Как провести билеты на самолёт, купленные сотрудником, в 1С 8.3

Когда сотрудник сам оплачивает авиабилеты для служебной поездки, в 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» такой расход отражается через авансовый отчёт — независимо от того, выдавались ли ему подотчётные деньги заранее или он потратил собственные средства. Программа корректно закроет расчёты с сотрудником: либо спишет выданный аванс, либо сформирует задолженность организации перед работником, которую нужно будет возместить.

Ключевые моменты, которые нужно проконтролировать до проведения документа: наличие приказа на командировку, посадочных талонов и маршрут-квитанции (это основание для принятия расходов), правильный счёт затрат и корректное выделение НДС, если он указан в билете отдельной строкой. Ошибка в любом из этих пунктов приводит к зависанию сумм на счёте 71 или к неверному принятию НДС к вычету.

Подготовка: какие документы и данные нужны до отражения в программе

Прежде чем создавать документ в 1С, соберите комплект подтверждающих бумаг. Для авиабилета это маршрут-квитанция (или контрольный купон электронного билета) и посадочный талон — именно посадочный талон подтверждает факт перелёта. Если билет электронный и оплачен безналично, у сотрудника должна быть выписка с карты или чек об оплате.

Проверьте, что в программе заведён сотрудник в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», оформлен приказ о направлении в командировку (в типовой БП 3.0 он ведётся в разделе «Зарплата и кадры» либо внешним документом — в зависимости от настроек). Также убедитесь, что в учётной политике и плане счетов определены счета затрат для командировочных расходов: обычно это 26, 44 или 25 в зависимости от подразделения и функции сотрудника.

Отдельно проверьте маршрут-квитанцию на предмет выделенного НДС. Если налог выделен отдельной строкой с указанием ставки, его можно принять к вычету на основании самого билета — счёт-фактура от авиакомпании не требуется. Если НДС не выделен, вся стоимость билета относится на расходы целиком.

Выдача аванса сотруднику, если билеты покупались после выдачи денег

Если организация выдала сотруднику деньги на билеты заранее, сначала отразите выдачу. При выдаче из кассы создайте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». При перечислении на карту сотрудника используйте «Списание с расчётного счёта» с аналогичным видом операции.

В обоих случаях программа сформирует проводку Дт 71 Кт 50 (или 51) на сумму аванса. Именно эта сумма потом закроется авансовым отчётом. Проверить остаток подотчётных сумм можно по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71 в разрезе сотрудников.

Если деньги не выдавались и сотрудник платил из своих средств, этот шаг пропускается — задолженность перед ним сформируется автоматически при проведении авансового отчёта.

Создание авансового отчёта и отражение стоимости билетов

Откройте раздел «Покупки» (в некоторых релизах — «Банк и касса») → «Авансовые отчёты» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату. Если по сотруднику есть выданный аванс, программа предложит подобрать его автоматически на закладке «Авансы» — проверьте, что сумма подтянулась корректно.

Стоимость билетов отражается на закладке «Оплата». Нажмите «Добавить» и заполните строку: наименование расхода (например, «Авиабилет Москва — Сочи»), сумма, счёт затрат, аналитика (подразделение, статья затрат или номенклатурная группа). Если в билете выделен НДС, установите ставку и сумму налога в соответствующих колонках — программа сформирует проводку Дт 19 Кт 71 и примет налог к вычету при выполнении условий.

В типовой конфигурации также есть закладка «Суточные» для отражения суточных по командировке — она заполняется отдельно, если командировка оформляется одним авансовым отчётом. После заполнения проведите документ и откройте результат по кнопке «Дт/Кт», чтобы увидеть сформированные проводки.

1. 1
   Проверьте комплект документов: маршрут-квитанция, посадочный талон, приказ на командировку
2. 2
   При выдаче денег заранее — создайте РКО или списание со счёта с видом операции «подотчётному лицу»
3. 3
   Создайте «Авансовый отчёт», укажите сотрудника, подберите аванс на закладке «Авансы»
4. 4
   На закладке «Оплата» добавьте строку с билетом: сумма, счёт затрат, НДС при наличии
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Проверьте расчёты по счёту 71 и при необходимости выплатите перерасход сотруднику

Какие проводки формирует программа и как их проверить

Типовой набор проводок при отражении билетов через авансовый отчёт выглядит так: Дт 26 (25, 44) Кт 71 — стоимость билета без НДС отнесена на затраты; Дт 19.04 Кт 71 — выделен НДС; Дт 68.02 Кт 19.04 — налог принят к вычету (при соблюдении условий). Если аванс не выдавался, по кредиту 71 образуется задолженность организации перед сотрудником.

Проверить результат удобно двумя способами. Первый — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 71 с группировкой по сотрудникам: после проведения авансового отчёта не должно остаться необъяснённых дебетовых остатков. Второй — отчёт «Анализ счёта» 71 по конкретному работнику, где видно, какие документы закрыли аванс.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 71 после авансового отчёта

Норма

По сотруднику нулевой остаток или кредитовый остаток равен сумме перерасхода к выплате

Тревожный признак

Дебетовый остаток без документов — аванс не закрыт, отчёт не проведён или не подобран аванс

Проводки по кнопке «Дт/Кт» в авансовом отчёте

Норма

Дт счёта затрат Кт 71 на сумму билета, НДС выделен на 19 счёт

Тревожный признак

Сумма целиком на затратах при выделенном в билете НДС — налог потерян для вычета

Книга покупок после формирования записей

Норма

Строка по билету с реквизитами маршрут-квитанции

Тревожный признак

НДС на 19 счёте висит без вычета — не сформированы записи книги покупок

НДС с авиабилетов: когда принимать к вычету и как

Вычет НДС по билетам возможен, если налог выделен в маршрут-квитанции отдельной строкой с указанием ставки. В авансовом отчёте при заполнении строки «Оплата» укажите ставку НДС — программа сама рассчитает сумму налога. В книгу покупок билет попадает при формировании записей книги покупок в конце квартала (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС»).

Если билет куплен у иностранного перевозчика или по международному маршруту, обложение НДС может отличаться — в таком случае сверьтесь с тем, что фактически указано в маршрут-квитанции, и отразите именно эти данные. Не выделяйте НДС расчётным путём, если в документе его нет: это частая причина доначислений.

Обратите внимание: суммы сборов и такс, включённых в стоимость билета, могут облагаться НДС по-разному. Ориентируйтесь строго на расшифровку в маршрут-квитанции, а не на общую сумму оплаты.

Возмещение перерасхода сотруднику

Когда сотрудник потратил на билеты больше, чем получил авансом (или не получал аванс вовсе), после проведения авансового отчёта по счёту 71 образуется кредитовое сальдо — долг организации. Возместите его документом «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат денежных средств подотчётным лицом» / перечислением подотчётному лицу.

Выплата оформляется на основании утверждённого авансового отчёта. Сроки возмещения обычно закрепляются во внутреннем положении о командировках. После выплаты снова сверьте счёт 71: остаток по сотруднику должен обнулиться.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая проблема — зависшие суммы на счёте 71. Она возникает, когда авансовый отчёт создали, но не подобрали выданный аванс на закладке «Авансы», либо когда билеты провели документом «Поступление товаров и услуг» вместо авансового отчёта. Во втором случае расчёты с сотрудником вообще не отражаются, а расходы попадают на поставщика.

Вторая группа ошибок связана с НДС: налог выделяют при его отсутствии в билете, либо не выделяют, хотя он указан, и теряют вычет. Третья — неверный счёт затрат: билеты руководителя попадают на 44 счёт торговой организации вместо 26, что искажает себестоимость. Всегда проверяйте аналитику затрат до проведения документа.

FAQ

Чем отразить билеты, если сотрудник купил их за свой счёт без аванса?

Тем же документом «Авансовый отчёт»: закладка «Авансы» остаётся пустой, расходы заполняются на закладке «Оплата». После проведения по кредиту 71 образуется задолженность перед сотрудником, которую закрывают выплатой через РКО или списание с расчётного счёта.

Можно ли принять к вычету НДС без счёта-фактуры от авиакомпании?

Да, если НДС выделен отдельной строкой в маршрут-квитанции — сам билет в этом случае является основанием для вычета. Если налог не выделен, вычет невозможен, и вся стоимость относится на расходы.

Какой счёт затрат выбрать для стоимости билетов?

Счёт зависит от должности и цели поездки сотрудника: для административного персонала обычно 26, для производственного — 25, для торгового персонала в торговой организации — 44. Счёт должен соответствовать учётной политике организации.

Что делать, если билет куплен в валюте?

В авансовом отчёте укажите валюту документа и сумму в валюте — программа пересчитает расходы в рубли по курсу на дату утверждения отчёта. Сверьте курс и итоговую рублёвую сумму в проводках после проведения.

Как проверить, что аванс сотрудника полностью закрыт?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 с детализацией по сотрудникам. Нулевой остаток означает, что расчёты закрыты; кредитовый остаток — долг организации, который нужно выплатить; дебетовый — неотчётный аванс, по которому нужно запросить документы или возврат денег.

Нужно ли отражать сбор агента или сервисный сбор отдельно?

Если сбор выделен в документах отдельной строкой, его можно отразить отдельной строкой на закладке «Оплата» с тем же счётом затрат. Если сбор включён в общую стоимость без расшифровки, отражайте всю сумму одной строкой.