Учет и Финансы · 10 мин
Как провести оплату самозанятому в 1С 8.3
Как оформить оплату самозанятому в 1С 8.3: договор ГПХ, акт, чек из «Мой налог», списание с расчетного счета и уплата НПД. Пошаговая инструкция.
Выплаты самозанятым — нестандартная ситуация для типовых конфигураций 1С, потому что исполнитель не является ни сотрудником, ни классическим контрагентом-ИП. Работать с ним приходится через договор гражданско-правового характера, а обязательным подтверждением расхода выступает чек из приложения «Мой налог». Если оформить выплату как обычную зарплату или как оплату поставщику-юрлицу, можно получить лишние страховые взносы или потерять признание расхода в налоговом учете.
Порядок действий почти одинаков во всех конфигурациях на платформе 8.3 — «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация», ERP: создается контрагент-физлицо, оформляется документ поступления услуг, проверяется чек самозанятого, затем выполняется списание с расчетного счета или оплата наличными. Различия — в названиях документов и расположении разделов.
Ниже — конкретный порядок действий с акцентом на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), поскольку именно в ней чаще всего ведется учет малых организаций и ИП, работающих с самозанятыми. Для других конфигураций принцип сохраняется: ГПХ-договор, акт, чек, оплата.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
До первой выплаты необходимо убедиться, что исполнитель действительно применяет налог на профессиональный доход (НПД) и не является вашим сотрудником. Выплата бывшему работнику, уволенному менее двух лет назад, не подпадает под НПД — такой доход облагается НДФЛ и взносами как обычный гонорар по ГПХ.
Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя — сервис показывает, действует ли спецрежим «Налог на профессиональный доход». Скриншот или распечатку результата разумно сохранить вместе с договором: это подтверждает, что вы проверили статус на дату сделки.
Если статус не подтвержден, а человек уверяет, что он самозанятый, выплату лучше отложить. Без действующего статуса НПД вы как налоговый агент обязаны удержать НДФЛ и начислить страховые взносы — иначе штраф и доначисления.
Создание контрагента-самозанятого в справочнике
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле «Вид контрагента» выберите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он совпадает с личным ИНН гражданина), адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты.
Если конфигурация предлагает указать признак «Самозанятый» или налоговый режим контрагента — отметьте его: в свежих релизах 1С:Бухгалтерии это влияет на отражение в отчетности и напоминания о необходимости чека. В более ранних версиях такого признака нет, и достаточно корректного вида договора.
Далее создайте договор с контрагентом. Вид договора — «С поставщиком» (если самозанятый оказывает услуги или выполняет работы) либо «Прочее». Нумерация и предмет договора заполняются по бумажному документу, который вы подписали с исполнителем.
Оформление поступления услуг от самозанятого
После выполнения работ или оказания услуг создайте документ «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)». Укажите контрагента, договор, сумму по акту и счет затрат — например, 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или 20, в зависимости от характера услуг.
НДС у самозанятого отсутствует — в документе ставьте ставку «Без НДС». Если программа автоматически подставляет ставку из карточки номенклатуры, исправьте вручную, иначе в учете появится фиктивный входной НДС.
В поле «Комментарий» или в специальных полях входящего документа укажите реквизиты чека из «Мой налог»: номер, дату и сумму. Это критично: по правилам налогового учета расход подтверждается именно чеком самозанятого вместе с актом или договором. Без чека расход могут не признать при проверке.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», создайте документ с видом «Услуги (акт)».
- 2Выберите контрагента-самозанятого и его договор ГПХ.
- 3Добавьте строку с услугой, суммой и ставкой «Без НДС», укажите счет затрат.
- 4Впишите номер и дату чека из «Мой налог» в поля входящего документа или комментарий.
- 5Проведите документ и проверьте проводки: Дт счета затрат — Кт 60.01 (или 76.05).
Проведение оплаты самозанятому
Оплата оформляется документом «Банк и касса» → «Списание с расчетного счета». Вид операции — «Оплата поставщику». Выберите контрагента, договор, укажите сумму и счет учета расчетов — тот же, что образовался при поступлении (обычно 60.01), чтобы задолженность закрылась корректно.
Если платите наличными через кассу, используйте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Учтите, что расчеты наличными между организацией и физлицом не ограничены лимитом 100 000 рублей — этот лимит действует только между юрлицами и ИП, но для управленческой дисциплины крупные суммы лучше проводить через банк.
После проведения документа проверьте взаиморасчеты: откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.01 (или использованному счету) с отбором по контрагенту. Задолженность по акту должна закрыться оплатой — остаток по этому контрагенту станет нулевым либо покажет аванс, если заплатили больше.
Как проверить результат
Сальдо нулевое при оплате по факту
Висит дебиторка или кредиторка после полной оплаты
Дт затратного счета — Кт 60.01, без НДС
Есть проводка по НДС или счет 70/76 с взносами
Номер, дата и сумма чека совпадают с актом
Чек отсутствует или сумма не совпадает
Налоговый учет и обязательные документы
Организация и ИП, платящие самозанятому, не являются налоговыми агентами: НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются. Налог платит сам исполнитель через приложение «Мой налог» — 4% при оплате от физлиц и 6% при оплате от организаций и ИП. Ваша задача — только корректно отразить расход.
Минимальный комплект документов для признания расхода: договор ГПХ (может быть разовым или рамочным), акт выполненных работ или оказанных услуг и чек из «Мой налог». Чек самозанятый обязан сформировать и передать вам в момент получения оплаты или сразу после нее.
Если вы применяете УСН «доходы минус расходы» или общий режим, расход признается после фактической оплаты и наличия чека. Проверьте, чтобы дата чека не была раньше даты акта без объяснимых причин — налоговая обращает внимание на такие несостыковки.
Особые сценарии и ограничения
Аванс самозанятому
Предоплата оформляется тем же «Списанием с расчетного счета», но зачет аванса произойдет при проведении поступления. Учтите: чек самозанятый обязан выдать при получении аванса, а не после выполнения работ — попросите его сформировать чек сразу.
Оплата самозанятому-ИП
ИП на НПД заводится как контрагент с видом «Индивидуальный предприниматель», но налоговая логика та же: без НДС, без НДФЛ, с чеком «Мой налог». Убедитесь, что в чеке указано, что исполнитель применяет НПД, а не другой режим.
Регулярные выплаты одному исполнителю
Если самозанятый фактически работает как штатный сотрудник — по графику, с подчинением правилам внутреннего распорядка, — налоговая может переквалифицировать договор в трудовой. Это главный риск длительных отношений с самозанятыми: доначисление взносов, НДФЛ и штрафы лягут на организацию.
Как выбрать схему оформления
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог». Организация-заказчик не является налоговым агентом, если исполнитель действительно применяет НПД и предоставил чек. Исключение — бывшие сотрудники, уволенные менее двух лет назад: им НПД по выплатам от бывшего работодателя не положен.
Что делать, если самозанятый не прислал чек после оплаты?
Направьте письменный запрос с требованием сформировать чек — это его обязанность. Без чека расход в налоговом учете подтвердить сложно: акт и платежка сами по себе недостаточны. Если чек так и не предоставлен, расход безопаснее не признавать, а в будущем — перечислять оплату только после получения чека или одновременно с ним.
Каким видом договора оформлять самозанятого в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Чаще всего используют вид «С поставщиком», так как услуги и работы отражаются через документ «Поступление услуг». Вид «Прочее» тоже допустим, если операция нестандартная. Главное — не оформлять выплату через зарплатные документы, где автоматически начисляются взносы.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, через «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Лимит наличных расчетов 100 000 рублей на физических лиц не распространяется. Чек «Мой налог» исполнитель обязан выдать и при наличной оплате.
Как отразить оплату самозанятому, если работаем в 1С:Комплексной автоматизации или ERP?
Логика та же: контрагент-физлицо, договор с поставщиком, документ «Поступление услуг и прочих активов», затем «Списание безналичных денежных средств» с видом операции «Оплата поставщику». Отличия только в названиях документов и разделов интерфейса.
Нужно ли включать выплаты самозанятым в отчетность по НДФЛ и взносам?
Нет, если исполнитель применяет НПД и чек получен. Выплаты самозанятым не попадают в 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. Но если статус НПД не подтвержден, выплата считается обычным доходом по ГПХ и должна попасть в обе формы отчетности.
Что важно запомнить
Самозанятый оформляется как контрагент-физлицо с договором поставщика, услуги проводятся через «Поступление услуг» без НДС, оплата — через «Списание с расчетного счета». НДФЛ и взносы не начисляются, но расход подтверждается только при наличии чека из «Мой налог» и действующего статуса НПД у исполнителя.