Как провести в 1С услуги физического лица

Оплата услуг физического лица — одна из операций, которая регулярно вызывает вопросы у бухгалтеров: каким документом оформить, удерживать ли НДФЛ, начислять ли взносы. Ошибка здесь грозит доначислениями при проверке, потому что выплаты физлицам по гражданско-правовым договорам налоговая отслеживает особенно внимательно.

Порядок действий зависит от статуса исполнителя: обычное физическое лицо, самозанятый или индивидуальный предприниматель. Для каждого варианта в 1С предусмотрен свой документ и своя схема налогов. Ниже разобрана работа в 1С:Бухгалтерии 8.3 и кратко — в 1С:ЗУП, где ведутся договоры ГПХ с начислениями.

Определите статус исполнителя до оформления документов

Первый шаг — понять, кто перед вами. От этого зависит весь дальнейший учёт. Обычное физическое лицо по договору ГПХ получает вознаграждение, с которого организация как налоговый агент удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и травматизм по ГПХ не начисляются, если иное не прописано в договоре.

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) платит налог сам, а организация обязана получить от него чек из приложения «Мой налог». Индивидуальный предприниматель тоже рассчитывает свои налоги самостоятельно — организация выступает обычным заказчиком. Смешение этих статусов — самая частая причина ошибок в учёте.

Создайте физическое лицо и договор в справочниках

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес — эти сведения понадобятся для отчётности по НДФЛ и взносам. Если физлицо уже есть в базе, не создавайте дубликат: дубли ломают сводную отчётность.

Затем в карточке контрагента создайте договор. Для обычного физлица подойдёт вид «С поставщиком» — в бухгалтерии специального вида «договор ГПХ» нет, он появляется в 1С:ЗУП. В договоре укажите номер, дату и предмет. Для самозанятого и ИП договор оформляется аналогично, различие только в налоговом статусе контрагента.

В 1С:ЗУП физическое лицо заводится в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры»), а договор ГПХ создаётся отдельным документом «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от версии. Именно там указываются сумма вознаграждения, период действия и код дохода для НДФЛ.

Отразите поступление услуг и акт выполненных работ

Основание для проводки — акт выполненных работ (оказанных услуг), подписанный обеими сторонами. В 1С:Бухгалтерии перейдите в «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Выберите контрагента-физлицо и договор, в табличной части укажите номенклатуру с типом «Услуга», сумму и счёт затрат — например, 26, 44 или 20 в зависимости от назначения услуги.

После проведения документ сформирует проводку Дт счёта затрат — Кт 76.10 (или 60, в зависимости от настроек счетов учёта с контрагентами). Проверьте счёт расчётов сразу: если по умолчанию подставился 60.01, а вы ведёте расчёты с подрядчиками на 76, скорректируйте счета в шапке документа вручную.

Для самозанятого порядок тот же, но дополнительно сохраните чек из «Мой налог» — его номер и дата подтверждают, что выплата не облагается НДФЛ. Без чека налоговая может признать выплату доходом обычного физлица со всеми последствиями.

Начислите НДФЛ и страховые взносы

Если учёт зарплаты ведётся в 1С:ЗУП, начисление по договору ГПХ оформляется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата». Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке резидента и взносы на ОПС и ОМС. Дата фактического получения дохода по ГПХ — день выплаты, поэтому НДФЛ удерживается при выплате, а не при начислении.

Если ЗУП нет и зарплата считается в 1С:Бухгалтерии, используйте документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»): Дт 76.10 — Кт 68.01 на сумму НДФЛ и Дт счёта затрат — Кт 69.02, 69.03 на взносы. Суммы придётся рассчитать самостоятельно: НДФЛ — 13% от вознаграждения (с учётом прогрессивной шкалы при больших доходах), взносы — по действующему единому тарифу в пределах базы. Перед ручным расчётом сверьте актуальные ставки, так как они периодически меняются.

Проведите выплату вознаграждения

Выплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Прочее списание» или «Перечисление подотчётному лицу» — в зависимости от настроек. Укажите получателя-физлицо, счёт расчётов 76.10 и сумму за вычетом НДФЛ. Проводка: Дт 76.10 — Кт 51.

Перечисление НДФЛ в бюджет оформляется отдельным списанием с видом «Уплата налога», налог — НДФЛ налогового агента, в рамках единого налогового платежа. Срок перечисления привязан к общим срокам уплаты НДФЛ налоговым агентом, поэтому не задерживайте платёж после выплаты дохода.

1. 1
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и заполните ИНН, СНИЛС, паспорт
2. 2
   Оформите договор в карточке контрагента
3. 3
   Введите «Поступление услуг (акт)» на сумму вознаграждения
4. 4
   Начислите НДФЛ и взносы в ЗУП или операцией вручную
5. 5
   Выплатите вознаграждение за минусом НДФЛ
6. 6
   Перечислите НДФЛ в бюджет и проверьте отражение в 6-НДФЛ

Проверьте отчётность и типичные ошибки

После завершения операции проверьте, что выплата попала в отчётность: 6-НДФЛ (разделы 1 и 2), персонифицированные сведения о физлицах и расчёт по страховым взносам. В 6-НДФЛ доход по ГПХ отражается по коду дохода 2010 (кроме авторских). Если выплата не попала в отчёт, чаще всего причина в том, что начисление сделано ручной операцией без регистров налогового учёта.

Сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.10: после выплаты и удержания налога сальдо по физлицу должно закрыться. Остаток по дебету означает переплату, по кредиту — недоплату исполнителю.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 76.10 после выплаты

Норма

Сальдо по физлицу нулевое

Тревожный признак

Остаток долга — выплата или удержание НДФЛ не проведены

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Доход и налог по физлицу отражены в периоде выплаты

Тревожный признак

Сумма отсутствует — начисление сделано вне регистров НДФЛ

Пакет документов

Норма

Договор, акт, а для самозанятого — чек «Мой налог»

Тревожный признак

Нет акта или чека — выплату могут не признать

FAQ: частые вопросы по оформлению услуг физлиц в 1С

Можно ли провести услуги физлица без 1С:ЗУП?

Да, если выплат немного. Поступление услуг и выплата оформляются в 1С:Бухгалтерии, а НДФЛ и взносы начисляются операцией вручную. Минус — такие суммы не попадают в регистры налогового учёта автоматически, поэтому 6-НДФЛ и РСВ придётся корректировать вручную или дорабатывать учёт. При регулярных выплатах по ГПХ удобнее вести их в ЗУП.

Какой код дохода указывать для выплаты по договору ГПХ?

Для вознаграждения по договору подряда или оказания услуг применяется код дохода 2010. Для авторских вознаграждений — коды серии 2200. Код указывается в документе начисления в ЗУП и влияет на отражение в справке о доходах и расчёте 6-НДФЛ.

Нужно ли начислять взносы на выплаты самозанятому?

Нет. Плательщик налога на профессиональный доход освобождён от страховых взносов, а заказчик не выступает страхователем. Обязательное условие — наличие чека из приложения «Мой налог» на каждую выплату. Также проверьте, что самозанятый не был вашим работником в последние два года, иначе применение НПД по таким выплатам запрещено.

Что делать, если физлицо оказало услугу, а договора не было?

Оформите договор задним числом нельзя — это создаёт риски при проверке. Корректный путь: заключить договор на текущую дату с условием о зачёте уже выполненных работ или оформить акт на фактически оказанные услуги со ссылкой на устную договорённость, после чего провести документы в 1С текущим периодом. Выплату без договора и акта проводить не следует.

Как отразить компенсацию расходов физлицу по договору ГПХ?

Компенсация документально подтверждённых расходов (проезд, проживание, материалы), предусмотренная договором, отражается отдельной строкой в акте или отдельным поступлением. Такая компенсация, как правило, не облагается НДФЛ и взносами в пределах подтверждённых затрат, но первичные документы (билеты, чеки) должны быть приложены. Без подтверждающих документов сумма включается в облагаемый доход.

Облагается ли аванс физлицу по договору ГПХ НДФЛ?

Да. Датой получения дохода по ГПХ считается день выплаты, поэтому НДФЛ удерживается и с аванса в момент его перечисления. В 6-НДФЛ аванс отражается в периоде выплаты, а окончательный расчёт по акту — в периоде окончательной выплаты.