Как провести оплату наличными поставщику в 1С

Оплата наличными поставщику в 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО) с видом операции «Оплата поставщику». Документ списывает деньги с кассы организации, формирует проводку по дебету счёта 60 (или 76) и кредиту счёта 50 и закрывает задолженность по конкретному договору и документу поступления. Ошибка в выборе операции или договора приводит к «висящим» авансам и некорректной взаиморасчётной отчётности.

Перед проведением оплаты нужно убедиться, что в кассе есть достаточный остаток наличных, а сама операция не нарушает установленный лимит расчётов наличными между юридическими лицами. В статье разобран порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3, указаны отличия для Управления торговлей и УНФ, а также типовые ошибки и способы их проверки.

Материал ориентирован на типовые конфигурации без глубокой доработки. Если ваша база изменена под специфику компании, названия кнопок и расположение разделов могут отличаться, но логика документооборота сохраняется.

Проверка условий перед оплатой наличными

Наличные расчёты между организациями и ИП ограничены: по одному договору сумма наличных расчётов не должна превышать установленный лимит. Расчёты с физическими лицами, не действующими как предприниматели, этим ограничением не связаны. Перед выплатой убедитесь, что поставщик — физическое лицо либо сумма по договору укладывается в лимит, иначе оплату следует провести через расчётный счёт.

Второе условие — наличие денег в кассе. Проверьте остаток через отчёт «Кассовая книга» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50. Если денег не хватает, сначала оформите приходный кассовый ордер — например, поступление наличных с расчётного счёта по объявлению на взнос наличными.

Третье условие — корректные данные контрагента. Откройте карточку поставщика и проверьте: заполнен ли договор с правильным видом («С поставщиком»), указана ли валюта расчётов, нет ли дублей контрагента в справочнике. Оплата, проведённая на дубль контрагента, не закроет реальную задолженность, и в акте сверки появится расхождение.

Оформление расходного кассового ордера в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» установите «Оплата поставщику» — именно этот вид формирует проводку по расчётам с контрагентом, а не по прочим расходам.

Заполните поля документа: организация, контрагент-поставщик, договор, сумма оплаты. В табличной части укажите счёт расчётов: 60.01, если оплачиваете уже полученные товары или услуги, либо 60.02, если перечисляете аванс. Программа может подставить счёт автоматически по настройкам договора — проверьте его вручную, от этого зависит корректность зачёта авансов.

В поле «Выдать» укажите ФИО лица, фактически получившего деньги (обычно представитель поставщика по доверенности), а в поле «По документу» — реквизиты доверенности или паспорта. Поле «Основание» заполните ссылкой на договор или счёт поставщика. Эти данные попадут в печатную форму РКО и нужны для подтверждения целевой выплаты.

Нажмите «Провести», затем «Расходный кассовый ордер» в списке печатных форм, чтобы распечатать документ. Подписи кассира, главного бухгалтера и получателя обязательны — без них ордер не является подтверждающим документом.

1. 1
   Проверьте остаток наличных в кассе по счёту 50
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
3. 3
   Выберите вид операции «Оплата поставщику»
4. 4
   Заполните контрагента, договор, сумму и счёт учёта (60.01 или 60.02)
5. 5
   Укажите получателя и документ-основание
6. 6
   Проведите документ и распечатайте РКО для подписей
7. 7
   Сверьте результат по ОСВ 60 и акту сверки с поставщиком

Как распределить оплату по документам поступления

Если задолженность перед поставщиком сформирована конкретными документами «Поступление (акты, накладные)», в табличной части РКО можно указать «Документ расчётов». Тогда программа закроет долг именно по этой накладной, а не «в разрезе договора в целом».

Если документ расчётов не указан, 1С при проведении регламентной операции зачёта авансов распределит сумму автоматически по правилам, заданным в учётной политике (обычно по FIFO — сначала самые ранние долги). Для большинства компаний этого достаточно, но при спорных взаиморасчётах лучше фиксировать зачёт вручную.

Частичная оплата оформляется тем же РКО на меньшую сумму — никаких дополнительных документов не требуется. Остаток долга будет виден в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60.01 до полного погашения.

Оплата через подотчётное лицо

На практике наличные поставщику часто передаёт не кассир напрямую, а сотрудник компании. Эта схема оформляется двумя документами. Сначала создаётся РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» — деньги уходят с кассы на счёт 71.

Затем сотрудник оплачивает поставщика и приносит подтверждающие документы: кассовый чек, товарную накладную, квитанцию к приходному ордеру поставщика. На их основе в 1С вводится «Авансовый отчёт» (раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты»), где на вкладке «Оплата» указывается контрагент, договор и сумма. Проводка закроет счёт 71 в корреспонденции со счётом 60.

Такая цепочка важна для контроля: пока авансовый отчёт не проведён, деньги числятся за сотрудником, а не считаются оплаченными поставщику. Не заменяйте эту схему прямым РКО «Оплата поставщику», если фактически деньги получал ваш сотрудник, — при проверке получатель по ордеру не подтвердит получение средств.

Сравнение вариантов

Прямой РКО поставщику

Подходит, когда представитель поставщика лично получает деньги в вашей кассе по доверенности. Один документ, минимум проводок.

Через подотчётное лицо

Нужен, когда деньги поставщику передаёт ваш сотрудник. Два документа: РКО на выдачу под отчёт и авансовый отчёт с подтверждающими чеками.

Безналичный перевод

Альтернатива при превышении лимита наличных расчётов или крупных суммах. Оформляется платёжным поручением и списанием с расчётного счёта.

Особенности в 1С:Управление торговлей и УНФ

В 1С:Управление торговлей 11 расходный кассовый ордер создаётся в разделе «Казначейство» → «Расходные кассовые ордера». Типовой сценарий — создание РКО на основании документа «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг»: тогда сумма, контрагент и основание подставляются автоматически, а оплата отражается в статусе заказа.

В 1С:Управление нашей фирмой документ называется «Расход денег» (раздел «Деньги»). Вид операции — «Поставщику», далее указываются контрагент, договор и документ расчётов. УНФ ведёт управленческий учёт взаиморасчётов, поэтому контроль оплаты удобно выполнять через отчёт «Взаиморасчёты с поставщиками».

Если учёт ведётся в связке «Управление торговлей + Бухгалтерия», документы оплаты выгружаются в бухгалтерскую базу обменом. Проверяйте, что после синхронизации РКО проведён и в той, и в другой программе — непроведённый документ в бухгалтерии не сформирует проводки, и задолженность в регламентированном учёте зависнет.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения РКО сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с детализацией по контрагенту. Признак корректной оплаты: дебетовый оборот по 60.01 на сумму платежа и отсутствие «красного» сальдо. Если оплачивали аванс, сумма появится в кредитовом сальдо 60.02 до момента поступления.

Дополнительно сверьтесь с поставщиком актом сверки, сформированным в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов». Расхождения в акте чаще всего означают оплату на дубль контрагента, неверный договор или неотражённое поступление в одной из учётных систем сторон.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 60.01 по контрагенту

Норма

Дебетовый оборот равен сумме оплаты, долг уменьшился

Тревожный признак

Оборота нет или сальдо не изменилось — документ не проведён или неверный счёт

Кассовая книга за день оплаты

Норма

РКО присутствует, остаток кассы уменьшился на сумму

Тревожный признак

Документа нет в книге — проверьте дату и организацию в РКО

Акт сверки с поставщиком

Норма

Оплата видна обеим сторонам, расхождений нет

Тревожный признак

Расхождение на сумму платежа — дубль контрагента или другой договор

Частые вопросы

Можно ли оплатить наличными поставщику-юридическому лицу любую сумму?

Нет. Расчёты наличными между организациями и ИП в рамках одного договора ограничены лимитом. Свыше лимита оплата проводится безналично. Нарушение карается штрафом, поэтому крупные платежи безопаснее переводить с расчётного счёта.

Чем отличаются счета 60.01 и 60.02 при оплате?

Счёт 60.01 используется, когда вы оплачиваете уже полученные товары или услуги — проводка сразу закрывает долг. Счёт 60.02 применяется для предоплаты: сумма числится как аванс выданный до поступления, после чего зачитывается документом поступления или регламентной операцией.

Как исправить РКО, если ошибся в сумме или контрагенте?

Если день не закрыт, откройте документ, исправьте реквизиты и перепроведите. Если документ попал в уже сданную отчётность, создайте сторнирующий документ или скорректируйте операцией вручную, а затем введите правильный РКО. Простое удаление проведённого ордера нарушает нумерацию кассовых документов.

Нужен ли кассовый чек при оплате наличными поставщику?

Кассовый чек пробивает сторона, получающая наличные, если она обязана применять ККТ, — то есть поставщик. Ваша организация подтверждает расход подписанным расходным кассовым ордером. При оплате через подотчётное лицо чек поставщика прикладывается к авансовому отчёту.

Как провести оплату, если поставщик — физическое лицо?

Используется тот же РКО с видом «Оплата поставщику», контрагент заводится с видом «Физическое лицо». Лимит наличных расчётов на такие платежи не распространяется, но проверьте, не требуется ли удержание НДФЛ по договору с физлицом — это отдельная обязанность налогового агента.

Почему оплата не закрыла задолженность в отчёте?

Чаще всего причины: РКО не проведён, выбран другой договор или дубль контрагента, указан счёт 60.02 вместо 60.01, либо документ поступления введён более поздней датой, чем оплата. Проверьте ОСВ по счёту 60 с субконто по договорам — расхождение видно сразу.