Учет и Финансы · 9 мин
Как провести аренду в 1С
Как провести аренду в 1С:Бухгалтерии 8.3: договор, поступление услуг, начисление платежей, НДС, аренда у юрлиц и физлиц, типичные ошибки и проверка результата.
Учёт аренды в 1С:Бухгалтерии 8.3 строится вокруг трёх объектов: договора с контрагентом, документа поступления (услуги или основное средство) и ежемесячного начисления платежей. Ошибки чаще всего возникают не в момент оплаты, а при настройке счетов учёта и вида договора, поэтому разобраться в логике программы стоит до первого документа.
Дальнейшая инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8.3», ред. 3.0. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексной автоматизации» названия документов отличаются, но принцип тот же: договор → поступление → оплата → отражение в учёте.
Какой вид аренды вы учитываете
Перед настройкой определите сценарий, потому что от него зависят документы и счета. Самая частая ситуация — организация арендует офис или склад и платит фиксированную сумму в месяц: это обычные арендные услуги. Второй сценарий — аренда оборудования или транспорта, где объект нужно поставить на забалансовый учёт. Третий — долгосрочная аренда с правом выкупа, которая подпадает под ФСБУ 25/2018 и требует отражения права пользования активом.
Отдельно стоит аренда у физического лица: здесь организация становится налоговым агентом по НДФЛ, и в программе нужно удерживать и перечислять налог. Если арендодатель — иностранная компания без представительства в РФ, может возникнуть обязанность налогового агента по НДС.
Как выбрать сценарий учёта
Настройка договора с арендодателем
Откройте справочник «Контрагенты», создайте или найдите арендодателя и перейдите на вкладку «Договоры». Создайте договор с видом «С поставщиком». Именно этот вид позволяет оформлять поступления услуг. В полях договора укажите номер, дату и при необходимости срок действия — это попадёт в печатные формы и аналитику.
Проверьте карточку контрагента: ИНН, КПП и адрес должны быть заполнены корректно, иначе счёт-фактура и УПД сформируются с ошибками, а это риск при вычете НДС. Если арендодатель работает без НДС (например, на УСН), в поступлении ставку НДС нужно будет указать «Без НДС» вручную.
Оформление поступления арендных услуг
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)» или «Услуги аренды» — в зависимости от релиза название может отличаться. Укажите контрагента, договор и номер входящего акта. В табличной части добавьте номенклатуру типа «Услуга», например «Аренда офиса».
Ключевой момент — счёт затрат. Для офиса обычно используют 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», для производственного помещения — 20 или 25. Счёт выбирается в колонке «Счета учёта» строки документа вместе со статьёй затрат и подразделением. Если аренда облагается НДС, укажите ставку и зарегистрируйте счёт-фактуру кнопкой внизу документа.
- 1Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги аренды»
- 2Заполните контрагента, договор, номер и дату входящего акта
- 3Добавьте услугу, сумму, счёт затрат и статью затрат
- 4Укажите ставку НДС и зарегистрируйте счёт-фактуру, если аренда с НДС
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
- 6На следующий месяц скопируйте документ и измените дату и номер акта
Оплата аренды и взаиморасчёты
Оплату оформляют документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» в разделе «Банк и касса». Укажите тот же договор — программа автоматически закроет задолженность по поступлению. Если платёж авансовый, программа зачтёт его при проведении акта, при условии что включён автоматический зачёт авансов.
Контроль взаиморасчётов удобно вести через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60.01 и 60.02 с отбором по контрагенту. Сальдо на 60.01 означает долг перед арендодателем, на 60.02 — переплату или аванс. Расхождения с актами сверки — сигнал проверить привязку документов к договору.
Забалансовый учёт и ФСБУ 25/2018
Арендованное помещение или оборудование не принадлежит организации, поэтому его стоимость отражают на забалансовом счёте 001 «Арендованные основные средства». В 1С это делается документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»): проводка Дт 001 на оценочную стоимость объекта по договору. При окончании аренды делают обратную запись Кт 001.
Если организация применяет ФСБУ 25/2018 без права на упрощённый учёт, долгосрочную аренду отражают через признание права пользования активом (ППА) и обязательства по аренде. В «1С:Бухгалтерии» для этого есть специализированные документы поступления в аренду и начисления процентных расходов. Это заметно сложнее обычной схемы: требуется дисконтирование платежей и корректная настройка счетов 01.03, 76 и амортизации ППА.
Аренда у физического лица и НДФЛ
При аренде у физлица организация обязана удержать НДФЛ с суммы платежа и перечислить его в бюджет. В «1С:Бухгалтерии» начисление делается документом «Операция, введённая вручную» или через зарплатные документы, если ведётся полноценный учёт физлиц: Дт 26 (44) Кт 76 — начисление аренды, Дт 76 Кт 68.01 — удержанный НДФЛ. Арендодателю перечисляется сумма за минусом налога.
Данные по НДФЛ должны попасть в отчётность 6-НДФЛ и справки о доходах. Если учёт физлиц ведётся в «1С:Зарплата и управление персоналом», аренду оформляют там документом начисления прочих доходов, а в бухгалтерию выгружают проводки. Двойного ввода в обеих программах быть не должно.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения первого месяца аренды проверьте три вещи: проводки документа поступления (кнопка «Дт/Кт»), сальдо по счёту 60 по арендодателю и попадание НДС в книгу покупок. Если счёт-фактура зарегистрирован, но вычет не появился, проверьте дату получения счёта-фактуры и настройки зачёта авансов.
Как проверить результат
Дт 26/44 Кт 60.01 на сумму аренды, при НДС — Дт 19.03
Проводок нет или счёт затрат не соответствует назначению помещения
Сальдо соответствует реальной задолженности или авансу
Одновременно сальдо на 60.01 и 60.02 без объяснения
Счёт-фактура арендодателя отражён, вычет принят
Документ есть, а в книге покупок строки нет
Доход и удержанный налог по арендодателю отражены
Выплаты есть, а в отчёте их нет
Частые вопросы
Можно ли провести аренду одним документом за весь год?
Технически можно, если акт выставляется раз в квартал или год, но для корректного признания расходов и вычета НДС лучше отражать поступление по периодам, указанным в договоре и актах. При помесячной оплате стандартная практика — ежемесячный документ, скопированный из предыдущего.
Что делать, если арендодатель на УСН и не выставляет НДС?
В документе поступления укажите ставку «Без НДС», счёт-фактуру не регистрируйте. Расходы в налоговом учёте принимаются в обычном порядке при наличии акта или иного подтверждающего документа.
Как учесть коммунальные платежи, которые арендодатель перевыставляет отдельно?
Оформите второй документ поступления услуг на того же контрагента и договор (или отдельный договор на коммуналку). Счёт затрат обычно тот же, но статью затрат имеет смысл завести отдельную — «Коммунальные услуги», чтобы видеть структуру расходов.
Нужно ли ставить арендованное помещение на баланс?
Нет, основное средство остаётся собственностью арендодателя. Арендатор отражает объект на забалансовом счёте 001, а при применении ФСБУ 25/2018 — признаёт право пользования активом и обязательство по аренде, если не применяет упрощения.
Как закрыть аренду при расторжении договора?
Проведите последний акт за фактический период пользования, погасите задолженность или верните переплату документом поступления денег, сделайте запись Кт 001 для снятия объекта с забалансового учёта. При учёте по ФСБУ 25/2018 дополнительно спишите остатки ППА и обязательства по аренде.
Что важно запомнить
Аренда в 1С — это один договор, ежемесячные поступления услуг с корректным счётом затрат и оплата по тому же договору. Объект учитывайте на счёте 001, при аренде у физлица не забывайте про НДФЛ, а долгосрочные договоры проверяйте на применение ФСБУ 25/2018 до начала проведения документов.