Как провести авансы в 1С: инструкция по учету авансов полученных и выданных

Аванс в 1С оформляется через стандартные банковские или кассовые документы: поступление денег от покупателя регистрируется как аванс полученный на счете 62.02, оплата поставщику — как аванс выданный на счете 60.02. Программа определяет вид платежа автоматически по задолженности контрагента, но полагаться на автоматику вслепую нельзя: если договор или расчетный документ указан неверно, аванс «зависнет» и исказит декларацию по НДС.

Ниже разобран рабочий порядок для 1С:Бухгалтерия 8.3: от поступления предоплаты до зачета аванса при отгрузке, начисление и восстановление НДС, а также контроль ошибок. Инструкция подходит и для оплаты по безналичному расчету, и для наличных операций через кассу.

Как 1С определяет, что платеж — это аванс

Программа классифицирует платеж по состоянию взаиморасчетов с контрагентом на дату документа. Если по указанному договору нет незакрытой задолженности перед покупателем, поступившая сумма целиком или частично уходит на счет авансов — 62.02. Если задолженность есть, платеж сначала закрывает долг (62.01), а остаток становится авансом.

Та же логика работает с поставщиками: оплата при отсутствии долга перед поставщиком попадает на 60.02 как аванс выданный. Именно поэтому критично правильно заполнять договор и, при включенном учете по расчетным документам, сам расчетный документ — от этого зависит, куда «сядет» сумма.

Как провести аванс, полученный от покупателя

Поступление предоплаты отражается документом «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При загрузке выписок из клиент-банка документы создаются автоматически, но вид операции и договор нужно проверить вручную.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Поступление на расчетный счет» (или проверьте загруженный из банка).
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата от покупателя», укажите плательщика, договор и сумму.
3. 3
   Проверьте счет расчетов: при отсутствии долга покупателя программа подставит 62.02.
4. 4
   Проверьте ставку НДС — от нее зависит расчет налога с аванса.
5. 5
   Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт»): должна быть проводка Дт 51 — Кт 62.02.

Если покупатель оплатил наличными, используется документ «Поступление наличных» с видом операции «Оплата от покупателя» — тогда проводка будет Дт 50 — Кт 62.02. Остальная логика идентична.

Признак корректного проведения: в оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.02 по данному контрагенту появилось кредитовое сальдо, а в карточке расчетов с контрагентом сумма отображается как аванс, а не как переплата без детализации.

Как провести аванс, выданный поставщику

Оплата поставщику оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Если платеж инициируется из программы, удобно сначала создать «Счет на оплату поставщика» и на его основании сформировать платежное поручение — тогда реквизиты и договор подставятся автоматически.

После проведения документа формируется проводка Дт 60.02 — Кт 51. Если по договору уже висела задолженность перед поставщиком, сумма сначала закроет ее (Дт 60.01 — Кт 51), и только превышение уйдет в аванс. Это стандартное поведение, но его нужно контролировать, когда оплата предназначена под конкретную будущую поставку.

НДС с авансов: начисление и восстановление

С авансов полученных продавец обязан начислить НДС (кроме необлагаемых операций и ставки 0%). В 1С это делается регламентной обработкой «Формирование счетов-фактур на аванс»: «Операции» → «Регламентные операции по НДС» или «Банк и касса» → соответствующая обработка. Программа находит остатки по 62.02, рассчитывает налог по расчетной ставке (например, 20/120) и создает счета-фактуры с проводкой Дт 76.АВ — Кт 68.02.

При отгрузке под аванс НДС, ранее начисленный с предоплаты, принимается к вычету — формируется проводка Дт 68.02 — Кт 76.АВ, а счет-фактура на аванс регистрируется в книге покупок. Это происходит при проведении реализации и формировании записей книги покупок.

По авансам выданным покупатель вправе (но не обязан) принять НДС к вычету при наличии счета-фактуры поставщика на аванс и условия об авансе в договоре. В 1С для этого есть обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс», формирующая проводку Дт 68.02 — Кт 76.ВА. Решение о применении этого права закрепляется в учетной политике.

Зачет аванса при отгрузке или поступлении

Зачет выполняется автоматически при проведении документа реализации (или поступления товаров и услуг), если совпадают контрагент, договор и валюта расчетов. В документе реализации на вкладке «Расчеты» или в поле «Зачет аванса» можно выбрать режим: «Автоматически», «По документу» (с ручным указанием конкретного аванса) или «Не зачитывать».

Проводки при зачете: Дт 62.02 — Кт 62.01 (закрытие аванса задолженностью по отгрузке) и сама реализация Дт 62.01 — Кт 90.01. Со стороны покупателя зеркально: Дт 60.01 — Кт 60.02 при поступлении товаров.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по 62.02 после отгрузки

Норма

Аванс по контрагенту уменьшился или закрылся полностью

Тревожный признак

Сальдо не изменилось — зачет не сработал

ОСВ по 76.АВ

Норма

Сальдо соответствует незакрытым авансам полученным

Тревожный признак

Остатки «висят» по уже отгруженным авансам

Карточка расчетов с контрагентом

Норма

Нет одновременного долга на 62.01 и аванса на 62.02 по одному договору

Тревожный признак

Одновременно числятся и долг, и аванс — зачет не выполнен

Книга продаж и книга покупок

Норма

Авансовый счет-фактура начислен при поступлении денег и восстановлен при отгрузке

Тревожный признак

НДС начислен дважды или вычет не отражен

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространенная проблема — «зависший» аванс: деньги получены, отгрузка прошла, но 62.02 не закрывается. Причины почти всегда в несовпадении аналитики: в платежке и в реализации указаны разные договоры (например, дубли договора с одинаковым названием), разные расчетные документы или разные организации в базе с несколькими юрлицами.

Вторая типичная ситуация — платеж разнесен на оплату долга, хотя должен был стать авансом под новую поставку. Здесь помогает ручной зачет: документ «Корректировка долга» (раздел «Покупки» или «Продажи») с видом операции «Перенос задолженности» или «Зачет авансов» позволяет перекинуть суммы между 62.01/62.02 и 60.01/60.02 по нужной аналитике.

Особые сценарии: валюта, возврат, частичный зачет

Аванс в валюте

При расчетах в валюте аванс пересчитывается в рубли по курсу на дату платежа и далее не переоценивается — переоценке подлежит только неоплаченная часть отгрузки. Убедитесь, что валютный курс актуален (справочник «Валюты», загрузка курсов), иначе рублевая оценка аванса будет неверной.

Возврат аванса

Возврат предоплаты покупателю оформляется «Списанием с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю» — программа закроет 62.02. Возврат аванса от поставщика — «Поступлением на расчетный счет» с видом «Возврат от поставщика». Если с возвращаемого аванса ранее был начислен НДС, он принимается к вычету при отражении возврата.

Частичная предоплата

Если покупатель платит частями, каждая оплата проводится отдельным банковским документом. При отгрузке зачитывается доступная сумма аванса, остаток становится дебиторской задолженностью на 62.01. Режим «Автоматически» в реализации корректно обрабатывает такую ситуацию без ручных корректировок.

Частые вопросы

Почему аванс не зачитывается при проведении реализации?

Проверьте три вещи: совпадает ли договор в платежном документе и в реализации (частая причина — дубли договоров), не выбран ли в реализации режим «Не зачитывать» или «По документу» без указания нужного аванса, и не проведена ли реализация другой организацией в многорганизационной базе. После исправления аналитики перепроведите реализацию.

Нужно ли начислять НДС со всех авансов полученных?

Нет. НДС не начисляется с авансов по необлагаемым операциям, по операциям со ставкой 0% (при подтверждении), а также если аванс и отгрузка произошли в одном налоговом периоде — на практике многие все равно начисляют и тут же восстанавливают налог, чтобы не усложнять контроль. Освобожденные от НДС организации (например, на УСН без обязанности плательщика) авансовый НДС не начисляют.

Как исправить аванс, ошибочно проведенный на другого контрагента?

Если период открыт, исправьте контрагента прямо в платежном документе и перепроведите его. Если период закрыт или документ пришел из загрузки банка и менять его нельзя, используйте «Корректировку долга» с переносом задолженности на правильного контрагента, либо операцию, введенную вручную, с корректирующей проводкой по 62.02.

Что делать, если аванс получен, а отгрузки не будет?

Оформите возврат денег документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю» — это закроет 62.02. Если с аванса был начислен НДС, после отражения возврата налог принимается к вычету через регистрацию счета-фактуры на аванс в книге покупок. Обратите внимание на сроки: вычет возможен в течение года с момента возврата.

Можно ли зачесть аванс по одному договору в счет отгрузки по другому?

Автоматически — нет, зачет работает только внутри одного договора. Для перекрестного зачета используйте документ «Корректировка долга» с операцией «Зачет авансов» или «Перенос задолженности»: программа сформирует проводки между договорами одного контрагента. Проверьте, что такой зачет не противоречит условиям договоров и не создает проблем с НДС-аналитикой.

Где посмотреть все незакрытые авансы по организации?

Используйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 62.02 и 60.02 с группировкой по контрагентам и договорам, а также отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или «Задолженность покупателей по срокам долга». Для контроля НДС сверьте остатки 62.02 с сальдо 76.АВ — они должны соответствовать друг другу с учетом ставки налога.