акт в 1С отражают документом поступления услуг или работ — в зависимости от конфигурации он называется «Поступление (акты, накладные, УПД)», «Поступление услуг» или «Поступление товаров и услуг». Документ формирует проводки по расходам, задолженность перед поставщиком и основание для вычета НДС. Ошибки на этом этапе приводят к зависанию расчетов с контрагентами, неверной себестоимости и расхождениям в декларации по НДС.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 и 1С:Комплексную автоматизацию / ERP — наиболее распространенные решения. Названия кнопок могут немного отличаться, но логика документа и проверки результата одинаковы.
Подготовка: какие данные понадобятся перед проведением акта
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть вся нормативно-справочная информация. Проверьте карточку контрагента: ИНН, КПП, юридический адрес должны совпадать с данными из акта. Если контрагента нет — создайте его в справочнике «Контрагенты», лучше через автозаполнение по ИНН, чтобы исключить опечатки.
Далее нужен договор с поставщиком. В 1С договор — обязательный реквизит аналитики расчетов: без него документ не проведется корректно, а задолженность «повиснет» не на том объекте. Создайте договор с видом «С поставщиком» и укажите валюту расчетов, если она отличается от рубля.
Также подготовьте сам бумажный акт или его скан: из него потребуются номер, дата, перечень услуг, суммы и ставка НДС. Если поставщик работает с УПД (универсальный передаточный документ), в 1С это отражается одним документом вместо связки «акт + счет-фактура».
Создание документа поступления услуг в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Покупки» и выберите журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Поступление» и выберите вид операции «Услуги (акт)». Если акт оформлен вместе с накладной на товары сопроводительным УПД — выберите вариант «Товары, услуги, комиссия».
Заполните шапку документа: номер и дату акта из первичного документа, контрагента и договор. После выбора договора программа подставит валюту и порядок расчетов. В полях «Зачет авансов» оставьте значение «Автоматически», если не требуется особый порядок зачета предоплаты.
В табличной части «Услуги» добавьте строки: выберите номенклатуру с типом «Услуга» (при необходимости создайте новую позицию в справочнике), укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически — сверьте их с бумажным актом до копейки.
- 1Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ с видом «Услуги (акт)»
- 2Введите номер и дату акта, выберите контрагента и договор с поставщиком
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учета по гиперссылке в табличной части или на вкладке «Счета учета»
- 5Зарегистрируйте счет-фактуру по ссылке внизу документа
- 6Нажмите «Провести» и откройте Дт/Кт для контроля проводок
Настройка счетов учета и счетов затрат
Ключевой момент, где допускают больше всего ошибок, — счет затрат. По умолчанию программа подставляет счет из настроек счетов учета номенклатуры, и это не всегда то, что нужно. Для аренды офиса обычно используют 26 или 44, для услуг производственного характера — 20 или 25, для консультационных услуг — 26 либо 44 в зависимости от учетной политики.
Откройте счета учета по ссылке в строке табличной части и проверьте: счет затрат, статью затрат (для налогового учета важен вид расхода — принимаемый или нет), подразделение и при необходимости номенклатурную группу. От этих аналитик зависит корректность закрытия месяца и декларации по налогу на прибыль.
Счета расчетов с поставщиком (60.01 и 60.02 для авансов) подставляются из договора автоматически. Менять их вручную нужно только в нестандартных ситуациях — например, при расчетах векселями или через взаимозачет по 76 счету.
Регистрация счета-фактуры и отражение НДС
После заполнения табличной части внизу документа появится поле «Счет-фактура». Введите номер и дату счета-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать» — программа создаст документ «Счет-фактура полученный», связанный с поступлением. Если поставщик прислал УПД со статусом «1», отдельный счет-фактура не нужен: УПД сам является основанием для вычета, и в документе поступления это отражается автоматически.
Проверьте, что сумма НДС в счете-фактуре совпадает с суммой НДС в табличной части поступления. Расхождение даже на копейку приведет к разнице между книгой покупок и данными поставщика в АСК НДС-2, что почти гарантированно вызовет требование о пояснениях из налоговой.
Если поставщик не является плательщиком НДС (упрощенец, самозанятый), ставьте ставку «Без НДС» и не регистрируйте счет-фактуру. Для самозанятых вместо счета-фактуры основанием служит чек из приложения «Мой налог» — его номер и дату имеет смысл указать в комментарии к документу.
Проведение документа и проверка проводок
Нажмите «Провести», затем кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Стандартная корреспонденция для услуг: Дт счета затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 — Кт 60.01 на сумму НДС. Если был аванс, дополнительно сформируется проводка зачета: Дт 60.01 — Кт 60.02.
Сверьте результат с ожиданиями: сумма по кредиту 60.01 должна равняться итогу акта с НДС, аналитика по дебету — нужному подразделению и статье затрат. Если проводки отличаются — не исправляйте их вручную через «ручную корректировку», а найдите причину в реквизитах документа.
Как проверить результат
По контрагенту и договору появилась кредитовая задолженность на сумму акта
Задолженности нет или она висит на «пустом» договоре / другом контрагенте
Дт счета затрат — Кт 60.01 без НДС, Дт 19.04 — Кт 60.01 на НДС
Счет затрат 000, нет проводки по НДС при ставке 20%
Сумма акта видна в нужном периоде с корректной аналитикой
Сумма попала в другой месяц или на неверное подразделение
Запись по поставщику с номером его счета-фактуры и суммой НДС
Записи нет либо сумма НДС отличается от счета-фактуры
Особые сценарии: авансы, УПД, услуги в валюте и ЭДО
Акт при частичной предоплате
Если по договору был аванс, проверьте, что документ оплаты («Списание с расчетного счета») проведен и попал на 60.02 по тому же договору. При проведении акта программа автоматически зачтет аванс в пределах суммы поступления. Если зачет не произошел — чаще всего не совпадает договор или организация в документах оплаты и поступления.
Поступление по УПД
При получении УПД создайте документ поступления с соответствующим видом операции и укажите номер и дату УПД. Статус документа (1 — счет-фактура и акт, 2 — только первичный документ) определяет, будет ли создан отдельный счет-фактура. При обмене через ЭДО (Диадок, СБИС, таксомовский оператор) документ часто загружается автоматически — ваша задача сводится к проверке счетов учета и проведению.
Услуги в иностранной валюте
Для валютного договора сумма в рублях рассчитывается по курсу ЦБ на дату акта. Убедитесь, что курсы валют загружены актуально (справочник «Валюты» → «Загрузить курсы»), иначе рублевая оценка будет неверной. При последующей оплате возникнет курсовая разница — она отразится автоматически документом оплаты.
Как выбрать действие
Как найти и исправить ошибки после проведения
Если акт проведен с ошибкой, не удаляйте документ сразу — сначала определите, попал ли он в уже сданную отчетность. Если период закрыт и декларации отправлены, потребуется корректировка текущей датой или уточненная декларация, а не простое перепроведение.
Для исправления мелких ошибок (счет затрат, статья расходов) откройте документ, измените реквизит и перепроведите. Для исправления суммовых ошибок от поставщика используйте документ «Корректировка поступления» — он корректно отразит изменения в НДС через дополнительный лист книги покупок или книгу продаж.
Массовую проверку удобно делать отчетами: «Анализ субконто» по контрагентам покажет все акты поставщика за период, «Обороты между субконто» — задвоения по договорам, а «Экспресс-проверка ведения учета» найдет типовые нарушения по расчетам и НДС.
Полезная привычка — прикреплять скан акта к документу через кнопку «Прикрепить» (скрепка) сразу при вводе. При сверках и запросах налоговой не придется искать бумажный оригинал, а при передаче дел другому бухгалтеру вся первичка останется привязанной к проводкам.
FAQ: частые вопросы по проведению закупочных актов
Чем акт отличается от накладной при проведении в 1С?
Накладная отражает поступление товаров и материалов — она создает движения по складским счетам (10, 41) и требует указания склада. Акт оформляет услуги и работы: движений по складу нет, расход сразу списывается на счета затрат (20, 25, 26, 44). Вид операции документа поступления определяет, какая схема проводок будет применена.
Можно ли провести акт, если счет-фактура придет позже?
Да. Проведите поступление в периоде акта, а счет-фактуру зарегистрируйте, когда документ поступит, указав фактические номер и дату. Вычет НДС будет отражен в том квартале, когда выполнены условия для вычета, — это нормальная практика, расхождением учета не считается.
Что делать, если сумма в акте не сходится с суммой в договоре или счете?
В 1С проводите документ по фактическим данным акта — именно он является первичным учетным документом. Расхождение со счетом на оплату урегулируйте с поставщиком: либо он выставит исправленный акт, либо разница останется задолженностью (переплатой) по договору, что будет видно в ОСВ по 60 счету.
Почему документ не проводится и выдает ошибку по договору?
Наиболее частые причины: не выбран договор, вид договора не «С поставщиком», договор относится к другой организации в базе или валюта договора не совпадает с валютой документа. Откройте карточку договора и проверьте эти реквизиты — после исправления документ проведется.
Как провести акт от самозанятого поставщика?
Используйте обычное поступление услуг со ставкой «Без НДС». Счет-фактуру не регистрируйте. В комментарии укажите номер и дату чека из «Мой налог» — это подтверждение расхода. Дополнительно проверьте статус самозанятого на дату акта через сервис ФНС, чтобы исключить риск признания расхода необоснованным.
Нужен ли отдельный документ, если акт и накладная пришли одним комплектом?
Нет. Создайте один документ поступления с видом операции «Товары, услуги, комиссия» и заполните обе вкладки — «Товары» и «Услуги». Проводки по складу и затратам сформируются одновременно, а счет-фактура будет общим на весь комплект.
Что важно запомнить
Закупочный акт проводится документом поступления услуг: контрагент, договор, табличная часть, счета затрат, счет-фактура — и только затем проведение. Контролируйте результат по проводкам Дт затрат — Кт 60.01 и книге покупок. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировкой, а не удалением документа.