Как провести чек от самозанятого в 1С

Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) отражается в 1С почти так же, как обычные расчёты с контрагентом, но с важными особенностями: у самозанятого нет КПП, он не выставляет счета-фактуры, а подтверждающим документом служит чек из приложения «Мой налог». Если оформить операцию неправильно, налоговая может не принять расход или усмотреть скрытые трудовые отношения.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): от проверки чека до проведения оплаты и контроля результата. Логика применима и к другим конфигурациям, отличаются лишь названия документов.

Какие документы должен предоставить самозанятой

Единственный обязательный документ от самозанятого — чек, сформированный в приложении «Мой налог». Чек должен содержать наименование услуги, сумму, дату, ИНН самозанятого, а также ИНН и наименование вашей организации или ИП как покупателя. Если чек сформирован «на физлицо», а оплату производила организация, такой расход налоговая с высокой вероятностью не примет.

Договор с самозанятым не обязателен, но настоятельно рекомендуется: он подтверждает характер услуг и защищает от претензий о переквалификации отношений в трудовые. Акт выполненных работ также не требуется законом, однако многие компании оформляют его по внутренним правилам документооборота.

Как проверить чек перед проведением

До внесения данных в 1С убедитесь, что чек подлинный и действующий. Это делается через сервис проверки чеков ФНС: отсканируйте QR-код с чека или введите его реквизиты (номер фискального накопителя, номер документа, дату и сумму) на сайте проверки чеков налоговой службы. Система покажет статус чека и его содержимое.

Если чек не найден, аннулирован или данные не совпадают с бумажной/электронной копией — расход по нему проводить нельзя. Также проверьте статус контрагента: сервис ФНС «Прозрачный бизнес» или запрос по ИНН покажут, действительно ли лицо применяет режим НПД на дату оказания услуги.

Контрольные точки

Как проверить чек

Поиск чека в сервисе ФНС

Норма

Чек найден, статус действителен, сумма и услуга совпадают

Тревожный признак

Чек не найден, аннулирован или сумма отличается

Покупатель в чеке

Норма

Указаны ИНН и наименование вашей организации или ИП

Тревожный признак

Чек оформлен на физлицо без реквизитов компании

Статус самозанятого

Норма

Режим НПД действует на дату чека

Тревожный признак

Режим снят с учёта или ИНН не найден

Как завести контрагента-самозанятого в 1С

Создайте новый элемент справочника «Контрагенты». В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо» (в некоторых релизах — «Индивидуальный предприниматель» не подходит, так как самозанятый не является ИП, если у него нет статуса ИП). Укажите ФИО и ИНН — по ИНН программа может автоматически подтянуть данные при включённом сервисе заполнения реквизитов.

Поле КПП оставьте пустым — у физических лиц его нет. Если самозанятый одновременно зарегистрирован как ИП на НПД, заведите его как индивидуального предпринимателя: это влияет на отчётность и на то, как документы будут выглядеть в учёте.

Добавьте договор с контрагентом с видом «С поставщиком». В свежих релизах 1С:Бухгалтерии в карточке договора и контрагента есть отметки, связанные с налогом на профессиональный доход, — они помогают программе корректно формировать отчётность и исключать такие выплаты из базы по страховым взносам.

Как оформить поступление услуг от самозанятого

Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор и табличную часть: номенклатуру услуги, количество, цену и сумму из чека. Счёт учёта затрат выберите по сути операции — например, 26, 44 или 20, в зависимости от характера услуги и учётной политики.

В полях входящего документа укажите реквизиты чека: его номер и дату. Чек от самозанятого — это и есть первичный документ, поэтому именно его данные фиксируются в учёте. Ставку НДС установите «Без НДС»: плательщики НПД не начисляют НДС, счета-фактуры от них отсутствуют.

Если в вашей компании принято оформлять акт, приложите его скан к документу через механизм присоединённых файлов. Это упростит подтверждение расхода при проверке, но не заменяет чек — первичным документом остаётся именно он.

1. 1
   Проверьте чек в сервисе ФНС и статус НПД у контрагента
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
3. 3
   Заведите договор «С поставщиком»
4. 4
   Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», укажите реквизиты чека и ставку «Без НДС»
5. 5
   Проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику»
6. 6
   Сверьте задолженность по счёту 60 — она должна закрыться

Как провести оплату самозанятому

Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор, сумму и счёт авансов/расчётов. Если выписка из банка загружается в программу автоматически, документ создастся при обмене — проверьте, что контрагент и договор определились правильно.

При оплате на карту физического лица банк может запросить подтверждение назначения платежа. Указывайте в назначении платежа номер и дату чека или договора, а также отметку «НДС не облагается». Это снижает риск блокировки платежа по 115-ФЗ и упрощает идентификацию расхода.

Если оплата произведена раньше оказания услуги (аванс), задолженность повиснет на счёте авансов до проведения документа поступления. После поступления зачёт аванса произойдёт автоматически при условии совпадения контрагента, договора и счетов учёта.

Частые ошибки при проведении чеков от самозанятых

Отдельно выделим ситуацию с бывшими работниками: выплаты самозанятому, который менее двух лет назад состоял с вами в трудовых отношениях, не принимаются в состав расходов по НПД — закон прямо запрещает применять этот режим к таким услугам. Проверяйте этот факт до заключения договора.

Ещё одна ошибка — проведение чека «задним числом» в другом квартале без корректировки отчётности. Если чек обнаружился после сдачи декларации, оцените влияние на налоговую базу: при существенном изменении может потребоваться уточнённая декларация.

Как проверить результат после проведения

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 с детализацией по контрагенту: сальдо по самозанятому должно быть нулевым при полной оплате и отражении услуги. Проверьте проводки документа поступления — затраты должны попасть на правильный счёт расходов, движений по НДС быть не должно.

Дополнительно сверьте регистр расходов в налоговом учёте: при общей системе налогообложения услуга должна попасть в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (или по УСН «доходы минус расходы», если вы применяете упрощёнку). Если расход не отражён в налоговом учёте, проверьте статью затрат и её вид расхода для НУ.

FAQ

Можно ли провести расход, если самозанятый прислал чек на физическое лицо?

Нет, такой чек не подтверждает расход организации. Попросите самозанятого аннулировать чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый, указав ИНН и наименование вашей компании в поле покупателя. Только после этого отражайте операцию в 1С.

Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с оплаты самозанятому?

Нет. Самозанятый сам уплачивает налог на профессиональный доход, а заказчик не признаётся налоговым агентом. НДФЛ и страховые взносы с таких выплат не начисляются при условии, что подтверждён действующий статус НПД и есть корректный чек.

Как отразить оплату самозанятому на УСН «доходы минус расходы»?

Порядок тот же: поступление услуг с реквизитами чека и оплата. Расход признаётся после фактической оплаты, поэтому в налоговом учёте УСН он попадёт в базу на дату списания денег с расчётного счёта при наличии корректного чека.

Что делать, если самозанятый аннулировал чек после того, как я провёл расход?

Потребуйте объяснений и новый чек. Если услуга реально оказана, самозанятый обязан сформировать корректный чек. Если чек не восстановлен, расход следует сторнировать, а оплату (если она возвращена) отразить как возврат от поставщика.

Нужен ли акт, если есть чек из «Мой налог»?

Закон не требует акта — чек является достаточным первичным документом. Однако внутренние правила многих компаний предусматривают акт для обоснования деловой цели расхода, особенно при крупных суммах. Следуйте своей учётной политике.

Можно ли оплатить самозанятому наличными и как это провести?

Да, оплата наличными допустима. В 1С вместо «Списания с расчётного счёта» оформляется «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Чек самозанятого при этом остаётся обязательным независимо от формы расчёта.