Учет и Финансы · 9 мин
Как провести расходы на доставку в 1С
Как отразить расходы на доставку в 1С: включение в стоимость товаров или отдельные затраты, документы, проводки, настройки и типичные ошибки при учёте.
Расходы на доставку в 1С можно отразить двумя принципиально разными способами: включить их в стоимость приобретённых товаров или учесть как отдельные затраты периода. Выбор зависит от учётной политики организации и от того, кто оказывает услугу — поставщик товара или сторонняя транспортная компания. Ошибка на этом этапе приводит к искажению себестоимости, налога на прибыль и НДС.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, Управление торговлей) для этого предусмотрены штатные документы: «Поступление доп. расходов», «Поступление услуг», «Поступление (акты, накладные, УПД)» и документы распределения затрат. Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями, проводками и способами проверки результата.
Статья ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, но логика документов аналогична в ERP и УТ — отличаются в основном названия пунктов меню.
Шаг 1. Определите, какой это вид доставки
Прежде чем создавать документ, ответьте на три вопроса: кто оказывает услугу (поставщик товара или сторонняя транспортная компания), что доставляется (товары для перепродажи, материалы, основные средства, товары покупателю) и что написано в учётной политике — включать транспортно-заготовительные расходы в стоимость запасов или списывать на расходы периода.
От ответа зависит и документ, и счёт учёта. Доставка приобретаемых товаров по ФСБУ 5/2019 в общем случае включается в фактическую себестоимость запасов. Доставка готовой продукции покупателю — это всегда расходы на продажу (счёт 44), в себестоимость товара она не входит.
Как выбрать способ проведения
Шаг 2. Настройте учётную политику и справочники
Откройте «Главное → Учётная политика» и проверьте раздел, касающийся затрат: как учитываются транспортно-заготовительные расходы и какие статьи затрат используются. В 1С:Бухгалтерии также проверьте настройку «Настройки плана счетов» — от неё зависит, будет ли доступен счёт 44 и как закрываются затратные счета.
Затем создайте или проверьте элементы справочников: контрагента-перевозчика, договор с ним (вид «С поставщиком»), номенклатуру услуги с видом «Услуга» и статью затрат с подходящим видом расхода (например, «Транспортные расходы»). Некорректный вид расхода в статье затрат — частая причина ошибок при закрытии месяца.
Шаг 3. Проведите доставку в стоимость товаров
Если доставка относится к конкретному поступлению товаров, используйте документ «Поступление доп. расходов» (раздел «Покупки»). Создайте документ, укажите контрагента-перевозчика (или поставщика), сумму и ставку НДС. На вкладке «Товары» подберите документ поступления — программа подтянет список товаров.
Выберите способ распределения: «По сумме» или «По количеству». По сумме — корректнее, когда стоимость доставки зависит от ценности груза; по количеству — когда товары однородные. После проведения документ сформирует проводки Дт 41 (или 10) — Кт 60 на сумму без НДС и Дт 19.03 — Кт 60 на НДС, увеличив себестоимость каждой позиции пропорционально.
Если документ поступления товаров ещё не создан, сначала проведите его, а затем доп. расходы — иначе распределять будет не на что. Обратный порядок в типовой конфигурации не поддерживается без ручных операций.
- 1Проверьте, что документ поступления товаров проведён
- 2Создайте «Покупки → Поступление доп. расходов»
- 3Укажите контрагента, договор, сумму и ставку НДС
- 4На вкладке «Товары» добавьте товары по документу поступления
- 5Выберите способ распределения: по сумме или по количеству
- 6Проведите документ и откройте движения (Дт/Кт) для контроля
- 7Проверьте себестоимость в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» или «Анализ себестоимости»
Шаг 4. Проведите доставку как отдельную услугу
Когда доставка не включается в стоимость запасов (например, доставка покупателю или учётная политика предписывает списывать ТЗР на расходы), создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Укажите контрагента, номенклатуру-услугу, сумму, счёт затрат (44.01 для торговли, 26 или 20 — для прочих случаев) и статью затрат.
Проводки будут: Дт 44.01 (26, 20) — Кт 60.01 на сумму без НДС, Дт 19.04 — Кт 60.01 на НДС. Счёт 44 закроется на 90.07 при закрытии месяца, а в налоговом учёте транспортные расходы торговой организации распределяются на остаток товаров автоматически регламентной операцией «Закрытие счёта 44».
Если перевозчик выставил УПД, введите его номер и дату в документе — тогда счёт-фактура сформируется автоматически, и НДС попадёт в книгу покупок без отдельного документа.
Шаг 5. Проверьте результат и закрытие месяца
После проведения документов откройте «Дт/Кт» в самом документе и сверьте счета и аналитику с ожидаемыми. Затем сформируйте ОСВ по счету 41 — себестоимость товаров должна увеличиться на сумму доставки (в первом сценарии), либо ОСВ по счёту 44 — там должна появиться сумма услуги (во втором).
Выполните «Операции → Закрытие месяца» и убедитесь, что регламентные операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и «Закрытие счёта 44» выполнились без ошибок. Если в налоговом учёте на конец месяца остаётся остаток по 44.01 — это нормально: так отражаются транспортные расходы, приходящиеся на нереализованные товары.
Как проверить результат
Счета 41/44/19 и 60, заполнена аналитика по контрагенту и статье затрат
Пустая статья затрат, неверный счёт, сумма с НДС попала в расходы
Себестоимость товаров выросла на сумму доставки
Сумма не изменилась — доп. расходы не распределились
Операции по счетам 26/44 выполнены без предупреждений
Ошибки «не указана статья затрат» или «некорректный вид расхода»
Запись по счёту-фактуре перевозчика присутствует
Счёт-фактура не зарегистрирован — НДС не принят к вычету
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — проведение доставки просто на счёт 44, когда по учётной политике она должна входить в стоимость товаров. Итог: заниженная себестоимость, завышенные расходы периода и расхождения с требованиями ФСБУ 5/2019. Обратная ситуация — включение в стоимость товаров доставки, которая относится к продаже, — искажает маржинальность по номенклатуре.
Вторая группа ошибок связана с НДС: неверная ставка (важно проверять ставку в документе перевозчика — она может отличаться от ставки товара), незарегистрированный счёт-фактура, дублирование услуги при вводе УПД и отдельного акта. Третья группа — распределение доп. расходов на уже проданные товары: если товары из поступления частично реализованы, распределение изменит себестоимость остатка, а списанная часть потребует корректировки.
FAQ
Можно ли распределить доставку на несколько документов поступления сразу?
Да. В документе «Поступление доп. расходов» на вкладке «Товары» можно добавить позиции из нескольких поступлений — сумма доставки распределится пропорционально выбранному способу по всем строкам. Это удобно, когда одна машина привезла товар по нескольким накладным.
Что делать, если счёт от перевозчика пришёл в следующем месяце?
Проведите документ датой фактического получения первичных документов. Если прошлый период ещё не закрыт, лучше ввести документ датой оказания услуги и перезакрыть месяц. Если отчётность сдана, отражайте расходы текущей датой — в налоговом учёте это допустимо при отсутствии убытка, но порядок стоит закрепить в учётной политике.
Как учесть доставку собственным транспортом?
Отдельная услуга не оформляется: расходы (ГСМ, зарплата водителя, амортизация) собираются на счёте 23 «Вспомогательные производства» или 44 и распределяются при закрытии месяца по настроенным правилам. Документы поступления услуг в этом случае не нужны.
Почему после закрытия месяца на счёте 44 осталось сальдо?
Для торговых организаций это обычно нормально: в налоговом учёте транспортные расходы распределяются между проданными товарами и их остатком, поэтому часть суммы остаётся на счёте. Если остаток висит в бухгалтерском учёте по другим статьям — проверьте вид расхода в статье затрат и настройки закрытия счетов.
Можно ли провести доставку без НДС, если перевозчик на УСН?
Да. В документе укажите ставку «Без НДС» — проводка по счёту 19 не сформируется, а вся сумма попадёт в расходы или стоимость товаров. Счёт-фактуру регистрировать не нужно, в книге покупок записи не будет.
Чем отличается учёт доставки в 1С:ERP от Бухгалтерии?
В ERP и УТ используется документ «Приобретение услуг и прочих активов» либо распределение расходов на себестоимость через механизм «Распределение расходов и доходов», а ТЗР могут учитываться на отдельном этапе расчёта себестоимости. Логика та же: либо расход включается в стоимость запасов, либо относится на расходы периода согласно учётной политике.
Что важно запомнить
Способ проведения доставки определяется учётной политикой и характером услуги: «Поступление доп. расходов» — для включения в стоимость товаров, «Поступление услуг» — для расходов периода. Проверяйте проводки, статью затрат и регистрацию счёта-фактуры, а итог контролируйте через ОСВ и закрытие месяца.