Как провести услуги нотариуса в 1С

Оплата услуг нотариуса — типовая хозяйственная операция: заверение доверенностей, удостоверение договоров, нотариальные тарифы при регистрации изменений в учредительных документах. В 1С:Бухгалтерии такие расходы отражаются через документы поступления услуг или авансовые отчёты, в зависимости от того, кто платил нотариусу — организация с расчётного счёта или сотрудник из подотчётных средств.

Ключевая особенность нотариальных расходов — отсутствие НДС. Нотариусы, занимающиеся частной практикой, не являются плательщиками НДС, поэтому в платёжных документах и квитанциях налог не выделяется. Это влияет на настройку документа в 1С: ставку нужно указывать «Без НДС», иначе программа сформирует неверные проводки по счёту 19.

Ниже разобраны оба сценария проведения — через расчётный счёт и через подотчётное лицо, — правила признания расходов в налоговом учёте, настройка счетов затрат и контрольные точки для проверки результата.

Какие документы подтверждают расходы на нотариуса

Прежде чем вносить операцию в программу, убедитесь, что у бухгалтера есть первичные документы. Нотариус выдаёт квитанцию (бланк строгой отчётности) или кассовый чек, а при оплате с расчётного счёта — счёт и документ об оказании услуги. Реквизиты нотариуса, сумма и назначение платежа должны читаться однозначно.

Если нотариальное действие связано с конкретной сделкой (например, удостоверение договора купли-продажи доли), полезно хранить копию самого договора вместе с платёжным документом — это подтвердит производственный характер расхода при проверке.

Настройка справочников перед проведением

Проверьте, есть ли нотариус в справочнике «Контрагенты». Нотариус регистрируется как юридическое лицо или как физическое лицо (частнопрактикующий нотариус) — в зависимости от того, какие реквизиты указаны в документах. ИНН у частного нотариуса есть, КПП отсутствует — поле КПП оставьте пустым.

В карточке договора с контрагентом укажите вид договора «С поставщиком». Отдельный договор можно не заводить, если программа настроена на учёт по одному основному договору, — тогда выберите существующий или создайте договор «Без договора» в зависимости от принятой на предприятии практики.

Убедитесь, что в справочнике «Статьи затрат» есть подходящая статья, например «Нотариальные расходы» или «Прочие общехозяйственные расходы». Вид расхода для налогового учёта — «Прочие расходы», это влияет на корректное закрытие месяца и заполнение декларации по налогу на прибыль.

Проведение через поступление услуг при оплате с расчётного счёта

Если организация оплатила нотариусу безналично, последовательность стандартная: сначала списание с расчётного счёта, затем поступление услуг. В разделе «Покупки» создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт, УПД)».

Заполните шапку: контрагент, договор, дата и номер входящего документа. В табличной части выберите номенклатуру с видом «Услуга» (например, «Нотариальные услуги»), укажите сумму, ставку НДС «Без НДС» и счёт затрат — для большинства организаций это 26 «Общехозяйственные расходы», у торговых компаний допустим 44 «Расходы на продажу».

1. 1
   Создайте документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику», получатель — нотариус, НДС не выделяется
2. 2
   Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», заполните контрагента и входящий документ
3. 3
   В табличной части укажите услугу, сумму, ставку «Без НДС», счёт затрат 26 (или 44) и статью затрат
4. 4
   Проведите документ и откройте проводки: должна быть запись Дт 26 (44) — Кт 60.01
5. 5
   Проверьте, что аванс зачёлся автоматически: Дт 60.01 — Кт 60.02, задолженность в ОСВ по счёту 60 закрыта

Типовые проводки: Дт 60.02 Кт 51 — оплата нотариусу; Дт 26 (44) Кт 60.01 — отражены расходы на услуги; Дт 60.01 Кт 60.02 — зачёт аванса. Если оплата прошла после оказания услуги, цепочка зеркальная: сначала поступление, затем оплата.

Проведение через авансовый отчёт

Чаще всего нотариусу платит наличными сам сотрудник — директор или доверенное лицо. В этом случае расход оформляется через документ «Авансовый отчёт» в разделе «Покупки» или «Банк и касса».

Перед авансовым отчётом должна быть выдача подотчётных средств: «Выдача наличных» из кассы (Дт 71 Кт 50) или перечисление на карту сотрудника. Если сотрудник заплатил из личных денег, аванс не выдавался — это допустимо, сумма просто зависнет как задолженность перед сотрудником до возмещения.

В авансовом отчёте на закладке «Оплата» добавьте строку: контрагент — нотариус, документ-основание — квитанция или чек, сумма, счёт затрат 26 (44), ставка «Без НДС». Проводка будет Дт 26 (44) Кт 71. После проведения распечатайте форму АО-1, приложите оригиналы квитанций и передайте на подпись.

Налоговый учёт нотариальных расходов

В налоговом учёте на общей системе нотариальные расходы принимаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Ограничение: по нотариальным тарифам принимаются суммы в пределах установленных ставок. Плата за услуги правового и технического характера сверх тарифа принимается в полном объёме как услуга, если она экономически обоснована и документально подтверждена.

В 1С налоговый учёт формируется автоматически на основании статьи затрат: убедитесь, что у статьи указан вид расхода «Прочие расходы», а флаг принятия к НУ установлен. При закрытии месяца сумма попадёт в регистр налогового учёта и в декларацию по прибыли без ручных корректировок.

На упрощённой системе «доходы минус расходы» нотариальные расходы уменьшают базу, если они оплачены и документально подтверждены. В 1С для УСН важно, чтобы в документе оплаты был корректно заполнен статус расхода — тогда запись попадёт в книгу учёта доходов и расходов.

Сравнение способов проведения

Поступление услуг + списание с расчётного счёта

Подходит при безналичной оплате напрямую нотариусу. Даёт корректную аналитику по счёту 60 и зачёт авансов автоматически.

Авансовый отчёт

Подходит, когда платит сотрудник наличными или личной картой. Требует предварительной выдачи подотчётных средств или последующего возмещения.

Операция, введённая вручную

Допустима как исключение при разовых корректировках, но не формирует первичный документ и усложняет отчётность — использовать только при невозможности штатного документа.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 71. По счёту 60 не должно остаться развёрнутого сальдо по нотариусу — аванс и задолженность должны закрыться. По счёту 71 сотрудник не должен остаться должником, если отчёт утверждён.

Проверьте проводки документа поступления кнопкой «Дт/Кт»: счёт дебета должен соответствовать характеру расхода. Если услуги нотариуса связаны с приобретением основного средства или доли в уставном капитале, затраты могут относиться не на 26-й счёт, а увеличивать стоимость актива — уточните экономический смысл операции до проведения.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 60 по контрагенту-нотариусу

Норма

Сальдо нулевое, аванс зачтён

Тревожный признак

Висит аванс на 60.02 или долг на 60.01 — документы не связаны

Проводки поступления

Норма

Дт 26 (44) Кт 60.01, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть Дт 19 — ошибочно выделен НДС

КУДиР при УСН

Норма

Расход отражён после оплаты

Тревожный признак

Расхода нет — проверьте статус оплаты в документе

Особые сценарии

Нотариальные расходы при покупке доли или недвижимости

Если услуги нотариуса непосредственно связаны с приобретением актива — например, удостоверение договора купли-продажи недвижимости, — расходы включаются в первоначальную стоимость объекта. В 1С в документе поступления услуг счёт затрат заменяется на 08.04 с соответствующей аналитикой по объекту строительства или приобретения.

Госпошлина и нотариальный тариф: не путать

Госпошлина за регистрационные действия отражается отдельно — проводкой Дт 26 (68.10, если речь о самой пошлине) с использованием документа «Списание с расчётного счёта» с видом «Перечисление налога». Нотариальный тариф и госпошлина — разные платежи с разной учётной природой, объединять их в одной строке нельзя.

Расходы на нотариуса при реорганизации или смене учредителей

Такие затраты относятся к общехозяйственным и проводятся штатно через 26-й счёт. Если расходы несёт учредитель, а не организация, отражать их в учёте организации не нужно — это затраты физического лица.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли счёт-фактура от нотариуса?

Нет. Частнопрактикующие нотариусы не являются плательщиками НДС и счета-фактуры не выставляют. Основанием для расходов служит квитанция, акт или кассовый чек. В 1С в документе поступления поле счёта-фактуры оставляйте пустым.

На какой счёт отнести услуги нотариуса в торговой организации?

В торговле допустимо использовать 44 «Расходы на продажу» вместо 26. Выбор зависит от учётной политики: если управленческие расходы собираются на 26-м счёте, нотариальные услуги отражайте там же для единообразия.

Сотрудник оплатил нотариуса личной картой — как оформить?

Оформите авансовый отчёт в обычном порядке, приложив квитанцию нотариуса и выписку по карте сотрудника. Возмещение проведите документом «Выдача наличных» или перечислением на карту через ведомость — проводка Дт 71 Кт 50 (51).

Принимаются ли расходы на нотариуса при УСН «доходы минус расходы»?

Да, нотариальные расходы входят в закрытый перечень расходов при УСН. Условия — оплата и документальное подтверждение. В 1С расход попадёт в КУДиР автоматически после проведения оплаты и поступления (или авансового отчёта).

Что делать, если ошибочно выделили НДС в документе?

Отмените проведение документа, замените ставку на «Без НДС» и проведите заново. Проверьте, что проводка по счёту 19 исчезла, а в книге покупок нет лишней записи. Если период уже закрыт, корректировку делайте текущей датой через сторнирование.

Можно ли провести услуги нотариуса без договора с контрагентом?

В 1С документ требует указания договора, но допустимо использовать служебный договор вида «С поставщиком» без номера. Реального письменного договора с нотариусом обычно нет — обязательства возникают из совершённого нотариального действия и оплаченной квитанции.