Учет и Финансы · 9 мин
Как провести самозанятого в 1С 8.3
Как оформить оплату самозанятому в 1С 8.3: настройка контрагента, документ «Поступление услуг», проверка чека НПД, отражение в учете без НДФЛ и взносов.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С 8.3 устроена проще, чем сотрудничество с обычными физлицами по ГПХ: организация не удерживает НДФЛ, не начисляет страховые взносы и не сдаёт по таким исполнителям персонифицированную отчётность. Главная обязанность заказчика — правильно оформить контрагента, отразить поступление услуг и проконтролировать наличие чека из приложения «Мой налог».
В типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» для этого предусмотрены стандартные документы: «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», а в ряде конфигураций — специализированные механизмы учёта выплат самозанятым. Ниже разобран порядок действий от создания карточки контрагента до закрытия периода.
Проверка статуса самозанятого до заведения в 1С
Прежде чем оформлять документы, убедитесь, что исполнитель действительно имеет право применять НПД. Проверка выполняется по ИНН через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» — она занимает меньше минуты и показывает, действует ли спецрежим на дату оказания услуги. Результат проверки разумно сохранить (скриншот или PDF) и приложить к договору.
Есть два принципиальных ограничения, нарушение которых грозит доначислением НДФЛ и взносов. Во-первых, самозанятый не может оказывать услуги работодателю, с которым состоит в трудовых отношениях. Во-вторых, запрет действует в отношении бывших сотрудников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет. Если исполнитель раньше работал у вас — сверьте дату увольнения до подписания договора.
Создание карточки контрагента
Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники» → «Контрагенты») и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН — именно по ИНН программа и проверяющие смогут идентифицировать самозанятого. Если у контрагента есть адрес и банковские реквизиты, внесите их: это потребуется для платёжного поручения.
В договоре с контрагентом укажите вид «С поставщиком» и предмет — оказание услуг (работ). В тексте самого договора вне 1С важно зафиксировать, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется предоставить чек из «Мой налог». В программе договор заводится стандартно, как с любым подрядчиком; отдельного вида договора «с самозанятым» в типовой «1С:Бухгалтерии» не требуется.
Отражение поступления услуг
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Укажите контрагента-самозанятого, договор, номенклатуру с типом «Услуга» и сумму по чеку. Счёт учёта затрат выбирайте по экономическому смыслу: 26, 44, 20, 91.02 и т.д. — в зависимости от того, для чего приобреталась услуга.
Поле НДС в документе заполняется значением «Без НДС»: самозанятые не являются плательщиками НДС, и выделять налог в документе не нужно. Если исполнитель предоставил акт, его реквизиты вносятся в поля входящего документа; если первичкой служит договор и чек — укажите реквизиты чека из «Мой налог» (номер и дату), чтобы связать учётный документ с фискальным.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
- 2Создайте контрагента-физлицо с ИНН и договор «С поставщиком»
- 3Оформите «Поступление услуг» с НДС «Без НДС» и счётом затрат
- 4Получите чек из «Мой налог» и внесите его реквизиты в документ
- 5Проведите документ и проверьте проводки (Дт затрат — Кт 60.01 или 76.05)
Оплата самозанятому
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Оплата поставщику». Программа автоматически зачтёт аванс или закроет задолженность по счёту 60.01 (либо 76.05, если вы используете его для расчётов с физлицами). Назначение платежа сформулируйте со ссылкой на договор и без выделения НДС — например: «Оплата по договору № 5 от 10.03 за услуги, НДС не облагается».
Оплачивать можно как на банковскую карту, так и на расчётный счёт самозанятого — закон этого не запрещает. Важно другое: сам факт оплаты должен совпадать с чеком. Если чек сформирован на одну сумму, а перечислена другая, расхождение вызовет вопросы при проверке. Сверяйте суммы до отправки платёжки.
Чек из «Мой налог» и документальное подтверждение расходов
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — обязательный элемент расчёта. Именно он подтверждает, что доход исполнителя легализован и облагается НПД, а у заказчика не возникает обязанностей налогового агента. В чеке должны быть указаны ваши наименование и ИНН как покупателя — без этого расходы могут быть оспорены.
Для признания расходов в налоговом учёте обычно достаточно совокупности: договор, акт (при наличии), чек «Мой налог» и платёжный документ. Храните чек в электронном виде вместе с комплектом документов по сделке — его можно прикрепить к документу поступления через механизм присоединённых файлов в 1С.
Как проверить результат
В чеке указаны ИНН и наименование вашей организации, сумма совпадает с оплатой
Чек оформлен на физлицо, на другую организацию или отсутствует
Дт счёта затрат — Кт 60.01 (76.05), НДС нет
Выделен НДС или использован счёт расчётов с персоналом (70, 73)
Проверка ФНС на дату услуги подтверждает НПД
Статус утрачен до даты оказания услуги
Налоги, взносы и отчётность
По выплатам самозанятым заказчик не начисляет НДФЛ и страховые взносы и не включает такие суммы в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения о физлицах. В 1С это достигается самим способом оформления: раз оплата проходит через расчёты с контрагентом, а не через зарплатные документы, в регистры по НДФЛ и взносам ничего не попадает.
Ошибка возникает, когда бухгалтер по привычке заводит самозанятого как физлицо и проводит выплату через «Начисление по договорам ГПХ» в ЗУП или через документы отражения доходов. В этом случае программа рассчитает НДФЛ и взносы автоматически, и их придётся сторнировать вручную. Правило простое: самозанятый — только контрагент, только расчёты с поставщиками.
Альтернативные сценарии и частные случаи
Самозанятый со статусом ИП
Индивидуальный предприниматель тоже может применять НПД. В 1С такого контрагента заводят как «Юридическое лицо / ИП» (вид «Индивидуальный предприниматель»), а не как физлицо. Документооборот тот же: поступление услуг без НДС, оплата поставщику, чек из «Мой налог». Преимущество — статус ИП дополнительно подтверждается выпиской из ЕГРИП.
Регулярные выплаты и риск переквалификации
Если самозанятый ежемесячно получает от вас фиксированные суммы за однотипные услуги, работает по вашему графику и из вашего офиса, отношения могут быть признаны трудовыми. Налоговая смотрит на substance, а не на название договора. Безопаснее оформлять разные проекты отдельными договорами с конкретным результатом и не допускать признаков трудовых отношений: должности, режима работы, подчинения внутренним регламентам.
Удобно завести в справочнике контрагентов отдельную группу «Самозанятые (НПД)» и складывать туда таких исполнителей. Это упрощает внутренний контроль: перед закрытием месяца можно одним отчётом по группе сверить все выплаты с наличием чеков.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?
Нет. При наличии чека из «Мой налог» заказчик не является налоговым агентом: налог самозанятый платит самостоятельно (4% при оплате от физлиц, 6% — от организаций и ИП). Если чека нет, выплата рискует быть признана доходом, с которого организацию обяжут удержать НДФЛ.
Можно ли принять в расходы услуги самозанятого без акта?
Да, если есть договор, чек «Мой налог» с реквизитами вашей организации и платёжный документ. Акт желателен как дополнительное подтверждение факта оказания услуги, но закон не требует его для НПД-исполнителей обязательно. Многие компании закрепляют состав комплекта во внутреннем регламенте.
Как оформить в 1С, если чек пришёл после оплаты?
Это рабочая ситуация: самозанятый обязан сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчётом. Документ поступления в 1С проводите датой оказания услуги, а реквизиты чека внесите, когда он будет получен. Для контроля отметьте в комментарии документа, что чек ожидается.
Что делать, если самозанятый — наш бывший сотрудник?
Проверьте дату увольнения. Если прошло менее двух лет, оплачивать его услуги как самозанятому нельзя — доход не будет считаться объектом НПД, и организацию обяжут начислить НДФЛ и взносы. Варианты: подождать истечения срока или оформить сотрудничество через ИП на другом режиме, если исполнитель им является.
Нужно ли включать выплаты самозанятым в 6-НДФЛ?
Нет. Выплаты плательщикам НПД, подтверждённые чеком, в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения не включаются. В 1С это обеспечивается автоматически, если выплата оформлена через расчёты с контрагентом, а не через зарплатные документы.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Можно, через «Выдачу денежных средств» с видом операции «Оплата поставщику». Самозанятый — физлицо, поэтому ограничения по наличным расчётам между юрлицами здесь не применяются, но чек из «Мой налог» всё равно обязателен, как и при безналичной оплате.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С 8.3 — это контрагент-физлицо с ИНН: поступление услуг без НДС, оплата поставщику, никаких НДФЛ, взносов и отчётности. Обязательные условия — действующий статус НПД на дату услуги, чек из «Мой налог» с реквизитами вашей организации и соблюдение двухлетнего запрета для бывших сотрудников.