Как провести оплату в 1С Управление торговлей 11

Проведение оплаты в 1С: Управление торговлей 11 (УТ 11) — это регистрация движения денежных средств по кассе или банковскому счёту с одновременным закрытием задолженности контрагента. Конфигурация предлагает несколько документов для разных ситуаций: «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Поступление безналичных денежных средств», «Списание безналичных денежных средств», а также операции по платёжным картам для эквайринга.

Ключевой принцип УТ 11 — оплата должна быть связана с основанием: заказом клиента, реализацией товаров, счётом на оплату или соглашением с поставщиком. Если документ оплаты создан без основания, сумма попадёт в авансы, и взаиморасчёты придётся выравнивать вручную. Поэтому правильная последовательность важнее скорости ввода.

Ниже разобраны основные сценарии: оплата от покупателя наличными и по безналу, оплата поставщику, эквайринг, взаимозачёт и контроль результатов. Интерфейс описан для типовой конфигурации с включённой функциональностью казначейства; названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза и настроек прав.

Что подготовить перед проведением оплаты

До ввода платежа убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. В карточке организации должны быть указаны кассы и банковские счета (раздел «НСИ и администрирование» → «Организации» или «Казначейство» → «Банковские счета и кассы»). У контрагента проверьте реквизиты договора и соглашения: от выбранного соглашения зависит, как документ оплаты распределит сумму по заказам.

Также проверьте настройку учёта взаиморасчётов. В УТ 11 расчёты могут вестись по заказам, накладным или по договору в целом — это задаётся в соглашении с клиентом или договором с поставщиком. Если оплата вводится «на основании», программа сама подставит объект расчётов; если отдельным документом — объект придётся выбрать вручную в табличной части «Расшифровка платежа».

Как провести оплату от покупателя наличными

Наличная оплата оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). Быстрее всего создать его из документа продажи: откройте реализацию товаров и услуг или заказ клиента и нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа подставит контрагента, объект расчётов и сумму долга.

Если создаёте ПКО вручную, перейдите в раздел «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера» и нажмите «Создать». Выберите кассу, контрагента, укажите сумму. В табличной части «Расшифровка платежа» задайте объект расчётов (заказ или накладную), статью движения денежных средств и при необходимости ставку НДС. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

Признак правильно проведённой оплаты — документ отображается в журнале без пометки «не проведён», а в карточке расчётов с клиентом долг уменьшился на сумму платежа. Печатную форму ПКО можно вывести кнопкой «Печать» прямо из документа.

1. 1
   Откройте реализацию или заказ и выберите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер»
2. 2
   Проверьте кассу, контрагента и сумму оплаты
3. 3
   В «Расшифровке платежа» убедитесь, что указан объект расчётов и статья ДДС
4. 4
   Нажмите «Провести и закрыть»
5. 5
   Проверьте задолженность в отчёте по взаиморасчётам

Как провести оплату от покупателя по безналичному расчёту

Поступление денег на расчётный счёт отражается документом «Поступление безналичных денежных средств» (раздел «Казначейство» → «Безналичные платежи»). На практике такие документы чаще всего загружаются из клиент-банка через обработку «Обмен с банком»: программа сопоставляет платёжки с контрагентами по ИНН и реквизитам и создаёт документы автоматически.

При ручном вводе укажите банковский счёт организации, контрагента, сумму и назначение платежа. В расшифровке платежа выберите объект расчётов — заказ или реализацию. Если платёж загружен из банка, но задолженность не закрылась, откройте документ и вручную подберите объект расчётов по кнопке «Подбор» в табличной части.

Оплата поставщику оформляется зеркально: «Списание безналичных денежных средств» для безнала или «Расходный кассовый ордер» для наличных. Документ удобно создавать на основании заказа поставщику или поступления товаров — тогда объект расчётов и сумма долга подставятся автоматически.

Как оформить оплату платёжной картой (эквайринг)

При оплате картой в рознице используется «Операция по платёжной карте» (или «Эквайринговая операция» в розничных продажах). В оптовой торговле документ создаётся из раздела «Казначейство» → «Операции по платёжным картам» либо на основании реализации. Укажите эквайринговый терминал, тип операции «Оплата от покупателя», сумму и объект расчётов.

Учтите, что деньги по эквайрингу поступают на расчётный счёт позже и за вычетом комиссии банка. В УТ 11 это отражается отдельным поступлением безналичных средств при загрузке выписки, а комиссия списывается документом списания с указанием статьи расходов. Не проводите эквайринговую оплату как обычное поступление на счёт — иначе задвоится оплата от клиента.

Взаимозачёт и зачёт авансов

Если у контрагента есть переплата или он одновременно является покупателем и поставщиком, задолженность закрывают документом «Взаимозачёт задолженности» (раздел «Казначейство»). В документе выбирают дебиторскую и кредиторскую задолженность, а программа формирует проводки по взаимному закрытию долгов без движения денег.

Аванс, полученный раньше отгрузки, УТ 11 зачитывает автоматически при проведении реализации — если объект расчётов совпадает. Если автоматического зачёта не произошло, проверьте, что аванс и реализация относятся к одному договору и соглашению, и при необходимости выполните зачёт вручную через «Взаимозачёт задолженности» или перепроведите документы последовательно по датам.

Как проверить результат и исправить ошибки

Главный инструмент контроля — отчёты по взаиморасчётам: «Ведомость расчётов с клиентами», «Ведомость расчётов с поставщиками» и «Задолженность клиентов» (раздел «Продажи» или «Закупки» → «Отчёты»). После проведения оплаты долг по конкретному заказу должен уменьшиться на сумму платежа. Остатки по кассе и банку сверяют отчётом «Движения денежных средств» и оборотно-сальдовой ведомостью по счетам денег, если ведётся бухгалтерский учёт.

Если оплата проведена ошибочно, не удаляйте документ в закрытом периоде. Правильный способ — распровести документ (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение») и исправить данные, либо ввести корректирующий документ. Удаление платежа после того, как по нему прошла сверка с контрагентом или сдана отчётность, создаст расхождения во всех связанных отчётах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по заказу/реализации

Норма

Долг уменьшен на сумму оплаты или закрыт полностью

Тревожный признак

Долг не изменился — оплата ушла в авансы без объекта расчётов

Остаток по кассе/счёту

Норма

Остаток совпадает с фактическими деньгами и выпиской банка

Тревожный признак

Расхождение — возможен дубль платежа или незагруженная выписка

Отчёт по взаиморасчётам

Норма

Нет «висящих» авансов при закрытых реализациях

Тревожный признак

Аванс и долг существуют одновременно по одному договору

Частые вопросы

Что делать, если оплата проведена, но долг не закрылся?

Откройте документ оплаты и проверьте табличную часть «Расшифровка платежа»: там должен быть указан объект расчётов (заказ или накладная). Если поле пустое, подберите объект вручную и перепроведите документ. Также проверьте, что оплата и реализация относятся к одному договору и соглашению.

Можно ли провести частичную оплату по заказу?

Да. Создайте документ оплаты на основании заказа и измените сумму на фактически полученную. Остаток долга будет виден в отчёте по задолженности, а следующий платёж оформляется так же — на оставшуюся сумму.

Как загрузить оплаты из клиент-банка?

Используйте обработку «Обмен с банком» в разделе «Казначейство». Настройте обмен по формату 1C:ДиректБанк или загрузку файла выписки, затем выполните загрузку: программа создаст документы поступления и списания, сопоставив контрагентов по реквизитам. После загрузки проверьте нераспознанные платежи и заполните объекты расчётов.

Чем отличается оплата по эквайрингу от обычного безнала?

При эквайринге деньги сначала фиксируются операцией по платёжной карте, а на расчётный счёт поступают позже за вычетом комиссии банка. Поэтому оплату от клиента проводят документом «Операция по платёжной карте», а фактическое зачисление — по выписке банка. Объединять оба события в один документ нельзя.

Как исправить оплату, проведённую на неверного контрагента?

Отмените проведение документа («Ещё» → «Отменить проведение»), исправьте контрагента и объект расчётов, затем проведите снова. Если период закрыт, введите сторнирующий и корректный документы текущей датой, чтобы не нарушить уже сданную отчётность.

Где посмотреть все оплаты по конкретному клиенту?

Откройте отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» с отбором по контрагенту — в нём видны все реализации, оплаты и текущий остаток долга. Также список платежей доступен из карточки контрагента по ссылке на документы расчётов.