Учет и Финансы · 9 мин
Как провести в 1С договор аренды с физическим лицом
Пошаговая инструкция, как в 1С оформить договор аренды с физическим лицом: настройка контрагента, начисление аренды, удержание НДФЛ и отражение в отчетности.
Аренда помещения, транспорта или оборудования у физического лица — распространённая ситуация для организаций и ИП. Особенность такой сделки в том, что арендатор становится налоговым агентом по НДФЛ: он обязан удержать налог с арендной платы и перечислить его в бюджет, а в 1С это нужно отразить корректно, чтобы не исказить ни бухгалтерский, ни налоговый учёт.
Материал ориентирован на пользователей «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), как наиболее массовой конфигурации. Логика в «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» похожа, отличаются названия документов и разделы меню.
Основная сложность — не техническая, а методическая: нужно правильно завести контрагента, выбрать способ начисления аренды, настроить счёт учёта затрат и корректно провести удержание НДФЛ. Разберём каждый шаг с проверкой результата.
Проверьте основания: когда арендатор удерживает НДФЛ
Организация или ИП, арендующие имущество у физического лица, признаются налоговыми агентами по НДФЛ в отношении арендных платежей. Это значит, что выплатить арендодателю нужно сумму за вычетом налога, а сам налог перечислить в бюджет. Ставка зависит от налогового статуса арендодателя и действующих правил на момент выплаты.
Исключения, когда НДФЛ удерживать не нужно: арендодатель зарегистрирован как ИП или самозанятый (плательщик НПД) и подтверждает это статусом и чеком. В этих случаях он сам отвечает за свои налоги. Перед настройкой в 1С обязательно уточните статус арендодателя и сохраните подтверждающий документ — от этого зависит вся схема проводок.
Заведите контрагента и договор аренды
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента укажите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (при наличии), адрес и паспортные данные — они понадобятся для отчётности по НДФЛ. Если арендодатель — самозанятый, вид всё равно оставьте «Физическое лицо», статус отразите в комментарии или дополнительном реквизите.
В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С поставщиком». Укажите номер и дату договора аренды — они попадут в печатные формы и регистры. Отдельного специального вида «аренда» в типовой конфигурации нет, это нормально: арендные услуги учитываются как обычные услуги стороннего контрагента.
Настройте счета учёта арендных затрат
Арендная плата относится на расходы: счёт зависит от назначения арендуемого объекта. Для офисного помещения обычно используют счёт 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 для торговых организаций, для производственных площадей — 20 или 25. Счёт расчётов с арендодателем — 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками» либо 60, в зависимости от принятой в учётной политике практики.
Счета задаются в документе начисления вручную или подставляются автоматически из настроек счетов учёта с контрагентами (раздел «Главное» → «Настройки» → связанные правила учёта). Проверьте, что для статьи затрат указан правильный вид расхода для налогового учёта — от этого зависит корректное признание расходов по налогу на прибыль или УСН.
Начислите арендную плату документом поступления
Ежемесячное начисление оформляйте документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» в разделе «Покупки». В табличной части укажите номенклатуру вида «Услуга» (например, «Аренда помещения»), сумму по договору и счёт затрат. НДС при аренде у обычного физлица не возникает — в поле ставки выберите «Без НДС».
После проведения документа сформируются проводки Дт счёта затрат — Кт 76.05 (или 60). Если предмет аренды существенен по стоимости и срок договора длительный, может потребоваться применение ФСБУ 25/2018 с отражением права пользования активом — в 1С для этого есть отдельный механизм в разделе «ОС и НМА». Для краткосрочной и недорогой аренды достаточно обычного поступления услуг.
- 1Создайте контрагента-физлицо и договор «С поставщиком»
- 2Оформите «Поступление (услуги)» на сумму аренды за месяц
- 3Проверьте счета: Дт затратного счёта, Кт 76.05
- 4Отразите начисление и удержание НДФЛ (операция учёта НДФЛ или зарплатные документы)
- 5Выплатите арендодателю сумму за минусом налога
- 6Перечислите НДФЛ в бюджет и проверьте попадание в 6-НДФЛ
Удержите и перечислите НДФЛ
Если физлицо не является сотрудником, используйте документ «Все операции по НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «НДФЛ») или «Операция учёта НДФЛ». Укажите дату получения дохода (дату выплаты), код дохода для арендной платы — 1400, сумму дохода и исчисленный налог. Документ сформирует записи в регистрах, которые попадут в расчёт 6-НДФЛ.
Выплату арендодателю оформите «Списанием с расчётного счёта» или «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» (или «Возврат/оплата поставщику») на сумму за вычетом НДФЛ. В бухгалтерском учёте удержание налога отражается проводкой Дт 76.05 — Кт 68.01, перечисление в бюджет — Дт 68.01 — Кт 51.
Срок перечисления НДФЛ налоговым агентом привязан к дате удержания и действующим правилам уплаты (в том числе через единый налоговый платёж). Сверьтесь с актуальными сроками на момент выплаты — нарушение срока влечёт пени даже при правильно исчисленном налоге.
Проверьте результат в учёте и отчётности
После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.05 с субконто по контрагенту: остаток должен соответствовать реальной задолженности перед арендодателем. Проверьте карточку счёта 68.01 — там должны быть начисление налога с аренды и его перечисление.
Далее сформируйте регистр налогового учёта по НДФЛ и черновик 6-НДФЛ за период. Убедитесь, что доход арендодателя отражён с кодом 1400, дата получения дохода совпадает с датой выплаты, а удержанный налог попал в нужный срок перечисления. Расхождения на этом этапе проще исправить до сдачи отчётности, чем подавать уточнения.
Как проверить результат
Сальдо равно неоплаченной части аренды за минусом НДФЛ
Сальдо равно полной сумме аренды — возможно, налог не отражён
Доход с кодом 1400, дата = дата выплаты
Дохода нет или код другой — 6-НДФЛ заполнится неверно
Есть начисление и перечисление налога
Есть начисление без перечисления — риск пеней
Особые сценарии: самозанятый, сотрудник, аренда с выкупом
Арендодатель — самозанятый
НДФЛ не удерживайте, но требуйте чек из «Мой налог» на каждую выплату и храните его вместе с актом. В 1С проводится только поступление услуги и оплата полной суммы, документы по НДФЛ не создаются. Убедитесь, что самозанятый не является вашим действующим сотрудником или уволенным менее двух лет назад — в этих случаях режим НПД для выплат от вашей организации не применяется.
Арендодатель — ваш сотрудник
Доход от аренды не относится к оплате труда, поэтому страховые взносы на него не начисляются. НДФЛ удерживается в общем порядке: можно отразить через «Операцию учёта НДФЛ» по физлицу, чтобы данные консолидировались в одной карточке налогоплательщика.
Долгосрочная аренда и ФСБУ 25/2018
Если срок аренды превышает 12 месяцев и организация не применяет упрощённый учёт, в 1С оформляется документ «Поступление в аренду (лизинг)» в разделе «ОС и НМА» с признанием права пользования активом и обязательства по аренде. Ежемесячные платежи тогда гасят обязательство, а расход формируется через амортизацию ППА и проценты. Это трудоёмкий участок — при сомнениях сверьте настройки с методистом или аудитором.
Удобно завести шаблон документа поступления аренды и копировать его каждый месяц, меняя только дату и период услуги. Это исключает ошибки в счетах учёта и номенклатуре, которые часто возникают при ручном вводе «с нуля».
Частые вопросы
Можно ли оформить аренду у физлица без удержания НДФЛ, если он попросил платить всю сумму?
Нет. Обязанность налогового агента не зависит от договорённостей сторон: если арендодатель — обычное физлицо (не ИП и не самозанятый), организация обязана исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Условие договора о полной выплате не освобождает от ответственности.
Какой код дохода указывать для арендной платы в 6-НДФЛ?
Для дохода от сдачи в аренду имущества применяется код 1400. Дата получения дохода — день фактической выплаты арендной платы физлицу, а не дата акта или начисления.
Нужно ли начислять страховые взносы на арендную плату физлицу?
Нет. Выплаты по договорам аренды (имущественного найма) не являются объектом обложения страховыми взносами, поскольку связаны с передачей имущества в пользование, а не с выполнением работ или оказанием услуг.
Как отразить аренду, если организация на УСН?
Порядок документов тот же: поступление услуги, удержание НДФЛ, оплата. Разница в налоговом учёте: арендная плата признаётся расходом УСН после фактической оплаты арендодателю. НДФЛ как налоговый агент организация на УСН удерживает в полном объёме.
Что делать, если НДФЛ с аренды не был удержан вовремя?
Удержать налог нужно при ближайшей денежной выплате этому физлицу. Если удержать невозможно (выплат больше не будет), до установленного срока сообщите в налоговый орган о невозможности удержания — в 1С это отражается соответствующим документом по НДФЛ, и сведения попадут в приложение к 6-НДФЛ.
Что важно запомнить
Аренда у физлица в 1С оформляется как поступление услуг по договору «С поставщиком», а главная зона ответственности — НДФЛ: удержите его с каждой выплаты (код дохода 1400), перечислите в срок и проверьте попадание в 6-НДФЛ. С самозанятых налог не удерживайте только при наличии чека из «Мой налог».