Учет и Финансы · 11 мин
Как провести покупку за наличные в 1С
Как оформить покупку за наличные в 1С: выдача под отчёт, авансовый отчёт, оприходование товаров, проводки и типичные ошибки. Пошаговая инструкция.
Покупка товаров или материалов за наличные — типовая операция, но в 1С она оформляется не одним документом, а цепочкой: деньги выдаются из кассы под отчёт, сотрудник покупает товар, приносит чеки, а бухгалтер оформляет авансовый отчёт и оприходует ценности. Если пропустить хотя бы один шаг, в учёте возникнут разрывы: зависшие суммы на счёте 71, неоприходованный товар или дважды списанные деньги.
Ниже разобран порядок действий для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), а также отмечены отличия для «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Логика везде одинаковая, отличаются только названия разделов и документов.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых документов и авансовых отчётов, а в справочниках заведены сотрудник-получатель и контрагент-поставщик. Если поставщик разовый, достаточно указать его наименование в авансовом отчёте без создания полноценного договора.
Подготовка: что проверить перед оформлением
Сначала убедитесь, что в информационной базе корректно настроены базовые данные. Откройте справочник «Сотрудники» и проверьте, что физическое лицо, которому выдаются деньги, заведено и не помечено на удаление. Именно сотрудник указывается как подотчётное лицо в кассовом документе.
Проверьте наличие кассы организации: в разделе «Банк и касса» должна быть доступна хотя бы одна касса. Если ведётся учёт по нескольким кассам (например, по обособленным подразделениям), выбирайте ту, из которой фактически выдаются деньги — от этого зависит аналитика проводок.
Также убедитесь, что в плане счетов используется стандартный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». В типовой конфигурации он есть по умолчанию, но если учётная политика или план счетов дорабатывались, проверьте, что счёт не заблокирован и к нему включена аналитика по сотрудникам.
Шаг 1. Выдача денег из кассы под отчёт
Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (расходный кассовый ордер). Укажите дату, организацию, кассу, сотрудника-получателя и сумму.
В поле «Основание» впишите назначение выдачи, например: «На приобретение материалов по заявке». Это поле попадёт в печатную форму РКО (КО-2) и важно для кассовой дисциплины. Распечатайте ордер и передайте на подпись кассиру и получателю — без подписей документ не имеет силы при проверке.
После проведения документ сформирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01 на выданную сумму. Проверить это можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа. Если проводка не сформировалась, чаще всего документ просто записан, но не проведён.
Шаг 2. Оформление авансового отчёта
Когда сотрудник вернулся с покупкой и принёс чеки (кассовый чек, товарная накладная, УПД), создайте авансовый отчёт: раздел «Покупки» → «Авансовые отчёты» → «Создать». Укажите сотрудника — программа автоматически подтянет выданный ему аванс на закладку «Авансы» либо выберите РКО вручную кнопкой «Подбор».
На закладке «Оплата» отражаются суммы, уплаченные поставщикам за товары и услуги. На закладке «Товары» — приобретённые материальные ценности с указанием номенклатуры, количества, цены и счёта учёта (10.01 для материалов, 41.01 для товаров). На закладке «Прочее» — командировочные и представительские расходы, билеты, услуги связи.
К каждой строке укажите документ-основание: номер и дату чека или накладной, наименование поставщика. Эти данные попадут в печатную форму АО-1 и подтвердят расход при налоговой проверке. Чеки без указания реквизитов в отчёте — распространённая причина снятия расходов.
После проведения авансовый отчёт формирует проводки вида Дт 10.01 (41.01, 26, 44) — Кт 71.01. Сальдо по счёту 71 в разрезе сотрудника уменьшится на сумму подтверждённых расходов.
Шаг 3. Оприходование товаров на склад
В «1С:Бухгалтерии» товары, внесённые на закладку «Товары» авансового отчёта, приходуются сразу на указанный склад — отдельный документ не нужен. Достаточно в строке отчёта выбрать склад и счёт учёта.
В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» логика другая: закупка оформляется документом «Приобретение товаров и услуг» (поступление товаров), где способ оплаты указывается как наличный расчёт. Авансовый отчёт при этом закрывает только денежную часть — расчёт с подотчётным лицом. Если оформить и поступление, и товары в авансовом отчёте, номенклатура задвоится на складе.
Как оформлять в разных конфигурациях
Вся операция внутри авансового отчёта: товары приходуются на его закладке «Товары», отдельное поступление не создаётся.
Товары приходуются документом «Приобретение товаров и услуг», авансовый отчёт закрывает только расчёт с сотрудником по деньгам.
Можно ограничиться РКО + авансовый отчёт с приложением чека, без создания карточки контрагента с договором.
Шаг 4. Возврат неиспользованного остатка
Если сотрудник потратил меньше выданного, разницу он обязан вернуть в кассу. Оформите приходный кассовый ордер: «Банк и касса» → «Кассовые документы» → вид операции «Возврат денежных средств от подотчётного лица». Проводка будет Дт 50.01 — Кт 71.01.
Обратная ситуация — перерасход: сотрудник потратил своих денег больше, чем получил. Тогда после утверждения авансового отчёта оформляется РКО на выдачу перерасхода сотруднику. Сумма перерасхода видна в самом авансовом отчёте и в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71.
Контролируйте сроки: по правилам внутреннего контроля сотрудник должен отчитаться по авансу в срок, установленный руководителем, и не может получить новый аванс, пока не отчитался по предыдущему. В 1С это видно по отчёту «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» — дебетовое сальдо по сотруднику означает непогашенный аванс.
Как проверить результат
Сальдо равно нулю или равно сумме нового неотчитанного аванса
Давнее дебетовое сальдо — сотрудник не отчитался, деньги зависли
Количество и сумма совпадают с чеками и накладными
Товар задвоен — вероятно, оформлен и авансовый отчёт, и поступление
РКО и ПКО попали в кассовую книгу с номерами и подписями
Документы проведены задним числом после формирования книги — нарушение нумерации
НДС при покупке за наличные
Если поставщик — плательщик НДС и выдал документ с выделенным налогом (чек с НДС 20% или 10%, УПД, счёт-фактура), сумму НДС укажите в авансовом отчёте в соответствующих колонках: ставка и сумма НДС. Программа сформирует проводку Дт 19 — Кт 71.01.
К вычету НДС по подотчётным покупкам принимается при наличии корректно оформленного счёта-фактуры или УПД. По одному кассовому чеку без счёта-фактуры вычет на практике вызывает споры с налоговой, поэтому для значимых сумм запрашивайте у поставщика полный комплект документов.
Если поставщик на упрощёнке или чек без выделенного НДС, ставьте в строке отчёта ставку «Без НДС» — тогда вся сумма сразу попадёт в стоимость товара или расходов.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оприходование товара дважды: в авансовом отчёте и отдельным документом поступления. Признак — задвоенные остатки на счёте 41 или 10. Исправление: определите, какой документ лишний (обычно поступление), пометьте его на удаление и перепроверьте складские остатки.
Вторая ошибка — выдача денег через «Прочий расход» или сразу на поставщика вместо счёта 71. Тогда расчёт с сотрудником в учёте не отражается, и авансовый отчёт нечем закрывать. Всегда используйте вид операции «Выдача подотчётному лицу».
Третья группа проблем — нарушение последовательности документов: авансовый отчёт проведён датой раньше РКО. Программа может не увидеть аванс, и отчёт зависнет как перерасход. Проверяйте даты и при необходимости восстановите последовательность через «Операции» → «Проведение документов».
Контроль и отчётность после проведения
После завершения всей цепочки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 с детализацией по сотрудникам. Идеальный результат — нулевое сальдо по отработавшему сотруднику: все авансы закрыты отчётами, остатки возвращены или выданы как перерасход.
Проверьте складской отчёт: «Склад» → «Остатки товаров» или оборотка по счёту 41/10 — приход должен совпасть с суммами чеков. Для кассы сформируйте кассовую книгу за день операции и убедитесь, что РКО и ПКО в неё включены.
Регулярно, хотя бы раз в месяц, сверяйте подотчётные суммы с сотрудниками под подпись. Это защищает и бухгалтерию, и работника: споры о «зависших» авансах годовалой давности разрешить значительно сложнее.
Что важно запомнить
Покупка за наличные в 1С — это цепочка: РКО на выдачу под отчёт (Дт 71 — Кт 50), авансовый отчёт с чеками (Дт 10/41/26 — Кт 71), при необходимости ПКО на возврат остатка (Дт 50 — Кт 71). Товар либо приходуется внутри авансового отчёта (Бухгалтерия), либо отдельным поступлением (УТ, КА) — но не дважды. Контрольный показатель — нулевое сальдо по счёту 71 после закрытия операции.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить покупку за наличные без выдачи денег под отчёт?
Да, если сотрудник купил товар за свои деньги. Тогда РКО на аванс не создаётся: сразу оформляется авансовый отчёт с приложением чеков, а после его утверждения — расходный кассовый ордер на возмещение сотруднику потраченной суммы. Проводки те же, просто меняется порядок денежных документов.
Что делать, если чек потерян?
Без подтверждающего документа расход нельзя принять в налоговом учёте. Попросите сотрудника восстановить чек у продавца (многие магазины пробивают дубликат по данным карты или времени покупки). Если восстановить невозможно, сумма либо удерживается из зарплаты с согласия сотрудника, либо списывается за счёт прибыли организации без уменьшения налоговой базы.
Как отразить покупку у физического лица без чека?
При покупке у физлица (например, на рынке или у самозанятого) оформляется закупочный акт по произвольной форме с обязательными реквизитами: данные продавца, наименование и количество товара, сумма, дата, подписи сторон. Если продавец — самозанятый, запросите у него чек из приложения «Мой налог». Закупочный акт прикладывается к авансовому отчёту как оправдательный документ.
Почему авансовый отчёт не видит выданный аванс?
Чаще всего дата авансового отчёта раньше даты РКО, выбран другой сотрудник или другая организация, либо РКО создан с видом операции, отличным от «Выдача подотчётному лицу». Проверьте эти четыре параметра. Если всё верно, а аванс не подтягивается — добавьте документ вручную на закладке «Авансы» через кнопку подбора.
Нужно ли заводить контрагента для разовой покупки в магазине?
Для мелкой разовой покупки по чеку достаточно указать наименование продавца текстом в авансовом отчёте. Полноценную карточку контрагента с договором заводите, когда нужен вычет НДС по счёту-фактуре, постоянные закупки у этого поставщика или когда требуется учёт взаиморасчётов с ним.