Учет и Финансы · 10 мин
Как провести платеж самозанятому в 1С
Как оформить договор, акт и оплату самозанятому в 1С:Бухгалтерии: настройка контрагента, проводки, чек НПД, удержание рисков и типичные ошибки.
Оплата услуг самозанятого в 1С отличается от обычных расчетов с контрагентами: у плательщика налога на профессиональный доход (НПД) нет статуса юрлица или ИП, компания не платит за него страховые взносы и НДФЛ, но обязана получить чек из приложения «Мой налог». Если оформить такой платеж как обычную выплату физлицу, программа может потребовать удержать налоги и начислить взносы, а это приведет к искажению отчетности.
Корректная схема в 1С:Бухгалтерии выглядит так: заводится контрагент с признаком самозанятого, оформляется договор и акт оказания услуг, затем создается списание с расчетного счета. Главный контрольный документ — чек НПД, который исполнитель формирует в приложении «Мой налог» и передает заказчику. Без чека расходы могут быть не приняты при проверке.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса исполнителя до отражения оплаты в учете, с указанием типовых ошибок и способов проверки результата.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
До того как заводить контрагента в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется через сервис ФНС по ИНН: сервис показывает, действует ли статус на конкретную дату. Рекомендуется сохранить результат проверки (скриншот или справку) — это подтверждение того, что компания проявила должную осмотрительность.
Обратите внимание на ограничения режима НПД: самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Если оплатить такого исполнителя, налоговая может переквалифицировать выплату в зарплату с доначислением НДФЛ и взносов. Также у самозанятого есть лимит годового дохода, при превышении которого он теряет право на режим.
Настройка контрагента в 1С
В справочнике «Контрагенты» создайте новую карточку с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН самозанятого (он обязателен — по нему проверяется статус и формируется отчетность), при необходимости адрес и банковские реквизиты для оплаты. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии для таких контрагентов предусмотрен отдельный признак самозанятого — если он есть в вашей версии, установите его.
Если в вашей конфигурации нет специального признака, важно другое: не заводите самозанятого в справочник «Сотрудники» и не оформляйте на него кадровые документы. Как только физлицо попадает в сотрудники, программа начнет формировать по нему данные для расчета взносов и персонифицированной отчетности, что некорректно для ГПХ с плательщиком НПД.
Банковские реквизиты самозанятого внесите в раздел «Банковские счета» карточки контрагента. Самозанятый вправе получать оплату на обычную дебетовую карту физлица — отдельный расчетный счет ему не нужен.
Оформление договора и акта оказания услуг
С самозанятым заключается гражданско-правовой договор: договор оказания услуг, подряда или авторский — в зависимости от предмета. В договоре стоит прямо указать, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется передать чек из приложения «Мой налог». В 1С договор заводится в карточке контрагента на вкладке «Договоры» с видом «С покупателем/поставщиком» — для услуг самозанятого это договор с поставщиком.
После выполнения работ создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Укажите контрагента, договор, номенклатуру услуги и сумму. В проводках документ сформирует дебет счета затрат (20, 25, 26, 44 — по сути расходов) и кредит 60 или 76 счета. НДС в документе не будет — самозанятые его не начисляют.
Счет-фактуру от самозанятого вы не получите и не должны требовать: плательщики НПД не выставляют счета-фактуры и не дают вычет НДС. Основание для расходов — договор, акт и чек НПД.
Проведение оплаты
Оплата оформляется стандартным документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Выберите контрагента-самозанятого, договор, укажите сумму и счет расчетов. Документ сформирует проводку в дебет 60 (76) и кредит 51 счета.
Если платеж идет через клиент-банк, загрузите выписку штатной обработкой обмена с банком: программа создаст документ автоматически, нужно только проверить, что правильно подставились контрагент и договор. При оплате на карту физлица со счета компании в назначении платежа банк часто требует указать ИНН получателя и пометку о том, что это оплата по договору ГПХ без удержания НДФЛ.
Важный момент: чек самозанятый обязан сформировать в момент получения оплаты, а для расчетов с юрлицами — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Закрепите в договоре обязанность передать чек сразу после оплаты — так проще контролировать закрытие сделки.
Налоги, взносы и отражение в учете
Главное преимущество работы с самозанятым для заказчика — выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Налог за исполнителя он платит сам через «Мой налог». Поэтому в 1С по этой операции не должно быть проводок по счетам 68.01 (НДФЛ) и 69 (взносы), а само физлицо не должно попадать в регистры расчета зарплаты.
В налоговом учете расход принимается как оплата услуг по договору ГПХ — при наличии полного комплекта документов: договор, акт, чек НПД, платежное поручение. Если чек отсутствует, расходы могут быть сняты при проверке, поэтому отсутствие чека — это не формальность, а прямой риск по налогу на прибыль или УСН.
Как проверить результат
Дт 60/76 — Кт 51, без записей по 68.01 и 69
Есть проводки по НДФЛ или взносам — физлицо заведено как сотрудник
Вид «Физическое лицо», заполнен ИНН, нет записи в «Сотрудниках»
Контрагент продублирован в справочнике сотрудников
Договор, акт, чек НПД, платежное поручение
Чек отсутствует или датирован другим месяцем без оснований
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление самозанятого через документы зарплаты или как сотрудника по ГПХ. В этом случае 1С автоматически начисляет взносы и включает выплату в расчет 6-НДФЛ и РСВ, что искажает отчетность и ведет к вопросам со стороны налоговой. Самозанятый должен проходить только по бухгалтерским документам расчетов с контрагентами.
Вторая группа ошибок связана с чеком: оплата проведена, а чек не запрошен; чек сформирован на неверную сумму; чек выписан на другое юрлицо. Проверяйте в чеке ИНН и наименование вашей компании, сумму и дату. Если чек ошибочный, самозанятый может аннулировать его в «Мой налог» и выписать корректный.
Особые ситуации и альтернативы
Если самозанятый оказывает услуги регулярно, удобно настроить в 1С типовую схему: один договор, ежемесячные акты и оплаты по графику. Некоторые компании используют обмен электронными документами (ЭДО) — акты с самозанятым можно подписывать через операторов ЭДО, если исполнитель к этому готов.
Альтернативный вариант — работа через посреднические платформы для расчетов с самозанятыми: платформа агрегирует исполнителей, проверяет статусы и перечисляет оплату, а компания проводит в 1С одного контрагента-платформу. Это упрощает учет при большом количестве исполнителей, но добавляет комиссию посредника.
Сравнение вариантов оплаты
Подходит при небольшом числе исполнителей. Полный контроль документов, без комиссий, но каждый чек и статус проверяете сами
Подходит при десятках исполнителей. В 1С один контрагент, статусы проверяет платформа, но есть комиссия и зависимость от сервиса
Если исполнитель готов стать ИП — схема стандартная для 1С, но для исполнителя появляются взносы и отчетность
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог». Заказчик не является налоговым агентом, если исполнитель действительно имеет статус самозанятого на дату выплаты и предоставил чек. Если статуса нет — выплата считается доходом обычного физлица, и обязанность удержать НДФЛ возникает у компании.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Направьте письменный запрос со ссылкой на условие договора. Если чек не предоставлен, расход лучше не принимать в налоговом учете до его получения — при проверке затраты без чека НПД с высокой вероятностью снимут. На будущее зафиксируйте в договоре обязанность передать чек в день оплаты.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, расчеты наличными с физлицом-самозанятым допустимы. В 1С оформляется расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику». Лимит расчетов наличными между юрлицами здесь не действует, так как вторая сторона — физическое лицо.
Как отразить оплату, если самозанятый одновременно является сотрудником другой компании?
Это допустимо: ограничение касается только расчетов с собственным работодателем самозанятого. Для вашей компании порядок стандартный — договор ГПХ, акт, оплата, чек НПД. Место работы исполнителя в другой организации на вашу схему учета не влияет.
Нужно ли показывать выплату самозанятому в 6-НДФЛ?
Нет, если выплата корректно оформлена как доход плательщика НПД: налог платит сам исполнитель, компания агентом не является. Выплата попадет в 6-НДФЛ только в ошибочном сценарии — когда самозанятый заведен как сотрудник или статус НПД отсутствовал.
Что делать, если чек выписан с ошибкой в сумме или реквизитах?
Попросите исполнителя аннулировать ошибочный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректными данными. Самостоятельно исправить чек заказчик не может. Храните только итоговый корректный чек вместе с актом и платежным документом.