Учет и Финансы · 11 мин
Как провести в 1С снятие наличных с корпоративной карты
Пошаговая инструкция: как отразить в 1С снятие наличных с корпоративной карты — документы, проводки, передача в кассу, подотчет и типичные ошибки.
Корпоративная карта привязана к расчетному счету организации, но с точки зрения учета снятие наличных с нее — это перемещение денег между банком и кассой либо передача средств подотчетному лицу. От того, на кого оформлена карта (на организацию с назначенным держателем или на конкретного сотрудника), зависит схема документов в 1С.
Ошибка в отражении такой операции приводит к завышению остатка на счете 57 «Переводы в пути», расхождениям с банковской выпиской и кассой, а также к вопросам при проверке обоснованности расходов. Поэтому важно не только провести документы, но и проверить результат по оборотно-сальдовой ведомости и акту сверки с банком.
Ниже разобраны обе ситуации: карта оформлена на организацию (специальный карточный счет) и карта выдана сотруднику как подотчетному лицу. Инструкции даны для 1С:Бухгалтерии 8.3 — в других конфигурациях логика аналогична, отличаются только названия документов.
Определите схему учета: чья карта и куда идут деньги
Перед тем как создавать документы, ответьте на два вопроса: к какому счету привязана карта и кто фактически получил наличные. От этого зависит вся цепочка проводок.
Первый вариант — карта привязана к основному расчетному счету или к отдельному карточному счету организации, а держатель просто снимает наличные и сдает их в кассу. Это перемещение собственных средств: Дт 50 Кт 51 (или 55). Подотчет здесь не возникает.
Второй вариант — карта оформлена на сотрудника, и снятые наличные он тратит на хозяйственные нужды, командировку, закупку материалов. Это выдача под отчет: Дт 71 Кт 51 (55), а расходы закрываются авансовым отчетом.
Как выбрать схему проведения
Настройте счета учета для корпоративной карты
Если карта привязана к отдельному карточному счету, заведите его в справочнике «Банковские счета» организации и укажите счет учета 55. Привязка карты к конкретному банковскому счету в 1С позволяет корректно загружать выписки и не смешивать операции с основным расчетным счетом.
Проверьте, что в учетной политике и настройках плана счетов доступны нужные субсчета: 57 «Переводы в пути» понадобится, если между списанием с карты и оприходованием в кассу проходит время, а 71 — для расчетов с подотчетными лицами. В типовой конфигурации эти счета активны по умолчанию.
Если выписки загружаются из клиент-банка, убедитесь, что операции снятия наличных с карты распознаются корректно. Часто они загружаются как «Снятие наличных» с видом операции, который нужно вручную уточнить до проведения.
Проведите списание с карты и оприходование наличных в кассу
Стандартная цепочка для случая «снял и сдал в кассу» состоит из двух документов. Первый — «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса → Банковские выписки». Вид операции — «Снятие наличных» (в ряде версий — «Перевод на другой счет организации»). Укажите сумму, банковский счет карты и счет учета 57.01.
Второй документ — «Приходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса → Кассовые документы») с видом операции «Получение наличных в банке». Счет учета — тот же 57.01. После проведения обоих документов счет 57 закрывается в ноль, деньги «переезжают» с 51/55 на 50.
Если списание и оприходование происходят в один день и банк проводит операцию мгновенно, допустимо провести напрямую Дт 50 Кт 51 без транзитного счета. Но при загрузке выписок вариант с 57 счетом надежнее: он исключает разрывы, когда списание прошло вечером, а кассовый ордер оформили следующим днем.
- 1Создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Снятие наличных», счет 57.01
- 2Проверьте сумму по чеку банкомата или банковской выписке
- 3Создайте «Приходный кассовый ордер» с операцией «Получение наличных в банке», счет 57.01
- 4Проведите оба документа и убедитесь, что остаток на 57.01 по операции равен нулю
- 5Сверьте остаток по счету 51/55 с банковской выпиской, а по 50 — с кассовой книгой
Оформите снятие наличных сотрудником под отчет
Когда корпоративная карта выдана конкретному сотруднику и он распоряжается наличными самостоятельно, снятие отражается как выдача подотчетных сумм. Документ — «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» (или «Выдача наличных подотчетному лицу» через кассу, если деньги проходят через кассу).
В документе укажите сотрудника из справочника «Физические лица», счет 71.01 и сумму снятия. Проводка будет Дт 71.01 Кт 51 (или 55). На этом этапе расход в учете не признается — это дебиторская задолженность сотрудника перед организацией.
Закрывается задолженность документом «Авансовый отчет»: сотрудник прикладывает чеки, БСО, накладные, а бухгалтер разносит суммы по счетам затрат (10, 26, 44, 60 и др.). Неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу приходным ордером.
Проверьте результат по отчетам
После проведения документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50, 51, 55, 57 и 71. Счет 57 по завершенной операции должен быть закрыт; на 71 не должно «висеть» сумм без авансовых отчетов дольше установленного в организации срока.
Сверьте остаток по банковскому счету карты с выпиской банка. Расхождение чаще всего означает, что операция снятия загрузилась из клиент-банка дважды или проведена вручную поверх загруженной. Удалите дубль до закрытия периода.
Как проверить результат
Сальдо равно нулю, обороты Дт и Кт совпадают с суммой снятия
Висит остаток — не создан приходный ордер или проведен с другим счетом
Остаток в 1С совпадает с остатком по выписке
Разница на сумму снятия — дубль документа или непроведенная операция
Задолженность закрыта авансовым отчетом или возвратом в кассу
Сумма висит без движения — нет авансового отчета и подтверждающих документов
Приходный ордер отражен в кассовой книге тем же днем
Ордер есть, а в книге записи нет — нарушена последовательность документов
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — использование неподходящего вида операции при загрузке выписки. Клиент-банк может присвоить снятию наличных операцию «Прочее списание», и сумма уйдет на счет 91.02 как прочий расход. Всегда проверяйте вид операции до проведения загруженных документов.
Вторая типичная проблема — смешение схем: сотрудник снял наличные под отчет, а бухгалтер провел операцию через кассу. В результате деньги числятся и в кассе, и за сотрудником. Выбирайте одну схему на операцию и придерживайтесь ее.
Особые ситуации и ограничения
Если банк удерживает комиссию за снятие наличных, она отражается отдельным документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» на счет 91.02 (прочие расходы) либо включается в состав расходов на банковские услуги. Комиссия не уменьшает сумму, оприходованную в кассу или выданную под отчет.
При снятии наличных в иностранной валюте с валютной корпоративной карты операции отражаются по счету 52 с пересчетом в рубли по курсу на дату операции; возникают курсовые разницы. Это отдельная методика — если валютные операции разовые, сверяйте каждую с выпиской вручную.
Помните про лимит расчетов наличными между юридическими лицами по одному договору: он установлен указанием Центрального банка. Снятые с карты наличные, потраченные на оплату поставщику сверх лимита, создают риск штрафа — контролируйте назначение наличных до их выдачи.
Удобно завести внутреннее правило: держатель карты в день снятия передает бухгалтеру чек банкомата или скрин операции. Это избавляет от ситуации, когда выписка загружена, а назначение снятой суммы неизвестно, и документ приходится проводить «вслепую».
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести снятие наличных с карты одним документом, без счета 57?
Да, если списание со счета и оприходование в кассу происходят в один день. Тогда в «Списании с расчетного счета» укажите корреспонденцию напрямую с 50 счетом. Но при загрузке выписок и разрыве дат вариант со счетом 57 надежнее и исключает расхождения между банком и кассой.
Чем отличается учет, если карта оформлена на сотрудника, а не на организацию?
Экономически деньги все равно принадлежат организации, но методически операции по такой карте удобнее вести через счет 71 как расчеты с подотчетным лицом. Снятие наличных — это выдача под отчет, которая закрывается авансовым отчетом с подтверждающими документами.
Куда девать комиссию банка за снятие наличных?
Комиссия отражается отдельным списанием на счет 91.02 «Прочие расходы» как плата за банковские услуги. Она не уменьшает сумму, оприходуемую в кассу: в кассу приходит полная снятая сумма, комиссия списывается со счета дополнительно.
Что делать, если снятие загрузилось из клиент-банка как «Прочее списание»?
До проведения документа измените вид операции на «Снятие наличных» или «Перечисление подотчетному лицу» и укажите правильный счет учета. Если документ уже проведен с ошибкой, отмените проведение, исправьте и проведите заново, затем перепроверьте связанные кассовые документы.
Нужен ли авансовый отчет, если сотрудник снял наличные и сразу сдал их в кассу?
Нет. Если деньги полностью возвращены в кассу, оформляется приходный кассовый ордер, и подотчетная задолженность не возникает либо закрывается возвратом. Авансовый отчет нужен только на суммы, фактически израсходованные сотрудником.
Как быть, если по карте сняли наличные, а чек утерян?
Основанием для проводки служит банковская выписка — она подтверждает факт и сумму операции. Чек банкомата желателен, но не обязателен. Для подотчетной части сотрудник дополнительно составляет авансовый отчет, а утраченные подтверждающие документы по конкретным тратам восстанавливаются дубликатами у продавца.
Что важно запомнить
Снятие наличных с корпоративной карты — это перемещение денег, а не расход. Схема зависит от назначения: сдача в кассу проводится парой «Списание с расчетного счета» + «Приходный кассовый ордер» через счет 57, трата сотрудником — через счет 71 с последующим авансовым отчетом. Контролируйте закрытие 57 счета, отсутствие зависших сумм на 71 и совпадение остатков с банковской выпиской.