Как провести накладные расходы в 1С: настройка и распределение

Накладные расходы — это затраты, которые нельзя напрямую отнести на конкретную продукцию или заказ: аренда офиса, зарплата административного персонала, коммунальные услуги, амортизация общехозяйственного оборудования. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для их учета предназначены счета 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы», а распределение выполняется автоматически при закрытии месяца.

Ошибки в отражении накладных расходов приводят к искажению себестоимости продукции и неверному финансовому результату. Поэтому важна не только корректная проводка документа поступления, но и правильная настройка учетной политики: метод распределения, база распределения и способ списания затрат.

Ниже разобран полный цикл работы с накладными расходами: от настройки плана счетов и учетной политики до проверки результата закрытия месяца и типичных ошибок, из-за которых счета 25 и 26 не закрываются.

Что относится к накладным расходам и на какие счета их проводить

В учете накладные расходы делятся на две группы. Общепроизводственные расходы (счет 25) связаны с обслуживанием основного и вспомогательного производства: амортизация цехового оборудования, зарплата мастеров и начальников цехов, отопление и освещение производственных помещений, ремонт цеховых зданий.

Общехозяйственные расходы (счет 26) обслуживают управление организацией в целом: зарплата директората и бухгалтерии, аренда офиса, канцелярия, услуги связи, банковское обслуживание, консультационные и аудиторские услуги. Если организация не ведет производственную деятельность (торговля, услуги), обычно используется только счет 26 или счет 44 «Расходы на продажу».

Критично правильно выбрать счет уже на этапе ввода первичного документа: от этого зависит, как затраты попадут в себестоимость продукции (через счет 25) или будут списаны на финансовый результат напрямую (счет 26 при методе «директ-костинг»).

Настройка учетной политики перед началом работы

Прежде чем проводить документы, откройте раздел «Главное» → «Учетная политика» и проверьте блок «Затраты». Здесь задается, как программа будет распределять косвенные расходы.

Для счета 26 доступны два варианта. Метод «директ-костинг»: общехозяйственные расходы списываются напрямую в дебет счета 90.08 «Управленческие расходы» и не входят в себестоимость продукции. Второй вариант — включение в себестоимость: расходы распределяются на счет 20 пропорционально выбранной базе.

Для распределения косвенных расходов (счета 25 и 26 при методе включения в себестоимость) укажите базу распределения: оплата труда, материальные затраты, прямые затраты, объем выпуска, выручка или плановая себестоимость. База должна быть закреплена в учетной политике организации и применяться последовательно.

Настройка статей затрат и номенклатурных групп

Каждая проводка по счетам 25 и 26 требует указания статьи затрат — справочника «Статьи затрат» в разделе «Справочники». В карточке статьи обязательно заполните «Вид расхода»: для 25 счета это «Общепроизводственные расходы», для 26 — «Общехозяйственные расходы». Именно вид расхода определяет, как программа закроет счет.

Для налогового учета в статье также укажите вид расходов по НК РФ — чаще всего «Косвенные расходы». Если оставить это поле пустым, при расчете налога на прибыль суммы могут не попасть в декларацию корректно.

Номенклатурные группы (раздел «Справочники» → «Номенклатурные группы») нужны для распределения затрат между видами продукции или направлениями деятельности. Создайте группы, соответствующие вашему выпуску: например, «Мебель корпусная», «Мебель мягкая». При закрытии месяца накладные расходы распределятся пропорционально выбранной базе по этим группам.

Проведение накладных расходов документами

Основной инструмент — документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». При поступлении услуг (аренда, связь, коммунальные платежи) создайте документ с видом операции «Услуги (акт)», заполните контрагента и договор, а в табличной части укажите номенклатуру услуги и — ключевой момент — счет затрат 25 или 26 со статьей затрат и подразделением.

Зарплата управленческого персонала отражается документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»), где в способе отражения зарплаты указан счет 26 и соответствующая статья затрат. Амортизация общехозяйственных основных средств начисляется автоматически при закрытии месяца — достаточно, чтобы в карточке ОС способ отражения амортизации вел на счет 25 или 26.

Списание материалов на нужды управления выполняется документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство») с указанием счета затрат 26. Банковские комиссии проводятся документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» и счетом дебета 26 (или 91.02 — в зависимости от учетной политики).

1. 1
   Раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Услуги (акт)»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и дату документа
3. 3
   В табличной части добавьте услугу, сумму и ставку НДС
4. 4
   В колонке «Счета учета» укажите счет затрат 26, подразделение и статью затрат с видом «Общехозяйственные расходы»
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Выполните «Операции» → «Закрытие месяца» за нужный период и убедитесь, что счет 26 закрылся

Распределение и закрытие счетов 25 и 26

Распределение накладных расходов выполняется регламентной операцией «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» в обработке «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Программа собирает обороты по дебету счетов 25 и 26 и распределяет их на счет 20 по номенклатурным группам пропорционально выбранной в учетной политике базе.

Если для счета 26 установлен метод «директ-костинг», вместо распределения формируется проводка Дт 90.08 Кт 26 на всю сумму собранных расходов. В налоговом учете косвенные расходы списываются на счет 90.08 в полном объеме в периоде возникновения независимо от бухгалтерского метода.

Проверить результат можно через отчет «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»): после корректного закрытия месяца конечное сальдо по счетам 25 и 26 должно быть нулевым. Ненулевой остаток — сигнал об ошибке в настройках.

Контрольные точки

Как проверить результат закрытия месяца

Сальдо по счетам 25 и 26 в ОСВ

Норма

Конечное сальдо равно нулю

Тревожный признак

Остаток на конец месяца — есть нераспределенные суммы

Проводки операции закрытия

Норма

Дт 20 Кт 25 (26) по номенклатурным группам или Дт 90.08 Кт 26

Тревожный признак

Операция выполнена, но проводок по закрытию нет

Сообщения в закрытии месяца

Норма

Регламентная операция отмечена зеленой галочкой

Тревожный признак

Красный крест или предупреждение об отсутствии базы распределения

Почему счета 25 и 26 не закрываются: типичные причины

Самая частая причина — отсутствие базы распределения. Если в месяце не было выпуска продукции (нет проводок по счету 20 с номенклатурными группами) или нет оборотов по базе (например, не начислена зарплата основных рабочих), программе не на что распределять затраты. В этом случае либо добавьте недостающие документы, либо временно измените базу распределения, либо в учетной политике разрешите списание на счет 90.08.

Вторая причина — неверный вид расхода в статье затрат. Если вместо «Общепроизводственные расходы» указано «Прочие затраты» или «Не принимаемые к НУ», программа не включает сумму в механизм распределения. Третья причина — не заполнены номенклатурные группы в документах выпуска: затратам некуда «приземлиться».

Особенности для разных видов деятельности

Производственным организациям обычно нужны оба счета: 25 для цеховых затрат, 26 для управленческих. Торговые организации счет 25 не используют вовсе, а вместо 26 чаще применяют счет 44 «Расходы на продажу» — это соответствует отраслевым рекомендациям и упрощает отчетность.

Организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» ведут учет накладных расходов по общим правилам в бухгалтерском учете, а в налоговом признают их по факту оплаты. Программа формирует записи книги учета доходов и расходов автоматически при условии, что в документах поступления корректно указано отражение в НУ.

Счет 25 или счет 26: что выбрать

Счет 25 «Общепроизводственные расходы»

Подходит для затрат, обслуживающих производство: цех, оборудование, мастера. Всегда распределяется на счет 20 и входит в себестоимость продукции. Не используется в торговле и услугах.

Счет 26 «Общехозяйственные расходы»

Подходит для управленческих затрат: дирекция, бухгалтерия, офис. Может распределяться на счет 20 либо списываться на 90.08 методом директ-костинга — по выбору в учетной политике.

Счет 44 «Расходы на продажу»

Для торговых организаций и расходов на продажу: доставка покупателям, реклама, зарплата продавцов. Закрывается на 90.07.

FAQ: частые вопросы по накладным расходам в 1С

Можно ли провести накладные расходы вручную через «Операции, введенные вручную»?

Технически можно, но делать это не рекомендуется. Ручные проводки по счетам 25 и 26 не всегда корректно обрабатываются регламентной операцией закрытия месяца, особенно по налоговому учету. Используйте типовые документы: «Поступление услуг», «Требование-накладная», «Начисление зарплаты».

Что делать, если в месяце нет выпуска продукции, а общепроизводственные расходы есть?

Вариантов три: настроить в учетной политике базу распределения, которая существует в этом месяце (например, выручка); списать расходы на счет 90.08; либо оставить распределение на тот месяц, когда появится выпуск — но последний вариант требует ручной корректировки и не является штатным поведением программы.

Как распределить аренду офиса между несколькими подразделениями?

Стандартный способ — ввести несколько строк в документе поступления с разными подразделениями и пропорциями суммы. Если пропорции меняются ежемесячно, корректируйте их вручную в каждом документе. Автоматического механизма долевого распределения одной строки в типовой конфигурации нет.

Почему в налоговом учете счет 26 закрылся, а в бухгалтерском осталось сальдо?

Обычно это признак расхождения видов расходов: в статье затрат для НУ указаны «Косвенные расходы» (они списываются сразу), а в бухгалтерском учете метод распределения требует базы, которой нет. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость с разделением БУ/НУ и настройки метода распределения в учетной политике.

Нужно ли закрывать счет 26, если организация оказывает только услуги?

Да, закрытие обязательно. Для организаций сферы услуг чаще всего удобен метод «директ-костинг»: расходы списываются на 90.08 и попадают в отчет о финансовых результатах как управленческие. Альтернатива — распределение на счет 20 по номенклатурным группам услуг, если требуется считать себестоимость каждого вида услуг.

Как исправить ошибку прошлого месяца, если счет 25 не закрылся?

Сначала найдите причину (статья затрат, отсутствие базы, номенклатурные группы) и исправьте настройки или документы в том периоде. Затем отмените закрытие месяца за этот и последующие периоды и выполните перепроведение закрытия заново. Если период закрыт отчетностью, исправления вносятся текущей датой через корректирующие документы.