Как провести корректировочную счет-фактуру от поставщика в 1С 7.7

Корректировочная счет-фактура (КСФ) от поставщика появляется, когда после отгрузки изменилась цена или количество товара: поставщик дал ретро-скидку, обнаружилась недостача или пересорт, стороны согласовали изменение стоимости. В 1С 7.7 (типовая «Торговля и склад» или «Комплексная конфигурация») нет отдельного документа «Корректировка поступления», как в современных конфигурациях на платформе 8, поэтому корректировку оформляют комбинацией документов: корректировочной накладной, счетом-фактурой с признаком корректировки и ручными операциями по НДС.

Главная сложность в том, что ответственность за правильность НДС лежит на бухгалтере: программа лишь формирует записи книги покупок по тем данным, которые вы ввели. Ошибка в периоде, сумме или виде корректировки приведет к расхождению декларации по НДС с данными контрагента и к вопросам со стороны налоговой.

Ниже разобран практический порядок работы: как определить вид корректировки, как ввести корректировочную накладную и счет-фактуру, как отразить НДС в книге покупок и как проверить результат перед сдачей отчетности.

Определите вид корректировки: увеличение или уменьшение стоимости

Порядок отражения в учете зависит от направления корректировки. Если поставщик увеличил стоимость (доначисление цены, допоставка), покупатель получает право на дополнительный вычет НДС — сумма НДС из КСФ попадает в книгу покупок того квартала, в котором получен корректировочный счет-фактура. Если стоимость уменьшилась (скидка, недостача, возврат части товара), покупатель обязан восстановить НДС — разница отражается в книге продаж.

Это принципиальная разница, которую многие упускают: при уменьшении стоимости запись делается не со знаком «минус» в книге покупок, а положительной записью в книге продаж. В 1С 7.7 это придется контролировать вручную, так как автоматического механизма восстановления НДС по КСФ в типовых конфигурациях обычно нет или он требует настройки.

Сравнение вариантов отражения

Увеличение стоимости

КСФ регистрируется в книге покупок текущего периода, НДС принимается к вычету. Подходит при доначислении цены или допоставке.

Уменьшение стоимости

Разница НДС восстанавливается через книгу продаж. Подходит при скидках, недостаче, частичном возврате. Требует ручного контроля в 1С 7.7.

Исправление ошибки в исходном документе

Если поставщик просто ошибся в реквизитах, оформляется исправленный (не корректировочный) счет-фактура с новым номером исправления — порядок учета другой.

Подготовьте первичные документы и проверьте реквизиты

До ввода данных в программу убедитесь, что у вас на руках есть корректный комплект: сам корректировочный счет-фактура, соглашение или дополнительный договор на изменение цены (или акт расхождений при недостаче), а также исходная накладная и исходный счет-фактура поставщика. КСФ должен содержать ссылку на номер и дату исходного счета-фактуры — проверьте, что они совпадают с вашими данными.

Сверьте суммы: в КСФ указываются значения «до изменения», «после изменения» и разница (сумма увеличения или уменьшения, включая НДС). Арифметика должна сходиться. Если поставщик прислал КСФ с расхождениями или без ссылки на исходный документ, верните его на исправление — принимать к учету такой документ рискованно.

Введите корректировочную накладную на разницу

В 1С 7.7 товарную часть корректировки оформляют документом поступления на сумму разницы. Откройте журнал документов поступления, создайте новый документ (в «Торговле и склад» это обычно «Поступление ТМЦ» или «Поступление товаров»), укажите того же поставщика и договор, что и в исходной накладной. В табличную часть внесите только те позиции, по которым изменилась цена или количество, и только на величину изменения.

Если стоимость уменьшилась, есть два подхода. Первый — ввести документ с отрицательными количеством и суммой (сторно), если конфигурация это позволяет. Второй — использовать документ «Возврат поставщику» на сумму разницы: это корректнее с точки зрения движений по складу и взаиморасчетов, особенно когда корректировка связана с фактической недостачей. Выбор зависит от того, двигается ли товар физически: при чисто ценовой корректировке без движения товара удобнее сторнирующая накладная или ручная операция.

Проверьте влияние на взаиморасчеты: после проведения задолженность перед поставщиком должна измениться ровно на сумму корректировки с НДС. Сформируйте акт сверки или оборотку по контрагенту до и после ввода документа — разница должна совпасть с суммой КСФ.

1. 1
   Сверьте КСФ с исходным счетом-фактурой и накладной: номер, дата, суммы до/после
2. 2
   Создайте документ поступления (или возврата) на сумму разницы по тем же контрагенту и договору
3. 3
   Введите счет-фактуру с признаком «Корректировочный», укажите номер и дату КСФ поставщика
4. 4
   Проверьте проводки: товарная часть, НДС, взаиморасчеты
5. 5
   Сформируйте книгу покупок или книгу продаж и убедитесь, что запись появилась с правильным знаком и периодом

Зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру

На основании корректировочной накладной введите счет-фактуру: в типовых конфигурациях 7.7 это делается кнопкой «Ввести счет-фактуру» из документа поступления либо через журнал счетов-фактур. В документе укажите номер и дату КСФ из бумажного оригинала поставщика. Если в конфигурации есть поле или флажок «Корректировочный» — установите его; если такого признака нет, укажите в комментарии, что это КСФ к конкретному исходному счету-фактуре, чтобы при проверке было понятно основание.

Суммы в счете-фактуре должны отражать только разницу: сумму увеличения или уменьшения и соответствующий НДС. Не дублируйте полную стоимость товара — иначе НДС задвоится в книге покупок. После проведения откройте движения документа и убедитесь, что сумма НДС встала на счет учета НДС по приобретенным ценностям (обычно 19-й счет) с правильным знаком.

Отразите НДС в книге покупок или книге продаж

При увеличении стоимости сформируйте документ «Формирование книги покупок» (или «Запись книги покупок», в зависимости от конфигурации) за текущий период и проверьте, что корректировочный счет-фактура попал в него с суммой разницы НДС. Если документ не подтянулся автоматически, проверьте: проведен ли счет-фактура, совпадает ли дата с периодом формирования, не стоит ли пометка, что НДС уже включен в книгу ранее.

При уменьшении стоимости ситуация сложнее: восстановление НДС в 1С 7.7 часто приходится делать вручную. Оформляется запись в книге продаж на сумму восстанавливаемого НДС с указанием реквизитов исходного счета-фактуры, по которому НДС ранее был принят к вычету. В ряде конфигураций для этого используют ручную операцию с проводкой по дебету счета восстановления НДС и соответствующей записью в регистр книги продаж. Точный механизм зависит от вашей конфигурации — если сомневаетесь, сделайте копию базы и отработайте проводку на ней.

Проверьте результат перед закрытием периода

После ввода всех документов выполните контрольную сверку. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету расчетов с поставщиком: остаток должен соответствовать акту сверки с контрагентом после корректировки. Сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период и найдите в них записи по вашему КСФ — сумма НДС, знак и период должны совпадать с ожиданием.

Дополнительно сверьте декларацию по НДС: сумма вычетов должна увеличиться ровно на НДС из КСФ при увеличении стоимости, либо сумма восстановленного налога должна появиться в соответствующем разделе при уменьшении. Если поставщик работает с АСК НДС-2, ваши данные автоматически сопоставляются с его отчетностью — расхождение приведет к требованию пояснений, поэтому сверка с контрагентом до сдачи декларации обязательна.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по взаиморасчетам с поставщиком

Норма

Совпадает с актом сверки после корректировки

Тревожный признак

Расходится на сумму КСФ или ее часть — документ не проведен или введен дважды

Запись в книге покупок/продаж

Норма

Сумма равна разнице НДС, период — квартал получения КСФ

Тревожный признак

Запись отсутствует, задвоена или стоит не в том периоде

Проводки по НДС

Норма

Сумма НДС на 19-м счете соответствует разнице из КСФ

Тревожный признак

НДС отражен на полную стоимость или с обратным знаком

Особые ситуации: исправления, несколько корректировок, УСН

Исправленный счет-фактура вместо корректировочного

Не путайте корректировку с исправлением. Если поставщик ошибся в реквизитах (ИНН, адрес, номер), он выставляет исправленный счет-фактуру с тем же номером и датой, но с номером исправления. В учете вы заменяете регистрацию исходного документа на исправленный, а если вычет уже был заявлен — может потребоваться уточненная декларация за период первоначального вычета. Корректировочная накладная в этом случае не нужна.

Повторные корректировки по одной поставке

По одной исходной накладной может быть несколько КСФ — например, сначала изменилась цена, затем количество. Каждый КСФ вводится отдельным комплектом документов со своей разницей, а в полях «до изменения» очередного КСФ должны стоять значения после предыдущей корректировки. Следите, чтобы цепочка сумм была непрерывной.

Если организация на УСН

Для упрощенцев НДС-часть КСФ не влияет на декларацию по НДС, но корректировка все равно влияет на стоимость товара и взаиморасчеты. Введите корректировочную накладную на разницу, а счет-фактуру зарегистрируйте для первички без формирования записей книги покупок, если конфигурация позволяет отключить эту запись.

Частые вопросы

Можно ли провести КСФ, если исходная поставка была в прошлом году?

Да. Корректировка отражается в том периоде, когда получен корректировочный счет-фактура, независимо от даты исходной поставки. Закрытые периоды трогать не нужно: вычет или восстановление НДС попадает в текущий квартал.

Что делать, если в конфигурации нет признака «Корректировочный» у счета-фактуры?

Введите счет-фактуру обычным образом с номером и датой КСФ, а в комментарии укажите, что это корректировка к конкретному исходному счету-фактуре. Главное — правильная сумма разницы и корректная запись в книге покупок или продаж. При необходимости доработку формы может выполнить программист 1С.

Как отразить корректировку, если товар уже продан?

Продажа товара не мешает корректировке поступления. Меняется себестоимость и взаиморасчеты с поставщиком: при уменьшении цены разница обычно относится на финансовый результат или корректирует стоимость, в зависимости от учетной политики. НДС-часть оформляется стандартно через книгу продаж или покупок.

Нужно ли запрашивать у поставщика документ-основание для КСФ?

Да, желательно иметь соглашение об изменении цены, дополнительное соглашение или акт расхождений. Корректировочный счет-фактура выставляется именно на основании такого документа, и при налоговой проверке его могут запросить вместе с КСФ.

Что делать, если обнаружил ошибку в уже проведенном КСФ?

Если период не закрыт, отмените проведение счета-фактуры и накладной, исправьте суммы и проведите заново, затем пересформируйте книгу покупок или продаж. Если декларация уже сдана, исправление оформляется через уточненную декларацию — перед этим зафиксируйте правильные суммы и подготовьте пояснение.

Обязательно ли вводить корректировочную накладную, или достаточно счета-фактуры?

Накладная нужна: счет-фактура отражает только НДС, а изменение стоимости товара, себестоимости и задолженности формируется товарным документом. Без него налоговый учет разойдется со складским и бухгалтерским.