Как провести обеспечительный платеж в 1С

Обеспечительный платеж — это денежная сумма, которую одна сторона вносит другой в качестве гарантии исполнения обязательств по договору: аренды, поставки, участия в тендере. В бухгалтерском учете такие суммы не признаются ни расходом, ни доходом до момента зачета или возврата, поэтому отражать их нужно корректно, иначе исказятся и баланс, и налоговая база.

В 1С: Бухгалтерии 8.3 обеспечительный платеж обычно учитывается на счете 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или на счете 60/62 с выделенным субсчетом — в зависимости от принятой в организации учетной политики. Конкретный счет закрепляется в учетной политике, а не выбирается произвольно в каждом документе.

Ниже разобраны основные сценарии: оплата обеспечительного платежа контрагенту, получение обеспечительного платежа от контрагента, зачет платежа в счет аренды или поставки, возврат суммы и учет НДС. Инструкции актуальны для типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8.3; в отраслевых решениях названия документов могут отличаться.

Определите, какой счет использовать для обеспечительного платежа

До внесения первой суммы решите методологический вопрос, потому что от него зависят все дальнейшие документы. Самый распространенный вариант — счет 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Он подходит и для выданных, и для полученных обеспечительных платежей и не смешивается с расчетами по авансам.

Альтернатива — выделенные субсчета к счетам 60 или 62, например 60.22 «Расчеты по обеспечительным платежам». Такой вариант удобен, если обеспечительный платеж почти всегда зачитывается в счет оплаты по тому же договору: зачет оформляется переводом суммы между субсчетами одного счета. Минус — нужно создать субсчет в плане счетов и закрепить его в учетной политике.

Не используйте счета 60.02 и 62.02 «Авансы» для обеспечительных платежей, если по договору сумма не является предоплатой. Обеспечительный платеж юридически отличается от аванса: он не погашает обязательство по оплате, а лишь гарантирует его исполнение. Смешение приведет к ошибкам в расчете НДС с авансов и в отчетности.

Как провести оплату обеспечительного платежа контрагенту

Если ваша организация вносит обеспечительный платеж (например, арендодателю при заключении договора аренды), используйте документ «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса». При загрузке выписок из клиент-банка документ часто создается автоматически — тогда достаточно исправить вид операции и счет.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте или найдите документ списания
2. 2
   Установите вид операции «Прочий расчет с контрагентами» (в ряде релизов — «Прочее списание» с ручным указанием счета)
3. 3
   Выберите контрагента и договор, по которому вносится обеспечение
4. 4
   Укажите счет расчетов 76.09 и сумму платежа
5. 5
   Проверьте проводки: Дт 76.09 Кт 51 — на сумму платежа
6. 6
   Проведите документ и сверьте сальдо по 76.09 с контрагентом в оборотно-сальдовой ведомости

Правильная проводка при внесении обеспечительного платежа: Дт 76.09 — Кт 51. В поле «Сумма НДС» укажите «Без НДС» — обеспечительный платеж не является оплатой товаров или услуг, поэтому объект обложения НДС не возникает ни у плательщика, ни у получателя до момента зачета.

В назначении платежа в платежном поручении избегайте слов «аванс» и «предоплата». Корректная формулировка: «Обеспечительный платеж по договору аренды № … от …, НДС не облагается». Это важно и для банка, и для налоговой: формулировка подтверждает природу платежа при возможных вопросах.

Как отразить получение обеспечительного платежа от контрагента

Зеркальная ситуация: ваша организация — арендодатель или заказчик, и контрагент вносит вам обеспечительный платеж. Используется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» и тем же счетом 76.09. Проводка будет обратной: Дт 51 — Кт 76.09.

Полученный обеспечительный платеж не включается в доходы ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Это кредиторская задолженность, которая будет погашена возвратом денег или зачетом. Если программа при автоматической разноске выписки определила платеж как «Оплата от покупателя» со счетом 62.02, обязательно исправьте вид операции — иначе сумма попадет в авансы и в расчет НДС.

Зачет обеспечительного платежа в счет оплаты

Когда наступает момент зачета — например, обеспечительный платеж по договору аренды засчитывается в счет последнего месяца аренды, — оформляется перенос суммы со счета 76.09 на расчеты по договору. В типовой 1С это делается документом «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную») или документом «Корректировка долга».

Зачет через документ «Операция»

Создайте операцию вручную и добавьте проводку. Если вы — арендатор: Дт 60.01 (арендодатель, договор) — Кт 76.09 на сумму зачета. Если вы — арендодатель: Дт 76.09 — Кт 62.02 (зачет как аванс) или сразу Кт 62.01, если реализация уже отражена. Укажите контрагента и договор в субконто каждой строки.

Зачет через «Корректировку долга»

Документ «Корректировка долга» (раздел «Покупки» или «Продажи») удобнее, когда нужно перенести долг между счетами с автоматическим заполнением. Выберите вид операции «Перенос задолженности» или «Прочие корректировки», укажите контрагента, счет списания 76.09 и счет зачисления. Программа сама сформирует проводки и отразит движение в регистрах расчетов.

Именно в момент зачета у стороны, получившей обеспечение, может возникнуть НДС: зачтенная сумма становится оплатой или авансом по договору. Если зачет идет в счет уже выставленного счета-фактуры, дополнительных действий по НДС не требуется. Если зачтенная сумма стала авансом — на нее нужно выписать счет-фактуру на аванс в общем порядке.

Возврат обеспечительного платежа

Возврат оформляется банковским документом, обратным первоначальному. Если вы возвращаете обеспечение контрагенту — «Списание с расчетного счета», вид операции «Прочий расчет с контрагентами», проводка Дт 76.09 — Кт 51. Если вам вернули внесенный платеж — «Поступление на расчетный счет», проводка Дт 51 — Кт 76.09.

После проведения возврата сальдо по счету 76.09 с данным контрагентом по данному договору должно закрыться. Если остается остаток — либо возвращена не вся сумма, либо часть была зачтена ранее и нужно сверить документы. Частичный зачет и частичный возврат по одному платежу — нормальная ситуация, главное, чтобы каждое движение имело документальное основание.

Если обеспечительный платеж не возвращается, а удерживается контрагентом в счет возмещения ущерба (например, за повреждение арендованного имущества), у стороны, удержавшей сумму, возникает внереализационный доход, а у второй стороны — внереализационный расход. Это оформляется операцией вручную с проводками через 76.09 и 91 счета на основании договора, акта или претензии.

НДС и налоговый учет обеспечительного платежа

До момента зачета или удержания обеспечительный платеж не создает налоговых последствий: это не доход и не расход в налоговом учете, не объект по НДС. Именно поэтому критично не путать его с авансом ни в документах 1С, ни в назначении платежа.

Налоговые последствия возникают в момент превращения платежа в оплату: при зачете в счет арендной платы получатель включает сумму в базу по НДС (или принимает к вычету НДС с аванса, если счет-фактура уже был), при удержании в счет неустойки — отражает внереализационный доход. В 1С эти операции выполняются стандартными документами после проведения зачета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по 76.09

Норма

Сальдо соответствует сумме действующих обеспечительных платежей по договорам

Тревожный признак

Есть старые остатки по завершенным договорам или минусовые сальдо

Счета 60.02 и 62.02

Норма

В авансах нет сумм обеспечительных платежей

Тревожный признак

Обеспечение висит в авансах — завышен НДС с авансов

Проводки банковского документа

Норма

Дт 76.09 Кт 51 (или обратно), НДС не выделен

Тревожный признак

Счет 60/62 с субсчетом аванса или выделен НДС

Часто задаваемые вопросы

Можно ли учитывать обеспечительный платеж на счете 60.02 как аванс?

Технически программа позволит это сделать, но методологически это неверно: обеспечительный платеж не является предоплатой. Последствие — начисление НДС с аванса и искажение дебиторской задолженности. Используйте 76.09 или выделенный субсчет, закрепленный в учетной политике.

Какой вид операции выбрать, если в выписке платеж определился как «Оплата поставщику»?

Откройте документ и измените вид операции на «Прочий расчет с контрагентами» (в некоторых релизах — «Прочее списание» с ручным выбором счета 76.09). После перепроведения проверьте, что проводка изменилась с 60.01/60.02 на 76.09.

Нужно ли выставлять счет-фактуру на обеспечительный платеж при его получении?

Нет, при получении обеспечительного платежа счет-фактура не выставляется, поскольку это не аванс и не оплата. Счет-фактура оформляется только в момент зачета суммы в счет оплаты — как на аванс или в составе реализации, в зависимости от ситуации.

Как провести зачет, если обеспечительный платеж зачитывается частями в счет нескольких месяцев аренды?

Каждый частичный зачет оформляется отдельным документом «Операция» или «Корректировка долга» на соответствующую сумму в периоде зачета. Сальдо по 76.09 будет уменьшаться постепенно до полного закрытия.

Что делать, если контрагент не вернул обеспечительный платеж после окончания договора?

В учете сумма продолжает числиться как дебиторская задолженность на 76.09. По истечении срока исковой давности безнадежный долг списывается на внереализационные расходы документом корректировки долга или операцией вручную с проводкой Дт 91.02 — Кт 76.09, при необходимости — через резерв по сомнительным долгам.

Отличается ли учет обеспечительного платежа в 1С: Управление нашей фирмой или ERP?

Принцип тот же — расчеты вне авансов, — но документы называются иначе. В УНФ используется «Расход со счета» с видом операции «Прочие расчеты», в ERP — «Списание безналичных ДС» с операцией прочих расчетов и указанием счета 76.09. Проверьте соответствие проводок после проведения.