Как провести расчет с самозанятым в 1С

Расчет с самозанятым (плательщиком налога на профессиональный доход, НПД) — частая операция для организаций и ИП, которые привлекают фрилансеров, курьеров, дизайнеров или консультантов. В 1С такие выплаты не отражаются как зарплата: самозанятый не является сотрудником, поэтому НДФЛ и страховые взносы компания за него не платит — налог он уплачивает сам через приложение «Мой налог».

Главные условия корректного расчета: заключенный договор гражданско-правового характера (ГПХ), акт выполненных работ или оказанных услуг и чек из приложения «Мой налог», который самозанятый обязан передать заказчику. Без чека выплату нельзя признать расходом, а налоговая может расценить отношения как трудовые.

Ниже разобрано, как проверить статус исполнителя, какие документы оформить, как отразить операцию в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП, какие проводки формируются и какие ошибки встречаются чаще всего.

Проверка статуса самозанятого перед расчетом

Прежде чем оформлять документы, убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя либо по номеру его телефона — сервис показывает, зарегистрирован ли человек как плательщик налога на профессиональный доход.

Проверку рекомендуется делать дважды: на момент заключения договора и на дату формирования чека. Самозанятый может сняться с учета в любой момент, и если на дату оплаты статус утрачен, чек будет недействителен, а выплата попадет под риск доначисления НДФЛ и взносов.

Отдельно проверьте ограничения режима НПД: самозанятый не может оказывать услуги своему бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Также режим не применяется при перепродаже товаров и при превышении годового лимита дохода, установленного законом о НПД.

Документы, необходимые для расчета

Минимальный комплект документов для безопасного расчета с самозанятым включает договор ГПХ, акт выполненных работ (оказанных услуг) и чек из приложения «Мой налог». Договор подписывается до начала работ и не должен содержать признаков трудовых отношений: должности по штатному расписанию, фиксированного графика, ежемесячного оклада, дисциплинарных обязанностей.

В акте указываются наименование работ или услуг, период выполнения и сумма. Форма акта свободная, но реквизиты должны соответствовать требованиям к первичным документам: наименование, дата, стороны, содержание операции, измерители, подписи.

Чек самозанятый формирует в приложении «Мой налог» при получении оплаты и передает заказчику в электронном или бумажном виде. В чеке указывается наименование заказчика и его ИНН — проверьте, что реквизиты вашей организации указаны верно, иначе чек не подтвердит расход.

Настройка карточки контрагента в 1С

В 1С:Бухгалтерии самозанятый заводится как обычный контрагент с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН и при необходимости СНИЛС. В карточке контрагента в разделе дополнительных сведений или через механизм «Дополнительные реквизиты» полезно добавить признак «Самозанятый (НПД)» — это упростит отбор и контроль таких исполнителей.

Договор с контрагентом создается с видом «С покупателем» — с точки зрения учета вы оплачиваете услуги, которые самозанятый оказывает вам как заказчику. В ряде конфигураций корректнее использовать вид «Прочее» или «С поставщиком» в зависимости от того, как отражается поступление услуг; ориентируйтесь на то, чтобы документ поступления услуг корректно выбирал этот договор.

Если ведется учет в 1С:ЗУП и выплаты самозанятым нужно видеть вместе с прочими выплатами физлицам, исполнителя заводят в справочник «Физические лица», а начисление оформляют документом по договорам ГПХ с соответствующей настройкой налогообложения.

Отражение начисления и оплаты в 1С:Бухгалтерии

Поступление услуг от самозанятого

Начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Выберите контрагента и договор, укажите номенклатуру услуги, сумму и счет затрат — 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера работ. Счет расчетов с самозанятым обычно 76.10 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

НДС в документе не указывается: самозанятые не являются плательщиками НДС. Если программа требует ставку, выберите «Без НДС». После проведения сформируется проводка Дт 20 (26, 44) — Кт 76.10.

Выплата вознаграждения

Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» (или «Оплата поставщику», если используется счет 60). Укажите контрагента, договор и счет расчетов 76.10. Проводка: Дт 76.10 — Кт 51.

Если расчет идет через кассу наличными, используется «Расходный кассовый ордер» с аналогичной аналитикой. Учтите: при расчетах наличными с физлицами-непредпринимателями применение ККТ, как правило, не требуется, но чек из «Мой налог» остается обязательным.

1. 1
   Проверьте статус исполнителя на сайте ФНС по ИНН
2. 2
   Заведите контрагента с видом «Физическое лицо» и договором ГПХ
3. 3
   Создайте документ «Поступление услуг (акт)» на сумму вознаграждения, счет затрат 20/26/44, расчеты 76.10
4. 4
   Оформите «Списание с расчетного счета» на выплату
5. 5
   Получите от самозанятого чек из «Мой налог» и подшейте его к документам
6. 6
   Сверьте: сумма акта = сумма платежа = сумма чека

Расчет с самозанятым в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом выплаты самозанятым оформляются через договоры ГПХ, но с особой настройкой. Физическое лицо заводится в справочник «Физические лица», затем создается документ «Договор (работы, услуги)» или используется шаблон договора ГПХ без признаков трудовых отношений.

Начисление по договору отражается документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)». Критично правильно настроить налогообложение: для самозанятых НДФЛ не исчисляется и страховые взносы не начисляются. В настройках вида начисления или договора укажите, что доход относится к выплатам самозанятым — в актуальных релизах ЗУП для этого предусмотрен отдельный признак, исключающий выплату из базы по НДФЛ и взносам.

Выплата проводится через ведомость на банк или в кассу. После синхронизации с 1С:Бухгалтерией данные переносятся в бухучет с проводками по счету 76.10. Перед синхронизацией проверьте, что в отражении зарплаты для таких начислений настроен правильный способ отражения — иначе сумма может попасть на счет 70, что исказит отчетность.

Если выплат самозанятым много и они регулярные, заведите отдельный вид начисления «Вознаграждение самозанятому (НПД)» и отдельный способ отражения в учете. Это избавит от ручной правки проводок при каждой синхронизации и упростит контроль в сводных отчетах.

Налоги, отчетность и проверка результата

По выплатам самозанятым организация не является налоговым агентом: НДФЛ удерживать не нужно, страховые взносы не начисляются. Соответственно, такие выплаты не включаются в 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. Это принципиальное отличие от обычных договоров ГПХ с физлицами без статуса НПД.

В налоговом учете расход принимается на основании акта и чека. Если организация на ОСНО — расход уменьшает базу по налогу на прибыль, при УСН «доходы минус расходы» — учитывается в расходах после оплаты. Подтверждающий комплект (договор, акт, чек, платежное поручение) храните не менее установленного срока хранения первичных документов.

После проведения всех операций сверьте результат: оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.10 в разрезе контрагента должна закрыться в ноль, сумма расходов по счету затрат должна совпадать с актами, а к каждой выплате должен быть подшит действующий чек.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 76.10 по контрагенту

Норма

Сальдо нулевое после оплаты

Тревожный признак

Зависшая дебиторка или кредиторка — не проведена оплата или акт

Суммы в акте, платежке и чеке

Норма

Все три суммы совпадают

Тревожный признак

Расхождения — риск непризнания расхода

Чек из «Мой налог»

Норма

Чек на ИНН вашей организации, действителен на дату оплаты

Тревожный признак

Чек отсутствует, аннулирован или на другого заказчика

6-НДФЛ и РСВ

Норма

Выплата самозанятому не попала в отчеты

Тревожный признак

Сумма включена в базу — неверная настройка вида начисления

Типичные ошибки при расчетах с самозанятыми

Самая распространенная ошибка — отражение выплаты самозанятому через счет 70 или через обычный договор ГПХ с начислением НДФЛ и взносов. Это приводит к излишней уплате налогов и искажению отчетности. Вторая частая проблема — принятие расхода без чека: акт сам по себе не подтверждает, что исполнитель применял НПД.

Также встречаются попытки перевести штатных сотрудников в самозанятые с сохранением фактических трудовых отношений. Налоговая выявляет такие схемы по регулярности выплат, подчиненности графику и использованию ресурсов работодателя, а последствия — доначисление НДФЛ, взносов, пени и штрафы.

Частые вопросы

Можно ли оплатить самозанятому до получения чека?

Да, оплатить можно, но чек исполнитель обязан сформировать и передать вам при расчете. Практически удобнее сначала получить чек и только потом проводить оплату — так вы застрахованы от ситуации, когда деньги ушли, а подтверждающий документ получить не удалось. Если чек не предоставлен, расход для налогового учета лучше не признавать.

Что делать, если самозанятый аннулировал чек?

Запросите у исполнителя новый корректный чек и выясните причину аннулирования. Если чек аннулирован без замены, расход по этой операции не подтвержден — сумму следует исключить из расходов и при необходимости подать уточненную декларацию. Аннулированные чеки можно отследить в сервисе проверки чеков ФНС.

Нужно ли уведомлять банк о переводах самозанятым?

Отдельного уведомления не требуется, но банки в рамках 115-ФЗ могут запросить документы по регулярным переводам физлицам. Держите под рукой договор, акты и чеки — обычно этого достаточно, чтобы подтвердить экономический смысл операций.

Как отразить расчет с самозанятым при УСН «доходы»?

При объекте «доходы» расходы не уменьшают налоговую базу, поэтому в налоговом учете выплата не отражается. В бухгалтерском учете проводки формируются в общем порядке: Дт 20/26/44 — Кт 76.10 и Дт 76.10 — Кт 51. Чек и акт все равно нужны — они подтверждают обоснованность выплаты.

Можно ли самозанятому работать с ИП-заказчиком?

Да, порядок тот же, что и для организаций: договор ГПХ, акт, чек из «Мой налог» с указанием ИНН ИП-заказчика. ИП также не удерживает НДФЛ и не платит взносы с таких выплат. Ограничение по бывшим работодателям действует и для ИП.

Чем расчет с самозанятым отличается от расчета с обычным физлицом по ГПХ в 1С?

С обычным физлицом по договору ГПХ организация удерживает НДФЛ и начисляет взносы на пенсионное и медицинское страхование, а выплата попадает в 6-НДФЛ и РСВ. С самозанятым ничего этого не делается — налог он платит сам, а в учете отражаются только начисление расхода и оплата по счету 76.10.