Учет и Финансы · 9 мин
Как провести услуги от самозанятых в 1С 8
Как отразить в 1С 8 услуги от самозанятого: договор ГПХ, акт, чек из «Мой налог», счета-фактуры нет. Проводки, налоги и типичные ошибки бухгалтера.
Компании всё чаще заказывают работы и услуги у самозанятых — плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). Для бухгалтера такая операция проще, чем договор с физлицом-непредпринимателем: нет НДФЛ, нет страховых взносов, нет НДС. Но и требований к документам хватает: без чека из приложения «Мой налог» расходы подтвердить нельзя, а ошибка в статусе исполнителя грозит доначислением взносов.
В типовых конфигурациях 1С 8 (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) услуги самозанятого проводятся через стандартный документ поступления услуг с особенностями в карточке контрагента и договоре. Ниже разобраны все шаги: от проверки статуса исполнителя до проверки проводок и закрытия месяца.
Проверка статуса самозанятого до оплаты
Прежде чем проводить услугу в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН — сервис показывает, действует ли режим на конкретную дату. Если человек снялся с учёта как самозанятый, но продолжает работать «по-старому», для вас это риск: налоговая может признать выплату доходом физлица и доначислить НДФЛ и взносы.
Второй обязательный контроль — исполнитель не должен быть вашим действующим сотрудником, а также бывшим сотрудником, уволенным менее двух лет назад, если речь идёт о тех же функциях. Выплаты таким лицам не подпадают под НПД, и попытка провести их как услуги самозанятого — прямой путь к претензиям при проверке.
Результат проверки статуса сохраните: скриншот или PDF с сайта ФНС приложите к комплекту документов. Это ваше доказательство добросовестности при камеральной проверке.
Настройка контрагента и договора в 1С
Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» (в БП 3.0 — переключатель «Юридическое / Физическое лицо» в карточке). Укажите ФИО и ИНН самозанятого — ИНН обязателен, по нему вы будете сверять чек. Никаких специальных признаков «самозанятый» в типовой карточке контрагента нет, поэтому многие бухгалтеры добавляют пометку в наименование или в поле комментария, чтобы не спутать с обычным физлицом.
Договор создайте с видом «С покупателем/поставщиком» — для услуг это договор с поставщиком. Важно: не используйте договоры зарплатного проекта или договоры ГПХ из зарплатного блока, если конфигурация предлагает выбор. Оплата самозанятому — это расчёты с поставщиком, а не начисление дохода физлицу, иначе программа начнет формировать НДФЛ и взносы.
Каким документом проводить услуги
В 1С:Бухгалтерии 8.3 используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор, дату акта, сумму и счёт учёта затрат — например, 26, 44.01 или 20 в зависимости от характера услуги. В поле «Счета учёта» укажите 60.01 для расчётов и 60.02 для авансов, как с обычным поставщиком.
НДС в документе не будет: в поле ставки выберите «Без НДС». Счёт-фактура от самозанятого не выставляется и не требуется — плательщики НПД не являются плательщиками НДС. Если программа требует регистрацию счёта-фактуры, просто не регистрируйте его.
В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации аналогичный документ — «Приобретение услуг и прочих активов». Логика та же: поставщик-физлицо, договор, статья расходов, без НДС.
- 1Проверьте статус самозанятого на сайте ФНС по ИНН и сохраните подтверждение
- 2Создайте контрагента-физлицо с ИНН и договор с поставщиком
- 3Получите акт и чек из «Мой налог» с реквизитами вашей организации
- 4Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», ставка «Без НДС»
- 5Укажите счёт затрат и статью расходов, проведите документ
- 6Оплатите через «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику»
- 7Проверьте проводки и оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60
Чек из «Мой налог» и комплект документов
Основание для расходов — связка «договор (при разовой сделке допустимо без письменного договора, но лучше оформить) + акт + чек». Чек самозанятый формирует в приложении «Мой налог» и передаёт вам в электронном виде или на бумаге. В чеке обязательно должны быть: ваш ИНН и наименование как покупателя, наименование услуги, сумма и дата.
В 1С чек не вводится отдельным документом — он хранится как приложение к поступлению. Удобно прикрепить PDF чека к документу через кнопку прикрепления файлов, чтобы при выгрузке по требованию ФНС всё было в одном месте. Номер и дату чека бухгалтеры часто указывают в комментарии к поступлению.
Если услуга регулярная (например, ежемесячное ведение соцсетей), самозанятый формирует чек на каждую выплату, а вы каждый месяц создаёте новое поступление. Копировать документ проще, чем создавать заново — используйте F9 или «Скопировать».
Оплата и проводки
Оплата проводится документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Счёт расчётов — 60.01 (или 60.02, если это аванс, с последующим зачётом). Никаких удержаний из суммы не делайте: самозанятый платит налог сам, вы перечисляете полную сумму по акту.
Типовые проводки после проведения обоих документов: Дт 26 (44, 20) Кт 60.01 — отражена стоимость услуг; Дт 60.01 Кт 51 — оплачено поставщику. Никаких записей по 68.01 (НДФЛ) и 69-м счетам быть не должно — это главный маркер правильности оформления.
Как проверить результат
После оплаты сальдо нулевое
Висит дебет или кредит — не зачтён аванс или не проведена оплата
Дт затратного счёта Кт 60.01, без НДС
Есть 19-й счёт или строки по 68/69
Отсутствуют
Начислены НДФЛ/взносы — лицо заведено как сотрудник или ГПХ в ЗУП
Договор, акт, чек с вашим ИНН, проверка статуса
Чек без реквизитов покупателя или отсутствует
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — заведение самозанятого как обычного физлица по договору ГПХ с начислением НДФЛ и взносов. Это не ошибка в пользу бюджета, но создаёт лишнюю отчётность (6-НДФЛ, РСВ) и путаницу. Обратная ситуация опаснее: проведение обычного физлица «как самозанятого» без проверки статуса — здесь уже доначисления и штрафы.
Вторая группа ошибок — с чеками: чек на физлицо вместо организации, чек на другую сумму, чек следующим месяцем после квартального закрытия. Договоритесь с исполнителем заранее: чек формируется в день оплаты, с указанием ИНН вашей компании.
Особые ситуации: авансы, взаимозачёты, УСН
Аванс самозанятому оформляется стандартно: «Списание с расчётного счёта» на 60.02, после акта — зачёт аванса в документе поступления. Учтите, что при авансе 100% самозанятый обязан выдать чек на полученную сумму, а не на сумму акта — контролируйте соответствие.
Если ваша компания на УСН «доходы минус расходы», расход признаётся после оплаты — при совпадении месяца акта и оплаты разницы с общей системой не будет. При авансе под УСН расход попадёт в КУДиР только после получения акта, а чек обычно уже есть — даты в документах 1С расставляйте корректно, чтобы книга учёта доходов и расходов сформировалась правильно.
Удобно завести отдельную папку в справочнике контрагентов «Самозанятые (НПД)» и хранить в прикреплённых файлах карточки проверку статуса. При массовых выплатах самозанятым это экономит часы на подготовке ответов на требования ФНС.
FAQ
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С 8 — это контрагент-физлицо с договором поставщика, поступление услуг без НДС, оплата поставщику без удержаний. НДФЛ и взносов нет. Расходы подтверждаются актом и чеком «Мой налог» с вашими реквизитами, статус исполнителя проверяется на сайте ФНС до оплаты.
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своего дохода. Организация-заказчик перечисляет полную сумму по акту и не является налоговым агентом. Если 1С начисляет НДФЛ — значит, исполнитель ошибочно заведён как сотрудник или подрядчик ГПХ в зарплатном учёте.
Что делать, если самозанятый прислал чек без ИНН нашей компании?
Такой чек не подтверждает расходы организации. Попросите исполнителя аннулировать чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый, указав ваш ИНН и наименование как покупателя. До получения корректного чека расход в налоговом учёте лучше не признавать.
Можно ли провести услуги, если самозанятый не выдал акт?
Формально для НПД акт не обязателен — достаточно договора и чека. Но на практике акт рекомендуется: он подтверждает факт и объём оказанных услуг и упрощает ввод документа поступления в 1С. При его отсутствии в поступлении укажите реквизиты чека и договора.
Как отразить услуги самозанятого в 1С:ЗУП?
В ЗУП такие выплаты отражать не нужно — это не зарплатная операция. Весь учёт ведётся в бухгалтерской программе через поступление услуг. Документ «Договор ГПХ» в ЗУП предназначен для обычных физлиц и автоматически тянет НДФЛ и взносы.
Есть ли лимит выплат одному самозанятому?
Для заказчика лимита нет. Ограничение действует для самого исполнителя: при превышении годового дохода, установленного для НПД, он теряет право на режим. Отслеживать это — его обязанность, но при крупных регулярных выплатах стоит периодически перепроверять статус на сайте ФНС.
Можно ли принять к вычету НДС с услуг самозанятого?
Нет. Плательщики НПД не начисляют НДС и не выставляют счета-фактуры, поэтому вычета нет в принципе. В документе поступления всегда указывайте ставку «Без НДС» и не регистрируйте счёт-фактуру.