Как провести оплату самозанятым в 1С 8

Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) отражается в 1С по тем же документам, что и расчёты с обычным подрядчиком, но с важными особенностями: договор ГПХ не облагается страховыми взносами, НДФЛ компания не удерживает, а обязательным условием является чек из приложения «Мой налог». Если оформить операцию как обычный договор подряда с физлицом, программа может начислить взносы и исказить отчётность.

Типовая схема в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Комплексная автоматизация» выглядит так: создаётся контрагент с признаком самозанятого, оформляется поступление услуг (акт), затем списание с расчётного счёта. Ниже разобран каждый шаг с указанием, что проверить до и после проведения документов.

Проверка статуса самозанятого перед оплатой

Прежде чем вносить исполнителя в базу, убедитесь, что он действительно применяет НПД и имеет право работать с вашей организацией. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя — сервис показывает, действует ли режим на текущую дату. Скриншот или распечатку проверки разумно приложить к договору.

Есть два ключевых ограничения. Во-первых, самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет, — такие выплаты не подпадают под НПД. Во-вторых, годовой доход самозанятого ограничен лимитом, при превышении которого он теряет право на спецрежим. Точный размер лимита уточняйте в актуальной редакции закона о НПД.

Заведение контрагента-самозанятого в 1С

В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен), при необходимости — адрес и банковские реквизиты. В свежих релизах «1С:Бухгалтерии 8.3» в карточке контрагента или в договоре есть признак, связанный с НПД: например, вид договора или отметка о том, что исполнитель — самозанятый.

Если в вашей версии конфигурации отдельного признака нет, достаточно корректно выбрать вид договора — «С поставщиком» — и не включать физлицо в зарплатные документы. Главное — чтобы исполнитель не попал в отчёты по страховым взносам и НДФЛ как обычный подрядчик-физлицо.

Оформление поступления услуг (акта)

Основание для оплаты — документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Укажите контрагента, договор, сумму по акту и счёт учёта затрат: как правило, это 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера услуг. В поле НДС выбирайте «Без НДС» — самозанятые не являются плательщиками НДС.

Проводки при проведении типовые: Дт счёта затрат — Кт 60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Никаких проводок по НДФЛ и взносам формироваться не должно. Если программа пытается удержать налог или начислить взносы — значит, документ оформлен неправильно или контрагент заведён с ошибкой.

В полях для первичных документов укажите реквизиты акта или счёта от самозанятого. Чек из «Мой налог» можно приложить к документу как скан через механизм присоединённых файлов — это упростит подтверждение расхода при проверке.

1. 1
   Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
3. 3
   Оформите договор с видом «С поставщиком»
4. 4
   Проведите «Поступление услуг (акт)» с НДС «Без НДС»
5. 5
   Получите чек из «Мой налог» и приложите к документу
6. 6
   Создайте «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику»
7. 7
   Проверьте проводки и отсутствие начислений по НДФЛ и взносам

Проведение оплаты с расчётного счёта

Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Если используется клиент-банк, платёжка загружается из выписки автоматически — проверьте, что программа правильно подставила контрагента и договор. Проводка: Дт 60.01 — Кт 51.

В назначении платежа корректно указать, что оплата производится по договору оказания услуг с самозанятым, с номером и датой договора или чека. Это не обязательное требование, но упрощает идентификацию платежа банком и при возможной проверке.

Оплатить можно и через кассу документом «Расходный кассовый ордер», если расчёты наличными допустимы в вашей ситуации. Схема учёта та же, только вместо счёта 51 используется 50.01.

Чек из «Мой налог»: когда и как получать

Чек — обязательный документ, подтверждающий, что самозанятый отразил доход и заплатит с него налог. Без чека расходы рискуют быть не признаны при проверке, а выплата может быть переквалифицирована. Чек формируется исполнителем в приложении «Мой налог» и передаётся заказчику в электронном виде или на бумаге.

Безопасная практика — запрашивать чек до оплаты или в момент расчёта. Закон допускает формирование чека до 9-го числа следующего месяца при расчётах с юрлицами, но на практике удобнее получать чек сразу: так вы фиксируете сумму до расходования денег и избегаете ситуаций, когда исполнитель «забыл» сформировать чек.

Подлинность чека проверяется по QR-коду или ссылке в нём. Если чек аннулирован (например, при возврате), это видно при проверке — такой чек нельзя использовать для подтверждения расходов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления

Норма

Дт затратного счёта — Кт 60.01, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть проводки по 68.01 (НДФЛ) или счетам взносов

Чек из «Мой налог»

Норма

Чек действителен, сумма совпадает с актом и платежом

Тревожный признак

Чек отсутствует, аннулирован или сумма не совпадает

Отчётность

Норма

Выплата не попадает в 6-НДФЛ и РСВ

Тревожный признак

Сумма видна в расчётах по взносам или НДФЛ

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — проведение выплаты через зарплатные документы или договор ГПХ в «1С:ЗУП» как с обычным физлицом. В этом случае программа начислит страховые взносы и удержит НДФЛ, а исправление потребует сторнирования и уточнённой отчётности.

Вторая группа ошибок связана с документами: оплата без акта, акт без чека, расхождение сумм между актом, чеком и платёжкой. Любое расхождение — повод для вопросов при выверке. Сверяйте три суммы перед проведением платежа.

Особые ситуации и альтернативы

Если расчёты с самозанятыми регулярные и их много, рассмотрите интеграцию с сервисами, которые автоматически запрашивают чеки и формируют реестры выплат. В 1С такие данные загружаются через обмен, что снижает ручной труд и риск пропустить чек.

При возврате оплаты или отказе от услуг самозанятый аннулирует чек в «Мой налог», а в 1С оформляется поступление на расчётный счёт или сторнирование документа поступления. Не оставляйте в учёте «висеть» оплаченный акт по аннулированному чеку.

Если исполнитель утратил статус самозанятого в середине периода, выплаты после даты утраты статуса облагаются по общим правилам для физлиц. Поэтому при регулярных расчётах имеет смысл периодически перепроверять статус контрагента.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?

Нет. Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход со своих поступлений. Организация-заказчик не является налоговым агентом, если исполнитель предоставил чек из «Мой налог». Если чек не предоставлен, риск доначисления НДФЛ и взносов ложится на заказчика.

Какой вид договора выбрать в 1С для самозанятого?

Обычно используется договор с видом «С поставщиком» в карточке контрагента-физлица. В новых релизах «1С:Бухгалтерии» может быть отдельный признак самозанятого — включите его, если он доступен. Не оформляйте договор как ГПХ в зарплатной подсистеме.

Можно ли оплатить самозанятому наличными?

Да, через «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Учётная схема не меняется, только вместо счёта 51 используется 50.01. Чек из «Мой налог» обязателен независимо от формы расчёта.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек повторно и не закрывайте период без него. Если чек так и не предоставлен, расходы по этой выплате рискованно признавать в налоговом учёте, а выплату могут переквалифицировать с доначислением НДФЛ и взносов. На будущее встройте условие о предоставлении чека в договор.

Как отразить возврат оплаты от самозанятого?

Исполнитель аннулирует чек в «Мой налог», а вы оформляете «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика» и при необходимости сторнируете документ поступления услуг. Проверьте, чтобы в учёте не осталось актива по аннулированному чеку.

Нужно ли включать выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?

Нет, при корректном оформлении выплаты плательщикам НПД не попадают ни в 6-НДФЛ, ни в расчёт по страховым взносам. Если сумма появилась в этих отчётах — проверьте, не заведён ли исполнитель как сотрудник или обычный подрядчик-физлицо.