Как провести оплату в 1С: Управление торговлей

Оплата в 1С: Управление торговлей оформляется через документы движения денежных средств: кассовые ордера для наличных расчётов и банковские документы для безналичных. Каждый такой документ не просто фиксирует факт оплаты, но и закрывает задолженность по конкретным заказам, накладным или договорам — именно поэтому важно правильно выбрать вид операции и основание платежа.

Ошибки на этом этапе приводят к «зависшим» долгам в отчётах по взаиморасчётам: деньги в кассе или на счёте есть, а программа продолжает показывать задолженность контрагента. Ниже разобраны основные сценарии — от приёма наличных от покупателя до оплаты поставщику по безналу, а также способы проверить, что оплата распределилась корректно.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С: Управление торговлей» редакции 11. В более старых редакциях (10.3) названия разделов и документов отличаются, но общая логика — документ оплаты привязывается к основанию — сохраняется.

Какие документы используются для оплаты

В программе предусмотрено четыре базовых документа движения денежных средств. Выбор зависит от двух факторов: направление платежа (поступление или расход) и форма расчётов (наличные или безналичные).

Для наличных расчётов используются «Приходный кассовый ордер» (ПКО) — при приёме денег от покупателя или возврате от поставщика, и «Расходный кассовый ордер» (РКО) — при оплате поставщику, выдаче подотчёт или возврате покупателю. Для безналичных — «Поступление безналичных денежных средств» и «Списание безналичных денежных средств».

Отдельный случай — оплата платёжной картой через терминал. Она оформляется документом «Эквайринговая операция» (или «Операция по платёжной карте» в старших редакциях), после чего поступление денег от банка-эквайера отражается отдельным документом поступления безналичных ДС.

Как принять оплату от покупателя наличными

Перейдите в раздел «Продажи» (или «Казначейство») и откройте журнал «Приходные кассовые ордера». Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Оплата от клиента» — именно этот вид операции позволяет распределить сумму по документам расчётов.

Укажите кассу, контрагента-покупателя и сумму. Затем на закладке «Расшифровка платежа» подберите документы расчётов: заказ клиента, реализацию или счёт. Если расчёты ведутся по договору в целом, достаточно указать договор — программа распределит оплату автоматически при проведении.

После заполнения нажмите «Провести». Признак корректного оформления — сумма оплаты отразилась в кассе (отчёт «Движения денежных средств»), а задолженность покупателя уменьшилась на сумму платежа.

1. 1
   Откройте «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата от клиента»
3. 3
   Заполните кассу, контрагента, сумму и дату
4. 4
   На закладке «Расшифровка платежа» подберите заказ или реализацию
5. 5
   Проведите документ и проверьте взаиморасчёты

Как оплатить поставщику по безналичному расчёту

Безналичная оплата поставщику оформляется документом «Списание безналичных денежных средств» (раздел «Казначейство» → «Безналичные платежи»). Самый надёжный способ — создать документ на основании счёта поставщика, заказа поставщику или поступления товаров: тогда реквизиты и сумма подставятся автоматически.

Выберите вид операции «Оплата поставщику», укажите банковский счёт организации, контрагента и его счёт, сумму платежа. В расшифровке платежа проверьте, что указан правильный документ расчётов и, при необходимости, ставка НДС — она попадёт в платёжное поручение.

Если у вас настроен обмен с банком (ДиректБанк или выгрузка через клиент-банк), платёжное поручение формируется из этого же документа и отправляется в банк. После фактического прохождения платежа загрузите выписку — программа отметит документ как оплаченный. Без подтверждения выпиской документ может оставаться в статусе «к оплате».

Как оформить оплату картой через эквайринг

При оплате картой в рознице документ «Эквайринговая операция» обычно создаётся автоматически из чека ККМ или на основании реализации. Если вы оформляете оплату вручную, откройте раздел «Продажи» → «Эквайринговые операции», создайте документ, укажите эквайринговый терминал, сумму и основание.

Особенность эквайринга в том, что деньги поступают на расчётный счёт не сразу и за вычетом комиссии банка. Поэтому после зачисления средств оформляется «Поступление безналичных ДС» с видом операции «Поступление оплаты по эквайрингу», где отдельно указывается сумма комиссии — она спишется на расходы.

Следите за тем, чтобы суммы по эквайринговым операциям сходились с зачислениями по выписке. Расхождения обычно означают незакрытую операцию, возврат по терминалу или удержанную банком комиссию, не отражённую в учёте.

Как проверить, что оплата прошла корректно

Главный инструмент проверки — отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» (или «с поставщиками») в разделе «Продажи»/«Закупки» → «Отчёты». После проведения оплаты задолженность по документу расчётов должна уменьшиться на сумму платежа. Если долг не изменился — оплата не привязана к основанию.

Дополнительно сверьте остатки денежных средств: отчёт «Движения денежных средств» покажет поступление в кассу или на счёт. Для эквайринга полезен отчёт по расчётам с банком-эквайером — он показывает незачисленные суммы и комиссии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость расчётов с контрагентом

Норма

Долг уменьшился на сумму оплаты

Тревожный признак

Долг не изменился — оплата не привязана к основанию

Остаток по кассе/счёту

Норма

Остаток в программе совпадает с фактическим

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые или дублирующие документы

Расчёты по эквайрингу

Норма

Все операции закрыты поступлениями от банка

Тревожный признак

Есть «висящие» суммы — не оформлено поступление или возврат

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание документа оплаты «с нуля» без указания документа расчётов. В результате оплата попадает в «авансы», а конкретная накладная продолжает числиться неоплаченной. Решение: всегда создавайте оплату на основании заказа или реализации либо вручную подбирайте документ расчётов в расшифровке платежа.

Вторая распространённая проблема — неверный вид операции. Например, возврат покупателю оформлен как «Оплата поставщику». Такой документ исказит и взаиморасчёты, и отчётность. Перед проведением сверяйте вид операции с экономическим смыслом платежа.

Третья ошибка — дублирование оплат при загрузке банковской выписки, если документ уже был создан вручную. Программа обычно сопоставляет документы по реквизитам, но при различиях в сумме или назначении платежа может создать дубль. После загрузки выписки проверяйте журнал безналичных платежей на предмет задвоений.

Частные случаи: авансы, взаимозачёты и возвраты

Если покупатель платит до отгрузки, оформляется тот же ПКО или поступление безналичных, но без конкретной реализации — оплата учитывается как аванс по договору. При последующей отгрузке программа автоматически зачтёт аванс, если в документе реализации включён соответствующий порядок расчётов.

Взаимозачёт (когда контрагент одновременно ваш покупатель и поставщик) оформляется документом «Взаимозачёт задолженности» в разделе «Казначейство». В нём выбираются два документа расчётов — дебиторская и кредиторская задолженность, — и указывается сумма зачёта. Движения денег при этом не происходит, но долги закрываются.

Возврат денег покупателю оформляется РКО или списанием безналичных с видом операции «Возврат оплаты клиенту», обязательно на основании исходного документа оплаты или реализации. Это важно и для кассовой дисциплины: при возврате по кассе в день покупки обычно пробивается чек возврата, а не выдача из кассы по РКО.

FAQ: частые вопросы по оплатам в 1С:УТ

Почему после оплаты в отчёте всё равно висит долг?

Чаще всего оплата не привязана к документу расчётов. Откройте документ оплаты, перейдите в «Расшифровку платежа» и подберите нужный заказ или реализацию. Также проверьте, что в оплате и в накладной указаны одинаковые договор, валюта и организация — при расхождении зачёт не сработает.

Чем отличается оплата по заказу от оплаты по накладной?

По сути — только этапом: оплата по заказу обычно означает предоплату до отгрузки, оплата по реализации — расчёт за уже отгруженный товар. Для взаиморасчётов важно, чтобы документ оплаты и документ отгрузки были связаны одним расчётным объектом (заказом или договором).

Как оформить частичную оплату?

Тем же документом оплаты, но с суммой меньше долга. В расшифровке платежа укажите документ расчётов и фактическую сумму. Остаток долга продолжит числиться по этому же основанию и закроется следующими платежами.

Нужно ли пробивать чек при безналичной оплате от юрлица?

Это зависит от применения ККТ и характера расчётов: при расчётах с организациями по безналу чек, как правило, не требуется, но при оплате физлицом картой или наличными — обязателен. Сам документ оплаты в 1С фискальный чек не заменяет.

Загрузил выписку — появились дубли оплат. Что делать?

Пометьте лишние документы на удаление, предварительно убедившись, что корректный документ проведён и привязан к основанию. Чтобы дубли не появлялись, создавайте оплату либо вручную, либо через выписку, но не обоими способами одновременно, и проверяйте настройки сопоставления при загрузке.

Можно ли оплатить сразу несколько заказов одним платежом?

Да. В расшифровке платежа добавьте несколько строк, в каждой подберите свой документ расчётов и укажите сумму. Общая сумма по строкам должна равняться сумме документа оплаты.