Как провести нотариальные услуги в 1С 8.3

Нотариальные услуги встречаются в учёте почти любой организации: заверение доверенностей, удостоверение договоров, свидетельство подписей, госпошлина за регистрацию изменений в учредительных документах. В 1С 8.3 такие операции отражаются двумя разными способами в зависимости от того, что именно вы учитываете: покупку услуг у нотариуса как расходы предприятия или ведение самого нотариального производства в специализированной конфигурации.

Чаще всего вопрос «как провести нотариальные услуги» возникает у бухгалтера в 1С:Бухгалтерии 8.3. Здесь задача сводится к корректному отражению расходов на оплату нотариального тарифа, разграничению услуг правового и технического характера (УПТХ) и нотариального тарифа, а также правильной работе с НДС — нотариусы освобождены от него по тарифу, но УПТХ может облагаться.

Второй сценарий — работа нотариальной конторы в конфигурации «1С:Нотариус», где ведутся реестры нотариальных действий, наследственные дела и денежные операции. Ниже разобраны оба подхода с конкретными документами, проводками и типичными ошибками.

Определите сценарий: покупка услуг или нотариальное производство

Прежде чем создавать документы, определите, к какой ситуации относится ваша задача. От этого зависит конфигурация, набор документов и методика учёта.

Сценарий 1 — организация оплачивает нотариуса. Это обычные расходы: удостоверение договора купли-продажи доли, заверение протокола собрания, доверенности на представителей. Учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии 8.3 через документы поступления услуг и списания с расчётного счёта.

Сценарий 2 — нотариус ведёт свою деятельность. Здесь нужна отраслевая конфигурация «1С:Нотариус» (или аналогичная), где регистрируются нотариальные действия в реестрах, рассчитываются тарифы, ведутся наследственные и доверенностные дела, формируется отчётность в нотариальную палату.

Сравнение вариантов

1С:Бухгалтерия 8.3

Подходит организациям, которые оплачивают услуги нотариуса как расход. Ограничение: нет реестров нотариальных действий и расчёта тарифов.

1С:Нотариус

Для нотариальных контор: реестры, наследственные дела, тарифы, отчётность в палату. Не подходит обычным организациям для учёта расходов.

1С:Управление нашей фирмой

Вариант для малых нотариальных контор с упрощённым учётом услуг, но без специализированных реестров.

Проведение расходов на нотариуса в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Создайте документ с видом операции «Услуги (акт)», укажите контрагента-нотариуса и договор с видом «С поставщиком». Нотариус обычно работает без договора в классическом смысле, но в программе договор завести нужно — он требуется для аналитики.

В табличной части добавьте номенклатуру с видом «Услуги», например «Нотариальное удостоверение договора». В поле «Счета затрат» укажите счёт учёта расходов: чаще всего 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций, статья затрат — с видом «Прочие затраты» или «Нотариальные расходы» (при необходимости создайте новую статью в справочнике).

После проведения документа сформируйте оплату: «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» на основании поступления. Если нотариусу платит подотчётное лицо — используйте «Выдача наличных» подотчётному лицу и последующий авансовый отчёт с приложением квитанции.

1. 1
   Создайте договор с контрагентом-нотариусом с видом «С поставщиком»
2. 2
   Оформите «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Услуги (акт)»
3. 3
   Добавьте услугу, укажите счёт затрат 26 или 44 и статью затрат
4. 4
   Разделите суммы: нотариальный тариф — без НДС, УПТХ — по ставке из квитанции
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Зарегистрируйте оплату через «Списание с расчётного счёта» или авансовый отчёт

НДС и разделение тарифа и УПТХ

Ключевая тонкость учёта нотариальных услуг — налог на добавленную стоимость. Нотариальный тариф (госпошлина за совершение нотариального действия) НДС не облагается. А вот услуги правового и технического характера — составление проектов документов, копирование, оформление — могут облагаться НДС, если нотариус является плательщиком налога в этой части.

Поэтому в квитанции или акте нотариуса всегда смотрите разбивку. Если сумма одна строкой «без НДС» — проводите всю сумму без налога. Если УПТХ выделены с НДС — в документе поступления создайте две строки: тариф без НДС и услуги со ставкой, указанной нотариусом, и зарегистрируйте счёт-фактуру при её наличии.

Для налогового учёта по налогу на прибыль нотариальные расходы принимаются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Расходы на удостоверение договоров, удостоверение которых обязательно по закону, принимаются в пределах тарифов; сверхтарифные суммы и добровольные нотариальные действия учитываются в полном объёме как экономически обоснованные, но будьте готовы обосновать их деловую цель.

Госпошлина и нотариальный тариф: не перепутайте учёт

Часть платежей, которые принято называть «нотариальными», на самом деле является государственной пошлиной — например, за регистрацию изменений в ЕГРЮЛ или удостоверение отдельных действий. Госпошлина учитывается иначе, чем услуги: она отражается на счёте 68.10 «Прочие налоги и сборы», а не через расчёты с поставщиками.

Практическое правило: если платёж идёт на реквизиты нотариуса (его расчётный счёт или кассу) — это услуги и тариф, проводим через поступление услуг. Если платёж идёт в бюджет по КБК — это госпошлина, проводим через «Списание с расчётного счёта» с видом «Перечисление налога» и начисление документом «Операция, введённая вручную» проводкой Дт 26 (44) Кт 68.10.

Ошибка в разграничении приводит к некорректной аналитике по контрагентам и неверному налоговому учёту: госпошлина, ошибочно проведённая как услуга, «повиснет» на расчётах с несуществующим поставщиком.

Работа в конфигурации «1С:Нотариус»

Если вы ведёте учёт нотариальной конторы, типовая бухгалтерия не закроет специфику: нужны реестры нотариальных действий с присвоением номеров, расчёт тарифов по ставкам, учёт наследственных дел и доверенностей. Для этого существует отраслевое решение «1С:Нотариус».

Типовой порядок работы: каждое нотариальное действие регистрируется документом-регистрацией, где указываются вид действия (удостоверение сделки, свидетельствование подписи, выдача свидетельства), участники, объект и рассчитанный тариф. Программа автоматически присваивает номер по реестру и формирует сумму к оплате с разделением на тариф и УПТХ.

По итогам периода конфигурация формирует реестры для сдачи в нотариальную палату, отчётность по денежным операциям и статистику. Перед началом работы заполните справочники: виды нотариальных действий, тарифные ставки, реквизиты конторы. Некорректные ставки в справочнике — самая частая причина расхождений в реестрах.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов обязательно проверьте результат. В бухгалтерии откройте проводки документа поступления: должна быть запись Дт 26 (44) Кт 60.01 на сумму расходов и, при наличии НДС по УПТХ, Дт 19.04 Кт 60.01. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 после оплаты не должна содержать остатков по нотариусу.

В налоговом учёте проверьте, что сумма попала в регистр прочих расходов, а НДС без счёта-фактуры не попал в книгу покупок. В конфигурации «1С:Нотариус» сверьте нумерацию реестра — пропуски и дубли номеров недопустимы и вызовут вопросы при проверке палатой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления

Норма

Дт 26/44 Кт 60.01, НДС выделен только по УПТХ

Тревожный признак

НДС начислен на нотариальный тариф или счёт затрат пустой

ОСВ по счёту 60 после оплаты

Норма

Остаток по нотариусу нулевой

Тревожный признак

Висит дебетовый или кредитовый остаток

Книга покупок

Норма

НДС принят к вычету только при наличии счёта-фактуры

Тревожный признак

Вычет по НДС без зарегистрированного счёта-фактуры

Реестр в 1С:Нотариус

Норма

Нумерация непрерывна, тарифы соответствуют ставкам

Тревожный признак

Пропуски номеров, расхождение сумм с квитанциями

Часто задаваемые вопросы

На какой счёт отнести расходы на нотариуса, если организация торговая?

Торговые организации обычно используют счёт 44 «Расходы на продажу» с отдельной статьей затрат «Нотариальные расходы». Если расход связан с общим управлением (например, заверение протокола собрания учредителей), допустим счёт 26. Главное — закрепить выбранный подход в учётной политике и применять его однородно.

Нотариус выдал только квитанцию без акта — можно ли провести расход?

Да. Квитанция нотариуса с указанием реквизитов, вида действия и суммы является первичным документом, подтверждающим расход. В 1С создайте поступление услуг на основании данных квитанции, а сам документ подшейте в дело. Для обоснованности расхода полезно приложить копию заверенного документа (договора, доверенности).

Как провести оплату нотариусу наличными через сотрудника?

Оформите выдачу денег подотчёт документом «Выдача наличных» с видом «Выдача денежных средств подотчётному лицу». После оплаты сотрудник приносит квитанцию, и вы создаёте «Авансовый отчёт» с указанием услуги и счёта затрат. Поступление услуг в этом случае можно не создавать — авансовый отчёт сам формирует проводки по расходам.

Нужно ли заводить нотариуса как контрагента, если обращаемся редко?

Да, для корректной аналитики расчётов каждого нотариуса заводят в справочник контрагентов с реквизитами из квитанции. Это позволяет отслеживать задолженность и строить отчёты по расходам. Если обращения разовые и оплата идёт через подотчётное лицо, расчёты с контрагентом могут не возникать вовсе.

Подойдёт ли 1С:Бухгалтерия для учёта нотариальной конторы?

Только для общебухгалтерских задач: зарплата, налоги, касса. Специфику нотариата — реестры действий, расчёт тарифов, наследственные дела, отчётность в палату — типовая бухгалтерия не закрывает. Для этого нужна конфигурация «1С:Нотариус» или аналогичное отраслевое решение.

Что делать, если нотариус вернул деньги за несовершённое действие?

Отразите возврат документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика» (или «Прочее поступление», если расчётов не было). Затем скорректируйте расходы: сторнируйте проводку по расходам через «Операцию, введённую вручную» с отрицательной суммой, чтобы затраты в учёте соответствовали фактически полученной услуге.