Как провести в 1С займ от физического лица

Займ от физического лица — частый способ пополнить оборотные средства организации: деньги даёт учредитель, директор, сотрудник или стороннее лицо. В 1С такая операция отражается через цепочку документов: поступление на расчётный счёт или в кассу, начисление процентов, удержание НДФЛ с процентов и возврат долга. Если пропустить хотя бы одно звено, в учёте появятся зависшие остатки, а у налоговой — вопросы по налогу на доходы заимодавца.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0), но логика проводок одинакова и для других конфигураций. Ключевой счёт учёта — 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» (срок до года) или 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам» (свыше года). Проценты учитываются на отдельных субсчетах, чтобы не смешивать тело долга и вознаграждение заимодавца.

До начала работы убедитесь, что договор займа оформлен письменно: в нём должны быть сумма, срок, ставка (или указание на беспроцентность) и порядок возврата. Без договора корректно настроить аналитику и обосновать расходы по процентам не получится.

Подготовка: договор, аналитика и выбор счёта учёта

Первый шаг — завести физическое лицо-заимодавца в справочник «Контрагенты». Даже если это сотрудник организации, для расчётов по займу он должен присутствовать как контрагент с видом «Юридическое или физическое лицо» — физическое лицо. Создайте для него договор с видом «Прочее» — именно такой вид позволяет корректно выбирать контрагента в документах по займам.

Счёт учёта зависит от срока договора: до 12 месяцев включительно — счёт 66.03 «Краткосрочные займы», свыше 12 месяцев — 67.03 «Долгосрочные займы». Проценты удобно учитывать на 66.04 и 67.04 соответственно. Такая разбивка нужна для корректного заполнения бухгалтерской отчётности: тело займа и начисленные проценты показываются в разных строках баланса.

Проверьте учётную политику: в ней должно быть закреплено, как организация учитывает проценты по займам (в составе прочих расходов равномерно) и как ведётся налоговый учёт процентов. Это избавит от вопросов при проверке и упростит настройку операций.

Как отразить поступление денег от заимодавца

Если деньги пришли на расчётный счёт, используйте документ «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Получение займа от контрагента». Укажите контрагента-физлицо, договор, сумму и счёт учёта 66.03 или 67.03. Программа сформирует проводку Дт 51 Кт 66.03 (67.03).

При поступлении наличных в кассу оформите «Приходный кассовый ордер» с тем же видом операции. Проводка будет Дт 50.01 Кт 66.03. Учтите кассовую дисциплину: полученные наличные нельзя расходовать сверх установленных лимитов расчётов наличными, а сам факт приёма денег от физлица должен подтверждаться договором.

1. 1
   Создайте контрагента-физлицо и договор с видом «Прочее»
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Поступление»
3. 3
   Выберите вид операции «Получение займа от контрагента»
4. 4
   Укажите контрагента, договор, сумму и счёт 66.03 или 67.03
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 51 Кт 66.03 (67.03)
6. 6
   Сверьте остаток по счёту с суммой договора через ОСВ

Если займ поступает частями, оформляйте отдельный документ на каждое перечисление — это упростит сверку с заимодавцем и расчёт процентов, если они начисляются на фактический остаток долга.

Начисление процентов по займу

Проценты начисляются ежемесячно, независимо от даты их фактической выплаты, — так требует принцип начисления. В 1С:Бухгалтерии нет полностью автоматического документа для процентов по займам от контрагентов, поэтому используется «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную»).

Проводка по начислению: Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 66.04 (67.04). Сумма считается по формуле из договора — обычно: сумма долга × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. Субконто по дебету — статья прочих доходов и расходов с видом «Проценты к получению (уплате)», по кредиту — контрагент и договор.

Удобно завести один документ «Операция» на месяц и копировать его в следующие периоды, меняя только сумму процентов. Расчёт процентов храните в отдельном файле или приложении к договору — при проверке его запросят вместе с регистрами.

В налоговом учёте проценты по займам в общем случае признаются в расходах по фактической ставке без нормирования — это касается займов, не признаваемых контролируемыми сделками. Если заимодавец взаимозависим с организацией, проверьте условия на предмет контролируемой задолженности: при её наличии часть процентов может быть переквалифицирована в дивиденды с иными налоговыми последствиями.

НДФЛ с процентов: организация — налоговый агент

Выплачивая проценты физическому лицу, организация становится налоговым агентом по НДФЛ. Налог удерживается при фактической выплате процентов и перечисляется в бюджет в установленные сроки. Ставка зависит от налогового статуса заимодавца: для резидентов — основная шкала НДФЛ, для нерезидентов — повышенная ставка, если иное не установлено соглашением об избежании двойного налогообложения.

В 1С:Бухгалтерии начисление НДФЛ оформляется документом «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Все документы по НДФЛ»), либо налог отражается через операцию вручную с проводкой Дт 66.04 Кт 68.01. Выплата процентов за минусом удержанного налога проводится документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат займа контрагенту» или «Прочие расчёты с контрагентами» — в зависимости от того, на каком счёте накоплены проценты.

Доход в виде процентов включается в отчётность 6-НДФЛ, а по итогам года отражается в справке о доходах физлица. Проверьте, что дата получения дохода (день выплаты процентов) в учёте совпадает с данными расчёта — расхождения приводят к уточнёнкам.

Возврат займа и процентов: документы и проводки

Возврат тела займа оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат займа контрагенту». Укажите контрагента, договор, счёт учёта 66.03 (67.03) и сумму. Проводка: Дт 66.03 Кт 51. Если возвращаете частями — каждый платёж отдельным документом, остаток долга контролируйте по оборотно-сальдовой ведомости.

Выдача наличных из кассы оформляется «Расходным кассовым ордером» с аналогичным видом операции. Помните об ограничении: расчёты наличными между организацией и физлицом по договору займа не ограничены лимитом 100 000 рублей (он действует для расчётов между юрлицами и ИП), но крупные суммы наличными повышают внимание банка по 115-ФЗ.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 66.03 (67.03) после возврата

Норма

Остаток равен нулю или соответствует невозвращённой части долга

Тревожный признак

Зависшая сумма без активного договора — ошибка в документах

Счёт 66.04 (67.04) после выплаты процентов

Норма

Начисленные проценты равны выплаченным плюс удержанный НДФЛ

Тревожный признак

Разница между начислением и выплатой без объяснения

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Проценты отражены как доход, налог удержан и перечислен

Тревожный признак

Доход есть в бухучёте, но отсутствует в 6-НДФЛ

Беспроцентный займ: особенности отражения

Беспроцентный займ от физлица отражается проще: только поступление и возврат, без начисления процентов и НДФЛ. У физического лица не возникает дохода, а у организации-заёмщика материальная выгода от беспроцентного пользования займом налогом на прибыль не облагается.

Тем не менее договор оформить обязательно, причём в нём должно быть прямо указано, что займ беспроцентный. Если условие о процентах отсутствует вовсе, по умолчанию могут применяться правила ГК РФ о процентах по ключевой ставке — и у организации возникнет обязанность их начислять.

Частые вопросы по учёту займов от физлиц в 1С

Можно ли оформить займ от сотрудника через документы по займам сотрудникам?

Документ «Займ сотруднику» в 1С предназначен для выдачи займов сотрудникам организацией, а не наоборот. Если сотрудник даёт деньги организации, оформляйте его как контрагента-физлицо и используйте стандартные документы поступления и возврата займа от контрагента.

Нужен ли кассовый чек при получении займа наличными?

Поступление и возврат займа не являются расчётами за товары, работы или услуги, поэтому применение ККТ при таких операциях не требуется. Поступление подтверждается приходным кассовым ордером и договором.

Как отразить займ, полученный в валюте?

Займы в валюте учитываются на тех же счетах 66.03/67.03 с валютной аналитикой и переоцениваются на отчётную дату и дату операции. Курсовые разницы относятся на прочие доходы или расходы. В документе поступления укажите валюту договора — программа выполнит пересчёт по курсу автоматически.

Что делать, если физлицо простило долг по займу?

Прощённый долг включается во внереализационные доходы организации. Отражается операцией вручную: Дт 66.03 Кт 91.01. Основание — соглашение о прощении долга или дарения. Учтите, что безвозмездное прощение долга от учредителя может иметь особенности налогообложения в зависимости от его доли в уставном капитале.

Можно ли вернуть займ раньше срока?

Досрочный возврат процентного займа возможен только с согласия заимодавца, если иное не предусмотрено договором. Беспроцентный займ можно вернуть досрочно без согласования. В 1С оформляется обычное списание с расчётного счёта на фактическую дату платежа, проценты начисляются по день возврата.