Как провести оплату пошлины в 1С

Оплата государственной пошлины — типовая операция, которая регулярно возникает у организаций: при регистрации изменений в ЕГРЮЛ, подаче исков в арбитражный суд, нотариальном удостоверении документов, получении лицензий и разрешений. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такая операция оформляется стандартными документами, но вызывает вопросы: на какой счет отнести пошлину, какой вид движения денежных средств выбрать и как правильно отразить её в налоговом учете.

Основная сложность заключается в том, что в плане счетов нет отдельного счета для пошлин, а порядок налогового учета зависит от причины уплаты. Пошлина за регистрацию права на недвижимость учитывается иначе, чем пошлина за подачу иска или за выдачу лицензии. Ошибка в отнесении расхода приводит к искажению налоговой базы по налогу на прибыль или УСН.

Ниже разобран порядок оформления оплаты пошлины через расчетный счет и через подотчетное лицо, выбор счетов учета, налоговые нюансы и типичные ошибки, которые встречаются при отражении этой операции.

Определите вид пошлины и счет учета

Прежде чем создавать документ оплаты, определите, за что уплачивается пошлина — от этого зависит счет затрат и порядок налогового учета. Пошлина за регистрацию изменений в учредительных документах, за нотариальные действия, за подачу искового заявления относится к прочим или общехозяйственным расходам. Пошлина, связанная с приобретением или регистрацией права на объект недвижимости, включается в первоначальную стоимость объекта.

Типовые варианты отражения:

• пошлина за регистрацию изменений в ЕГРЮЛ, нотариальные действия — счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»;
• пошлина за подачу иска в суд — счет 91.02 «Прочие расходы» (субсчет «Судебные расходы»);
• пошлина за регистрацию права собственности на недвижимость — счет 08 «Вложения во внеоборотные активы», затем в первоначальную стоимость ОС;
• пошлина за лицензию — счет 97 «Расходы будущих периодов» с распределением на срок действия лицензии (если это предусмотрено учетной политикой).

Конкретный счет закрепите в учетной политике организации. Если пошлины возникают регулярно, удобно создать отдельную статью затрат «Государственные пошлины» в справочнике статей затрат — это упростит аналитику и заполнение декларации по налогу на прибыль.

Оформите оплату с расчетного счета

Стандартный способ — оплата пошлины платежным поручением с расчетного счета организации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчетного счета» (или загрузите его из клиент-банка).

Ключевой момент — выбор вида операции. Если пошлина уплачивается в бюджет (регистрационные, судебные пошлины), используйте вид операции «Уплата налога» с видом налога «Прочие налоги и сборы». В этом случае программа сформирует проводку Дт 68.10 «Прочие налоги и сборы» — Кт 51. Счет 68.10 нужно предварительно добавить в план счетов, если его нет.

Если пошлина уплачивается не в бюджет, а конкретному получателю (нотариусу, Росреестру через отдельные реквизиты), используйте вид операции «Прочие расчеты с контрагентами» со счетом расчетов 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или «Прочее списание».

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание с расчетного счета».
2. 2
   Выберите вид операции «Уплата налога» (для бюджетных пошлин) или «Прочие расчеты с контрагентами».
3. 3
   Укажите налог «Прочие налоги и сборы» или контрагента-получателя и договор.
4. 4
   Заполните сумму, КБК, назначение платежа по квитанции.
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт 68.10 (76.09) — Кт 51.

Отразите пошлину в расходах

Сама оплата со счета формирует только расчеты: Дт 68.10 (76.09) — Кт 51. Чтобы пошлина попала в расходы, нужен еще один документ, который начислит саму пошлину: Дт 26 (44, 91.02, 08) — Кт 68.10 (76.09).

Для начисления используйте документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») с проводкой на нужный счет затрат. Дата начисления — дата совершения действия, за которое уплачена пошлина (дата регистрации, дата принятия иска судом к производству, дата выдачи лицензии), а не дата оплаты.

Если пошлина относится к лицензии с длительным сроком действия, начислите её на счет 97 и настройте списание равными долями в течение срока действия лицензии. В налоговом учете такие расходы также признаются равномерно.

Оплата пошлины через подотчетное лицо

На практике пошлину часто оплачивает сотрудник наличными или с личной карты, после чего отчитывается авансовым отчетом. В этом случае порядок документов другой.

Если сотруднику выдавали деньги под отчет, оформите «Выдачу наличных» (Дт 71 — Кт 50) или перечисление на карту (Дт 71 — Кт 51). Затем создайте документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»), на вкладке «Прочее» укажите счет затрат (26, 91.02 и т.д.) и приложите квитанцию об оплате.

Если сотрудник оплатил пошлину из собственных средств без получения аванса, авансовый отчет оформляется так же — после его проведения у организации возникает задолженность перед сотрудником (Кт 71), которую погашают выдачей денег из кассы или перечислением на карту.

При оплате пошлины подотчетным лицом сохраняйте квитанцию с реквизитами организации-плательщика или с указанием, за какую организацию уплачена пошлина. Квитанция от физического лица без привязки к организации может вызвать вопросы при признании расхода.

Налоговый учет пошлины

В налоговом учете по налогу на прибыль пошлины относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ — сборы и пошлины). Исключение — пошлина, включаемая в стоимость амортизируемого имущества: она признается через амортизацию.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» пошлины учитываются в составе расходов после фактической оплаты, поскольку сборы и пошлины упомянуты в закрытом перечне расходов (пп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В 1С при использовании документа «Операция, введенная вручную» проверьте, что в проводке заполнена сумма налогового учета (поле «Сумма НУ»). Если статья затрат настроена корректно, расход автоматически попадет в регистр налогового учета и в декларацию.

Сравнение вариантов учета

Счет 26/44

Для регулярных пошлин (регистрация изменений, нотариат). Списывается в расходы текущего периода полностью.

Счет 91.02

Для судебных пошлин и разовых платежей, не связанных с основной деятельностью.

Счет 08

Для пошлин, связанных с приобретением и регистрацией недвижимости. Увеличивает стоимость объекта, списывается через амортизацию.

Счет 97

Для пошлин за лицензии с длительным сроком. Списывается равномерно в течение срока действия.

Проверьте результат и закройте расчеты

После проведения всех документов убедитесь, что расчеты по пошлине закрыты: сальдо по счету 68.10 или 76.09 по данной операции должно быть нулевым. Откройте отчет «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовую ведомость» по соответствующему счету за период.

Проверьте также, что расход отразился в нужном периоде: начисление пошлины — в периоде совершения юридического действия, оплата — в периоде списания денег. Если документы попали в разные кварталы, это нормально, но при УСН расход признается только после оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по оплате

Норма

Дт 68.10 (76.09) — Кт 51 на сумму пошлины

Тревожный признак

Проводки нет или зависла сумма на счете 51

Начисление расхода

Норма

Дт 26/44/91.02/08 — Кт 68.10 (76.09), сальдо по расчетам нулевое

Тревожный признак

На 68.10 или 76.09 осталось дебетовое сальдо

Налоговый учет

Норма

Сумма НУ заполнена, расход виден в регистре и декларации

Тревожный признак

Сумма НУ пустая — расход не попадет в декларацию

Типичные ошибки при учете пошлин

Чаще всего ошибки возникают из-за неверного выбора вида операции или счета затрат. Ниже перечислены ситуации, которые приводят к искажению учета.

Часто задаваемые вопросы

Каким КБК оплачивать пошлину и нужен ли он в 1С?

КБК зависит от вида пошлины и указывается в платежном поручении. Возьмите актуальный КБК из квитанции или требования органа, которому платите (суд, Росреестр, ФНС, нотариус). В 1С КБК заполняется в полях платежного поручения; при загрузке из клиент-банка он подставляется автоматически. Не используйте КБК из старых платежек без проверки — коды периодически обновляются.

Можно ли вернуть пошлину в 1С, если её уплатили ошибочно?

Да. Возврат пошлины оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат налога» или «Прочие поступления». Предварительно нужно подать заявление о возврате в орган, которому была уплачена пошлина. Ранее признанный расход сторнируется или отражается как прочий доход — в зависимости от периода и ситуации.

Как отразить пошлину, если платит сторонняя организация за нашу компанию?

Оплату третьим лицом отражают как погашение задолженности третьим лицом: на основании письма или соглашения оформляется операция Дт 68.10 (76.09) — Кт 60 (76) с контрагентом-плательщиком. Подтверждающие документы (копия платежки, письмо о зачете) храните вместе с первичкой.

Облагается ли НДФЛ пошлина, оплаченная организацией за физическое лицо?

Если организация уплачивает пошлину в интересах физического лица (например, за регистрацию прав работника на его имущество), это признается доходом физлица в натуральной форме и облагается НДФЛ. Если пошлина уплачена в интересах организации (сотрудник лишь подал документы), дохода у физлица не возникает.

Что делать, если пошлина уплачена, но документы не приняты?

Если орган отказал в совершении действия, пошлина в большинстве случаев подлежит возврату по заявлению. До возврата сумма числится как дебиторская задолженность (счет 76.09). Если возврат невозможен, сумма списывается на прочие расходы (91.02) на основании решения органа.

Нужен ли отдельный счет 68.10 для пошлин?

Формально можно вести расчеты по пошлинам на 76.09, но выделенный субсчет 68.10 удобнее: он автоматически участвует в типовых операциях уплаты налогов и сборов, упрощает сверку с бюджетом и заполнение отчетности. Добавьте субсчет в план счетов один раз и используйте для всех бюджетных пошлин.