Учет и Финансы · 9 мин
Как провести авансовый отчет в 1С 8
Пошаговая инструкция, как провести авансовый отчет в 1С 8.3: заполнение документа, оприходование, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Авансовый отчет в 1С 8 оформляется, когда сотрудник получил деньги под отчет (например, на командировку или покупку материалов) и должен отчитаться за потраченные суммы первичными документами. Документ закрывает задолженность сотрудника перед организацией и одновременно оприходует купленные ценности, списывает расходы и формирует бухгалтерские проводки.
В «1С:Бухгалтерии 8» документ находится в разделе Покупки → Авансовые отчеты (в некоторых релизах — Банк и касса → Авансовые отчеты). Один документ объединяет несколько вкладок: «Авансы», «Товары», «Оплата», «Оплата поставщикам» и «Прочее». Какие вкладки заполнять — зависит от того, на что сотрудник потратил деньги.
Перед проведением убедитесь, что подотчетная сумма фактически выдана сотруднику (через расходный кассовый ордер или перечисление на карту), иначе отчет «повиснет» без корректного закрытия расчетов. Ниже разобран весь цикл: от подготовки данных до проверки проводок и исправления ошибок.
Подготовка: что проверить перед созданием документа
Проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица», а расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если аванс выдавался, найдите соответствующий документ выдачи: «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Списание с расчетного счета» при перечислении на карту сотрудника.
Соберите первичные документы сотрудника: чеки, товарные накладные, акты, БСО, билеты. Каждая строка авансового отчета должна опираться на подтверждающий документ с датой, номером и суммой. Без этих данных документ провести можно технически, но учет будет некорректным, а расходы рискуют не пройти налоговую проверку.
Уточните дату отчета. Она не должна быть раньше даты выдачи аванса и раньше дат приложенных документов. Обычно дату ставят днем утверждения отчета руководителем.
Создание и заполнение шапки документа
Откройте Покупки → Авансовые отчеты и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию (если их несколько), сотрудника-подотчетника и склад по умолчанию — он подставится в строки с товарами. Поле «Комментарий» удобно использовать для назначения аванса: «командировка в Казань», «закупка канцтоваров».
Если авансов было несколько, все они подтянутся на вкладку «Авансы» автоматически по кнопке «Заполнить» — программа подберет незакрытые выдачи по выбранному сотруднику. Проверьте суммы: они должны совпадать с фактически выданными.
- 1Откройте Покупки → Авансовые отчеты → Создать
- 2Выберите организацию и сотрудника-подотчетника
- 3Укажите дату отчета и склад по умолчанию
- 4На вкладке «Авансы» нажмите «Заполнить» и сверьте суммы с выданными авансами
Заполнение вкладок по видам расходов
Вкладка «Товары»
Используйте её, когда сотрудник купил материалы, товары или инвентарь. Добавьте строку, выберите номенклатуру из справочника (или создайте новую), укажите количество, цену и сумму. В полях «Документ расхода» впишите номер и дату чека или накладной — эти данные попадут в печатную форму АО-1.
Если поставщик выделил НДС в чеке и у вас есть право на вычет (есть счет-фактура), заполните поля НДС и счет-фактуру. По обычным кассовым чекам без счета-фактуры НДС к вычету не принимается — сумма включается в стоимость или расходы.
Вкладка «Оплата»
Эта вкладка — для услуг и работ, оплаченных подотчетником: гостиница, транспортные услуги, услуги связи. Укажите номенклатуру с типом «Услуга», счет затрат (например, 26 или 44) и аналитику. Содержание проводки заполните понятно: «проживание в командировке по приказу №…».
Вкладка «Оплата поставщикам»
Если сотрудник наличными рассчитался с контрагентом по договору, заполните эту вкладку: укажите контрагента, договор и сумму. Проводка закроет кредиторскую задолженность перед поставщиком (Дт 60 — Кт 71). Это важно для корректной сверки взаиморасчетов.
Вкладка «Прочее»
Сюда относят суточные, представительские расходы, пошлины и прочие затраты, не связанные с покупкой ценностей. Для суточных укажите счет затрат и статью затрат с видом «Командировочные расходы» (или иной по учетной политике).
Какую вкладку выбрать
Куплены материалы, товары, инвентарь — оприходуются на склад через счет 10 или 41.
Оплачены услуги и работы — списываются сразу на счета затрат.
Подотчетник рассчитался с контрагентом по договору — закрывается задолженность по 60 счету.
Суточные, пошлины и иные расходы без оприходования ценностей.
Проведение документа и проверка проводок
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если программа выдала ошибку — чаще всего не заполнен счет затрат, не указана номенклатура или дата документа попадает в закрытый период. Исправьте и проведите повторно.
После проведения откройте кнопку Дт/Кт → Показать проводки и сверьте движения. Типовые проводки: Дт 10 (41) — Кт 71 по купленным ценностям, Дт 26 (44) — Кт 71 по услугам и суточным, Дт 60 — Кт 71 по оплатам поставщикам, Дт 19 — Кт 71 по выделенному НДС.
Как проверить результат
Остаток равен сумме неизрасходованного аванса или перерасхода
Остаток «висит», хотя сотрудник отчитался полностью и сдал остаток
Совпадают до копейки
Есть расхождения — ищите пропущенный или продублированный чек
Все строки с корректными счетами и аналитикой
Есть проводки на пустые счета или неверную статью затрат
Закрытие остатка: возврат и перерасход
Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток он обязан вернуть в кассу. Оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» — задолженность по 71 счету закроется. Если деньги возвращают на расчетный счет, используйте «Поступление на расчетный счет».
При перерасходе (сотрудник потратил свои деньги) организация должна возместить разницу: оформите расходный кассовый ордер или перечисление на карту с видом операции «Выдача подотчетному лицу». До выплаты сумма будет числиться как кредиторская задолженность перед сотрудником по кредиту 71 счета.
Контролируйте остатки по 71 счету регулярно: долгая «висящая» дебиторка по подотчетникам — типичный объект претензий при проверках, а невозвращенные суммы могут быть переквалифицированы в доход сотрудника.
Печать формы АО-1 и типичные ошибки
Из документа доступна печать унифицированной формы АО-1 (кнопка «Печать → Авансовый отчет (АО-1)»). Форма не обязательна — организация вправе использовать свой бланк, утвержденный в учетной политике, но АО-1 остается привычным вариантом. Проверьте, что в форму попали все приложенные документы с номерами и датами.
FAQ
Можно ли провести авансовый отчет, если аванс сотруднику не выдавался?
Да. Если сотрудник потратил личные деньги, документ проводится без заполнения вкладки «Авансы». По кредиту 71 счета образуется задолженность организации перед сотрудником, которую нужно погасить выдачей денег из кассы или перечислением на карту.
Как отразить командировочные расходы в авансовом отчете?
Проживание и проезд внесите на вкладку «Оплата» с указанием документов-оснований, суточные — на вкладку «Прочее» со статьей затрат на командировочные расходы. Счет затрат выбирайте по направлению деятельности сотрудника (26, 44 и др.).
Что делать, если документ не проводится с ошибкой «запрещенный период»?
Дата документа попадает в закрытый период редактирования. Либо измените дату на актуальную, либо попросите администратора временно открыть период (раздел «Администрирование → Даты запрета изменения данных»), если исправление согласовано.
Как исправить ошибку в уже проведенном авансовом отчете?
Если период открыт — откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт и отчетность сдана, оформите корректировку текущей датой: сторнирующий документ или новый авансовый отчет с правильными суммами, согласовав с главным бухгалтером.
Нужен ли отдельный авансовый отчет на каждый чек?
Нет. В один документ можно внести неограниченное число строк с разными чеками и накладными. Обычно оформляют один отчет на сотрудника за поездку или за отчетный период, если иное не установлено внутренним регламентом.
Как принять к вычету НДС по чеку из авансового отчета?
Вычет возможен при наличии счета-фактуры или БСО с выделенным НДС (например, по ж/д и авиабилетам). В строке документа укажите ставку и сумму НДС, заполните данные счета-фактуры или БСО — тогда сформируется проводка Дт 19 — Кт 71 и запись в книге покупок.
Что важно запомнить
Авансовый отчет проводится через Покупки → Авансовые отчеты: заполните шапку, вкладки по видам расходов и проведите документ. Сверьте проводки по 71 счету, закройте остаток возвратом или доплатой и убедитесь, что каждая строка подтверждена первичным документом.