Учет и Финансы · 9 мин
Как провести поступление от самозанятого в 1С
Пошаговая инструкция: как отразить поступление товаров и услуг от самозанятого в 1С:Бухгалтерии. Документы, чек НПД, договор, проводки и типичные ошибки.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) стала обычной практикой: компании и ИП покупают у них услуги, работы и товары. Для бухгалтера главная особенность такого поступления — отсутствие НДС и особый подтверждающий документ: чек из приложения «Мой налог», а не счёт-фактура или УПД. В 1С это отражается стандартными документами, но с рядом нюансов в настройке контрагента и выборе счетов учёта.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса самозанятого и оформления договора до проведения поступления в 1С:Бухгалтерии 8.3, оплаты и контроля чека. Инструкция подходит для конфигураций «1С:Бухгалтерия предприятия 8» (ред. 3.0); в других конфигурациях логика аналогична, отличается только расположение команд в меню.
Проверка статуса самозанятого перед сделкой
Прежде чем что-либо проводить в учёте, убедитесь, что контрагент действительно плательщик НПД. Это критично: если исполнитель утратил статус самозанятого, а вы приняли его чек, налоговая может снять расходы, и возникнет риск доначисления взносов как по обычному договору с физлицом.
Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС в сервисе «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» — достаточно ИНН исполнителя. Дополнительно попросите у самозанятого справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог» за минуту. Проверку статуса разумно повторять на дату каждой оплаты, а не только при заключении договора.
Обратите внимание на ограничения режима: самозанятый не вправе продавать товары, подлежащие обязательной маркировке, перепродавать чужие товары, а его годовой доход не должен превышать установленный лимит. Также НПД нельзя применять по договорам с бывшим работодателем в течение двух лет после увольнения — это частая причина претензий при проверках.
Документальное оформление: договор, акт и чек
Для признания расхода в налоговом учёте нужны два элемента: основание сделки и чек НПД. Основание — гражданско-правовой договор (подряда, оказания услуг, поставки) или акт выполненных работ. Разовую мелкую покупку юридически можно подтвердить чеком и платёжным документом, но для регулярных выплат договор настоятельно рекомендуется.
Чек самозанятый обязан сформировать в приложении «Мой налог» и передать покупателю в момент расчёта. В чеке обязательно указываются наименование услуги/товара, сумма и реквизиты покупателя (название организации и ИНН) — без этого чек не подтверждает именно ваш расход. Проверить подлинность чека можно по QR-коду или по ссылке, указанной в нём.
Настройка контрагента-самозанятого в 1С
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. Ключевые настройки: вид контрагента — «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН самозанятого (ИНН у плательщика НПД есть всегда, он совпадает с обычным ИНН физлица). Поле «КПП» остаётся пустым — у физических лиц его нет.
В карточке контрагента создайте договор: вид договора — «С поставщиком», укажите номер, дату и наименование. Если в вашей версии конфигурации есть поле для отметки о самозанятом или реквизитов чека НПД — заполните его, это упростит дальнейшую аналитику и отчётность.
Частая ошибка — заводить самозанятого как «Юридическое лицо» или «Индивидуального предпринимателя». Это искажает отчётность и может привести к неверному заполнению регистров. Самозанятый — именно физическое лицо, применяющее спецрежим.
Оформление документа поступления
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте новый документ. Выбор типа операции зависит от предмета сделки: для работ и услуг — «Услуги (акт)», для товаров — «Товары (накладная)». Укажите контрагента и договор, созданные на предыдущем шаге.
В табличной части заполните номенклатуру: для услуг создайте элемент справочника «Номенклатура» с видом «Услуга», для товаров — карточку товара со счетом учёта (например, 41.01). Укажите количество, цену и сумму по чеку и акту. В колонке «% НДС» обязательно выберите «Без НДС» — программа не должна формировать проводку по счёту 19.
Проверьте счета учёта затрат: для услуг это обычно счета 20, 25, 26, 44 в зависимости от назначения, субконто — статья затрат с нужным видом расхода для налогового учёта. В поле «Входящий номер и дата» укажите реквизиты акта или чека. После заполнения нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт» для контроля проводок: должна быть запись вида Дт 26 (20, 44…) — Кт 60.01 без строк по НДС.
- 1Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на сайте ФНС и запросите чек или справку из «Мой налог»
- 2Создайте контрагента как физическое лицо с ИНН, добавьте договор «С поставщиком»
- 3Оформите «Поступление (акты, накладные, УПД)» с типом «Услуги» или «Товары»
- 4Заполните номенклатуру, суммы по акту и чеку, ставку «Без НДС», счёт затрат
- 5Проведите документ и проверьте проводки: нет счёта 19, есть Дт затрат — Кт 60.01
- 6Зарегистрируйте оплату документом «Списание с расчётного счёта» и сверьте чек с оплатой
Оплата самозанятому и отражение в учёте
Оплата проводится документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Оплата поставщику». Укажите того же контрагента-физлицо, договор и сумму. После проведения программа сформирует проводку Дт 60.01 — Кт 51 и автоматически зачтёт аванс или закроет задолженность по поступлению.
НДФЛ и страховые взносы с выплат самозанятому не начисляются и не уплачиваются — это ключевое отличие от договора ГПХ с обычным физлицом, где заказчик выступает налоговым агентом. В 1С это означает: не создавайте по такой выплате документы зарплатного учёта и не включайте самозанятого в отчёты 6-НДФЛ и РСВ. Если конфигурация попытается подтянуть выплату в зарплатные регистры — значит, контрагент заведён неверно.
Сравнение вариантов
НДФЛ и взносы не начисляются, подтверждение — чек «Мой налог», в 1С — физлицо без НДС. Ограничение: лимит дохода и запрет на отдельные виды деятельности
Заказчик удерживает НДФЛ и платит взносы, нужен акт, в 1С требуется зарплатный учёт и отчётность 6-НДФЛ, РСВ
Налоги платит сам ИП, подтверждение — УПД или акт, возможен входной НДС при ОСНО
Проверка результата и закрытие периода
После проведения поступления и оплаты сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.01 с отбором по контрагенту: задолженность должна быть закрыта. Проверьте карточку счёта 19 — по самозанятому там не должно быть движений. Если программа включена ведение книги покупок, убедитесь, что документ туда не попал.
Сохраните чек из «Мой налог» в привязке к документу: в 1С удобно прикрепить PDF или ссылку на чек через механизм присоединённых файлов к документу поступления. При выездной или камеральной проверке комплект «договор + акт + чек + платёжное поручение» полностью подтверждает расход.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 60.01, без счёта 19
Есть проводка по 19.03/19.04 — не снят НДС, исправьте ставку на «Без НДС»
Сальдо нулевое после оплаты
Висит дебет или кредит — не зачтён аванс или не та сумма оплаты
QR-код сканируется, указаны ваши ИНН и наименование
Чек не открывается или без реквизитов покупателя — запросите корректный чек
Выплата самозанятому не попадает в отчёты
Выплата подтянулась в зарплатные регистры — неверный вид контрагента
Частые вопросы
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо без НДС. Поступление оформляется стандартным документом со ставкой «Без НДС», расход подтверждается договором, актом и чеком из «Мой налог», а НДФЛ и взносы не начисляются. Перед каждой оплатой проверяйте актуальный статус плательщика НПД.
Можно ли принять расход без договора, только по чеку самозанятого?
Для разовой небольшой покупки чек «Мой налог» вместе с платёжным документом может служить подтверждением, но при регулярных выплатах или значимых суммах без договора и акта риск снятия расходов заметно выше. Рекомендуется оформлять договор и акт на каждую поставку или этап работ.
Что делать, если самозанятый прислал чек без ИНН нашей организации?
Такой чек не подтверждает именно ваш расход. Попросите исполнителя аннулировать чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый, указав наименование и ИНН вашей организации в поле покупателя. Только после этого принимайте расход в учёт.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ и РСВ по выплатам самозанятому?
Нет. Выплаты плательщику НПД не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, заказчик не является налоговым агентом, поэтому в 6-НДФЛ и РСВ такие суммы не включаются. Главное — сохранить чек, подтверждающий, что получатель применял НПД на дату выплаты.
Как отразить в 1С покупку товара у самозанятого для перепродажи?
Используйте документ «Поступление» с типом «Товары (накладная)»: товар приходуется на счёт 41 по стоимости без НДС. Учтите ограничение: самозанятый вправе продавать только товары собственного изготовления, перепродажа чужих товаров под НПД не подпадает — проверьте происхождение товара до сделки.
Что если исполнитель утратил статус НПД после получения предоплаты?
Расход, подтверждённый чеком, сформированным в период действия статуса, обычно сохраняется. Если чек был выписан уже после утраты статуса, выплата переквалифицируется в доход обычного физлица: потребуется удержать НДФЛ и начислить взносы. Поэтому статус проверяют на дату каждой оплаты.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, оформляется документ «Выдача денежных средств» (расходный кассовый ордер) с операцией оплаты поставщику. Ограничений по форме расчётов с самозанятыми нет, но безналичная оплата удобнее: платёжное поручение дополнительно подтверждает расход вместе с чеком.