Как провести штрафы и пени в 1С 8.3 правильно

Штрафы и пени — обязательства, которые организация начисляет после получения требования или решения налоговой инспекции, фонда или по договору с контрагентом. В 1С 8.3 они проводятся вручную через документ «Операция, введенная вручную», потому что типовые документы начисления налогов такие суммы не формируют. Ошибка в счете или аналитике приводит к искажению декларации, налога на прибыль и сверок с ФНС.

Ключевой принцип: штрафы и пени по налогам и взносам не принимаются в расходы при расчете налога на прибыль. Поэтому в налоговом учете суммы отражаются с видом «Не принимаемые в налоговом учете», а в бухгалтерском — начисляются на дату решения или требования. Ниже разобраны конкретные проводки, документы и проверки для основных сценариев: штрафы по налогам, пени, штрафы от контрагентов и их оплата.

Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3». В других конфигурациях названия документов могут отличаться, но логика проводок сохраняется.

Какие штрафы и пени бывают и какой счет выбрать

Прежде чем создавать проводки, определите вид санкции. От этого зависит счет учета и аналитика. Штрафы и пени по налогам и страховым взносам начисляются в корреспонденции со счетом 99 «Прибыли и убытки» (или 91.2, если так принято в учетной политике организации) — они не связаны с обычной деятельностью. Пени по договорам с контрагентами относятся к прочим доходам или расходам и учитываются на счете 91.

Кредитовая сторона проводки зависит от вида обязательства: налоги — счет 68 с соответствующим субсчетом, страховые взносы — счет 69, расчеты с контрагентами — счета 76.2 (претензии) или 60/62. Важно, чтобы субсчет совпадал с тем, по которому начислен сам налог, иначе сверка с ФНС и автоматическая сверка в программе покажут расхождения.

Начисление штрафа по решению ФНС: операция вручную

Откройте раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» и создайте новый документ с видом «Операция». Дата документа — дата вступившего в силу решения налогового органа или дата требования, если организация признает обязанность раньше. Именно на эту дату возникает обязательство в учете.

Добавьте проводку: дебет — счет 99.01.1 с субконто «Прибыли и убытки» (либо 91.02 с статьей прочих расходов «Штрафы, пени по налогам»), кредит — 68 с нужным субсчетом и видом платежа «Штраф: доначислено / уплачено (самостоятельно)». Сумма указывается в колонках БУ и НУ одинаково, но для налогового учета в поле суммы НУ по дебету сумма не заполняется либо статья помечается как не принимаемая — в зависимости от релиза удобнее поставить галочку «НУ» равной нулю.

Практический нюанс: если проводка идет через 91.02 со статьей прочих расходов, убедитесь, что у статьи снят флаг «Принимаемые к налоговому учету». Тогда программа сама сформирует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство (ПНО) при закрытии месяца, если применяется ПБУ 18/02.

1. 1
   Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция
2. 2
   Укажите дату решения или требования ФНС
3. 3
   Добавьте проводку: Дт 99.01.1 — Кт 68.хх (вид платежа «Штраф»)
4. 4
   Проверьте, что в НУ сумма не принимается в расходы
5. 5
   Запишите документ и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 68

Как начислить пени по налогам и взносам

Пени начисляются аналогично штрафам, но вид платежа в аналитике счета 68/69 выбирается «Пени: доначислено / уплачено (самостоятельно)». Это важно, потому что в карточке расчетов с бюджетом и при формировании платежных поручений программа разделяет налог, пени и штраф именно по этому виду.

Если организация сама обнаружила недоимку и хочет уплатить пени до подачи уточненной декларации, пени рассчитываются вне программы (по формуле от суммы недоимки, ставки ЦБ и дней просрочки) и вводятся той же ручной операцией. Дата операции — дата фактического начисления, то есть день, когда сумма рассчитана и принята к учету.

Некоторые организации ведут пени на счете 91.2 — это допустимо, если порядок закреплен в учетной политике. Главное — единообразие: не смешивайте 99 и 91 для однотипных санкций в течение года, иначе усложните анализ отчета о финансовых результатах.

Штрафы и пени по договорам с контрагентами

Если контрагент предъявил претензию и организация ее признала (или есть решение суда), санкции отражаются в прочих расходах: Дт 91.02 — Кт 76.02 «Расчеты по претензиям». Статья прочих расходов — «Штрафы, пени и неустойки по договорам», и в отличие от налоговых санкций она принимается в налоговом учете, поэтому флаг принимаемости должен стоять.

Обратная ситуация — организация получает неустойку от контрагента. Тогда проводка зеркальная: Дт 76.02 — Кт 91.01, статья прочих доходов. Доход признается на дату признания претензии должником или вступления в силу решения суда. В налоговом учете такая неустойка включается во внереализационные доходы.

Для начисления используйте ту же «Операцию, введенную вручную». Оплату или поступление оформляйте стандартными документами «Списание с расчетного счета» / «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» и счетом расчетов 76.02.

Оплата штрафа и пени: списание с расчетного счета

Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» (Банк и касса → Банковские выписки). Вид операции — «Уплата налога». В поле «Налог» выберите соответствующий налог из справочника — программа сама подставит счет 68/69. Критично правильно заполнить поле «Вид обязательства»: выберите «Штраф» или «Пени», а не «Налог», иначе оплата закроет начисление налога, а задолженность по штрафу останется висеть.

При загрузке выписок из банка программа часто определяет вид операции автоматически по назначению платежа, но вид обязательства нередко подставляет «Налог». Обязательно откройте проведенный документ и проверьте это поле до закрытия периода.

Для санкций по договорам вид операции — «Прочее списание» или «Прочие расчеты с контрагентами», счет расчетов — 76.02 с указанием контрагента и договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 68/69 с разбивкой по видам платежей

Норма

Начисление штрафа и его оплата совпадают по сумме и виду платежа, сальдо по штрафу равно нулю или равно неоплаченной части

Тревожный признак

Оплата села на вид «Налог», а штраф числится неоплаченным — двойная задолженность

Анализ счета 99 и 91.2

Норма

Суммы санкций видны отдельной аналитикой, в НУ налоговые санкции не приняты

Тревожный признак

Штраф по налогам попал в принимаемые расходы — занижен налог на прибыль

Отчет «Анализ расчетов с бюджетом» / сверка с ФНС

Норма

Данные программы совпадают со справкой о принадлежности сумм ЕНП

Тревожный признак

Расхождения по пеням и штрафам — проверьте виды платежей в документах

Налоговый учет: почему штрафы не уменьшают прибыль

Штрафы, пени и иные санкции, перечисляемые в бюджет и во внебюджетные фонды, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В 1С это реализуется через аналитику: статьи затрат и прочих расходов имеют признак принимаемости. Если проводка сделана через счет 99, вопрос решается сам собой — счет 99 в налоговом учете не участвует в расчете базы.

Если применяется ПБУ 18/02, на сумму не принимаемых санкций при закрытии месяца формируется постоянная налоговая разница и ПНО. Проверьте отчет «Справка-расчет налога на прибыль» — сумма постоянных разниц должна включать начисленные штрафы и пени.

Иная ситуация с санкциями по договорам: они принимаются в НУ, поэтому разниц не возникает. Не переносите привычку «снимать галочку принимаемости» на договорные неустойки — это приведет к завышению налога на прибыль.

Административные штрафы и особые случаи

Административные штрафы (за нарушение ПДД на служебном транспорте, штрафы Роспотребнадзора и т. п.) отражаются проводкой Дт 91.02 — Кт 76 с аналитикой по органу, выписавшему постановление, либо через счет 68.10 «Прочие налоги и сборы» — оба варианта встречаются в практике, закрепите выбранный в учетной политике. В налоговом учете такие штрафы не принимаются.

Если штраф по ПДД удерживается с виновного сотрудника, сначала начисляется штраф организации, затем отражается возмещение: Дт 73.02 — Кт 91.01 на сумму, взыскиваемую с работника, а удержание оформляется в зарплатном учете. Удерживать без согласия сотрудника или решения суда нельзя — это риск трудового спора.

Частые вопросы

Можно ли провести штраф документом «Начисление налогов»?

Нет. Типовой документ «Начисление налогов» формирует проводки только по самому налогу в соответствии с настройками учетной политики. Штрафы и пени начисляются только операцией, введенной вручную, с выбором вида платежа «Штраф» или «Пени».

На каком счете учитывать пени: 99 или 91?

Оба варианта допустимы. Методологи чаще рекомендуют счет 99 для санкций по налогам, так как они связаны с обязательствами перед бюджетом, а не с деятельностью организации. Если выбран счет 91.2, закрепите это в учетной политике и применяйте единообразно.

Как исправить, если оплата штрафа проведена с видом «Налог»?

Откройте документ «Списание с расчетного счета», измените поле «Вид обязательства» на «Штраф» или «Пени» и перепроведите. Если период закрыт, исправление делайте текущей датой через корректировку, чтобы не нарушить закрытый период.

Нужно ли начислять пени, если ФНС их еще не выставила?

Если организация сама выявила недоимку и подает уточненную декларацию, пени рассчитываются и уплачиваются самостоятельно до подачи уточненки — это освобождает от штрафа. В учете такие пени отражаются на дату расчета ручной операцией.

Почему в отчете о финансовых результатах штрафы попали в прочие расходы, а ожидались в строке «Прочее»?

Строка отчета зависит от счета: санкции на 91.2 попадают в прочие расходы, на 99 — отражаются в составе прочего после налога на прибыль. Это вопрос представления, а не ошибки, если учетная политика соблюдена.

Как отразить возврат излишне уплаченного штрафа?

Поступление на расчетный счет оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом «Возврат налога» и тем же видом обязательства «Штраф». Это закроет переплату по соответствующему виду платежа на счете 68/69.