Как провести услугу в 1С от самозанятого

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) — обычный контрагент для целей учёта, но с рядом особенностей: он не выставляет счета-фактуры, не платит НДС, а подтверждающим документом служит чек из приложения «Мой налог». В 1С такие операции проводятся без НДС, без удержания НДФЛ и страховых взносов — при условии, что статус самозанятого действителен на дату оплаты.

Основной риск при работе с самозанятыми — переквалификация отношений в трудовые. Налоговая инспекция обращает внимание на регулярные одинаковые выплаты, на бывших сотрудников, уволенных менее двух лет назад, и на услуги, которые фактически являются должностными обязанностями. Поэтому корректное оформление в 1С — это не только правильные проводки, но и полный комплект документов: договор, акт, чек НПД.

Ниже разобран порядок действий для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и общие принципы для «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия кнопок могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика учёта одинакова.

Проверка статуса самозанятого перед оплатой

Прежде чем проводить услугу, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Это критично: если человек утратил статус самозанятого (например, превысил лимит дохода или снялся с учёта), а вы продолжаете платить ему без удержания НДФЛ, налоговая доначислит налог и взносы уже на вас как на налогового агента.

Проверка выполняется бесплатно через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН исполнителя. В ответ сервис показывает, состоит ли лицо на учёте в качестве самозанятого. Результат проверки рекомендуется сохранить (скриншот или PDF) и подшить к договору — это подтвердит вашу добросовестность при возможных вопросах.

Отдельный случай — бывшие сотрудники. НПД не применяется к доходам от бывшего работодателя, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Платить такому исполнителю как самозанятому нельзя — только по трудовому договору или с удержанием НДФЛ по договору ГПХ.

Заведение контрагента — самозанятого в справочнике

Самозанятый заводится в справочник «Контрагенты» как юридическое лицо с видом «Физическое лицо» (поле «Вид контрагента»). Укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — именно по нему выполняется проверка статуса), при наличии — адрес и банковские реквизиты для оплаты.

Если самозанятый одновременно имеет статус ИП на НПД, заводите его как «Индивидуальный предприниматель» — это влияет на отражение в отчётности и на выбор типовых договоров. ИП на НПД также не платит НДС и не выставляет счета-фактуры, порядок проведения услуги тот же.

В карточке договора укажите вид договора «С поставщиком» (или «Прочее» — в зависимости от конфигурации). Номер и дату договора возьмите из бумажного документа: договор с самозанятым обязателен, он определяет предмет, цену и отсутствие признаков трудовых отношений (нет графика работы, нет подчинения, оплата за результат).

Проведение поступления услуги в 1С:Бухгалтерия

Услуга от самозанятого отражается стандартным документом поступления. Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Выберите контрагента и договор, укажите дату акта.

В табличной части добавьте номенклатуру с видом «Услуга», укажите количество, цену и сумму. Ключевой момент — ставка НДС: выберите «Без НДС», поскольку плательщики НПД не являются плательщиками НДС. Счёт учёта затрат подберите по смыслу услуги: 26, 44, 20, 25, 91.02 и т.д. Счёт расчётов — 76.05 (или 60.01, в зависимости от настроек учётной политики и договора).

После проведения документ сформирует проводку вида Дт 26 (44, 20…) Кт 76.05 на сумму услуги. Никаких проводок по НДС быть не должно. Если программа предлагает зарегистрировать счёт-фактуру — не делайте этого: самозанятый не выставляет счета-фактуры, а «входной» НДС у такой операции отсутствует.

1. 1
   Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните результат
2. 2
   Заведите контрагента как физическое лицо, заполните ИНН и договор
3. 3
   Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
4. 4
   Заполните услугу, счёт затрат, ставку НДС «Без НДС»
5. 5
   Приложите к документу чек НПД из «Мой налог» (файл или реквизиты)
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт затрат Кт 76.05, без НДС
7. 7
   Оформите оплату документом «Списание с расчётного счёта»

Чек из «Мой налог» — обязательный подтверждающий документ

Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — главный документ, подтверждающий легальность выплаты без НДФЛ. Требуйте чек на каждую оплату до её совершения или одновременно с ней. В чеке должны быть наименование вашей организации и её ИНН — это подтверждает, что доход получен именно от юридического лица.

Проверить подлинность чека можно по ссылке или QR-коду, указанным в самом чеке. В 1С чек удобно приложить к документу поступления через механизм присоединённых файлов (скрепка в форме документа) — тогда комплект документов хранится в базе и доступен при выгрузке по требованию ФНС.

Если самозанятый не прислал чек, а деньги уже перечислены, запросите чек немедленно. Без чека налоговая может счесть выплату доходом по договору ГПХ с обязанностью удержать НДФЛ и начислить взносы. Аннулированный чек также является проблемой: периодически проверяйте статусы чеков по крупным выплатам.

Оплата и отражение в учёте

Оплата самозанятому проводится как обычный платёж поставщику: документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор, сумму и документ расчётов (акт поступления), чтобы корректно закрылась задолженность по счёту 76.05.

Платить можно на карту или счёт самозанятого — закон не ограничивает способ расчёта между юрлицом и плательщиком НПД. Назначение платежа сформулируйте по договору: «Оплата по договору №… от … за услуги…, НДС не облагается». Упоминание отсутствия НДС в назначении платежа — хорошая практика, упрощающая банковский контроль.

После оплаты проверьте взаиморасчёты: отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 76.05 (или 60) по данному контрагенту должен показать нулевое сальдо, если акт и оплата совпадают по сумме. Зависшее сальдо чаще всего означает, что в платёжке не выбран документ расчётов или суммы расходятся.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления

Норма

Дт счёта затрат Кт 76.05 (60.01), НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть проводка по НДС (19-й счёт) или неверный счёт затрат

ОСВ по счёту расчётов с контрагентом

Норма

Сальдо нулевое после акта и оплаты

Тревожный признак

Висит дебет или кредит — не закрыт документ расчётов

Чек НПД

Норма

Чек действителен, в нём указаны ваши наименование и ИНН

Тревожный признак

Чек аннулирован, отсутствует или оформлен на другое лицо

Статус самозанятого

Норма

Статус НПД активен на дату оплаты

Тревожный признак

Статус утрачен или не подтверждён

Особенности для других конфигураций 1С

1С:Управление нашей фирмой (УНФ)

В УНФ услуга от самозанятого проводится документом «Приходная накладная» с видом операции «Поступление от поставщика» (раздел «Закупки»). В карточке контрагента также укажите вид «Физическое лицо», ставку НДС в строке установите «Без НДС». Оплата оформляется документом «Расход со счёта». Логика полностью аналогична бухгалтерской: чек НПД прикладывается к документу, НДФЛ не начисляется.

1С:ЗУП и выплаты по ГПХ

Если по какой-то причине выплата самозанятому проходит через зарплатную конфигурацию (например, это бывший сотрудник, которому нельзя платить как самозанятому), оформляется договор ГПХ с начислением НДФЛ и взносов. Саму выплату плательщику НПД в ЗУП отражать не нужно — это учёт поставщика, а не персонала.

Налоговые последствия и ограничения

Расходы на услуги самозанятых принимаются в налоговом учёте при наличии договора, акта (или иного документа об оказании услуги) и чека НПД. Комплект из трёх документов — стандартное требование при проверке обоснованности расходов.

Организация не становится налоговым агентом по выплатам плательщику НПД: НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются, в отчёты 6-НДФЛ и РСВ эти суммы не попадают. Исключение — ситуации, когда статус НПД не подтверждён или неприменим (бывшие сотрудники, отдельные виды деятельности, запрещённые для НПД).

Помните про ограничения самого режима: самозанятый не может оказывать услуги по посредничеству (агентские договоры), продавать подакцизные товары, а его годовой доход ограничен установленным лимитом. Если услуга по своей сути агентская, НПД для неё не подходит — оформляйте договор с ИП на другом режиме или с удержанием НДФЛ.

Частые вопросы

Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?

Да, расчёты наличными с физическим лицом — плательщиком НПД не запрещены. Оформляется расходный кассовый ордер, а чек НПД остаётся обязательным независимо от формы оплаты. На практике безналичная оплата удобнее: проще подтвердить факт расчёта.

Что делать, если самозанятый прислал чек на другое юрлицо или с ошибкой в ИНН?

Попросите аннулировать ошибочный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректными реквизитами вашей организации. Чек с чужим ИНН не подтверждает доход от вас, и выплата может быть признана необоснованной.

Нужно ли включать выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?

Нет. Плательщик НПД сам платит налог со своих доходов, организация налоговым агентом не является, поэтому выплаты не отражаются ни в 6-НДФЛ, ни в расчёте по страховым взносам. Исключение — случаи, когда статус НПД не подтверждён: тогда выплата облагается как обычный доход по договору ГПХ.

Можно ли работать с самозанятым без договора, только по счёту и чеку?

Формально чек НПД подтверждает доход исполнителя, но для обоснования расходов и защиты от переквалификации в трудовые отношения договор настоятельно рекомендуется. Разовую мелкую услугу иногда оформляют актом и чеком, но при регулярных выплатах без договора риски существенно растут.

Как отразить аванс самозанятому?

Проводится обычное «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику» без документа расчётов — сумма встанет на дебет счёта расчётов как аванс. После оказания услуги создайте поступление, и аванс зачтётся. Чек НПД самозанятый обычно формирует на фактически полученную сумму, в том числе на аванс.

Самозанятый одновременно является ИП — это что-то меняет в 1С?

Меняется только оформление карточки контрагента: заводите его как индивидуального предпринимателя, а не физическое лицо. Порядок учёта тот же: ИП на НПД не платит НДС, выставляет чек «Мой налог», НДФЛ и взносы за него не начисляются.