Учет и Финансы · 10 мин
Как провести акт сверки в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по формированию акта сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Настройка, проверка расхождений, типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату. Его запрашивают аудиторы, контрагенты перед закрытием сделки, а бухгалтеры формируют его регулярно перед сдачей отчетности, чтобы не допустить расхождений в дебиторке и кредиторке.
В программах 1С акт сверки формируется автоматически на основе проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Задача пользователя — правильно указать период, контрагента и договор, а затем проверить результат. Если в учете есть непроведенные документы или ошибки в аналитике, акт покажет некорректные данные.
Ниже разобран порядок формирования акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3, особенности работы в Управлении торговлей, способы проверить расхождения и типичные ошибки, из-за которых суммы в акте не сходятся с первичкой.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и доступен в двух разделах: «Покупки → Акты сверки расчетов» и «Продажи → Акты сверки расчетов». Оба пути ведут к одному и тому же журналу документов, поэтому неважно, откуда вы создадите акт — он будет виден в обоих списках.
В 1С:Управление торговлей 11 акт сверки находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы» → «Акты сверки взаиморасчетов». В Комплексной автоматизации и ERP документ расположен аналогично — через списки документов по расчетам с партнерами.
Если пункта меню нет, проверьте права пользователя: доступ к документам сверки может быть ограничен ролями. Также в некоторых доработанных конфигурациях журнал документов переносят в другие подсистемы — в этом случае воспользуйтесь поиском по названию документа через «Все функции».
Подготовка: что проверить перед формированием акта
Главное условие корректного акта — полнота данных за период сверки. Убедитесь, что все первичные документы по контрагенту введены в базу и проведены: реализации, поступления, платежные поручения, корректировки и возвраты. Непроведенные или помеченные на удаление документы в акт не попадут.
Проверьте аналитику по контрагенту через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62, 76) с группировкой по контрагентам и договорам. Если у одного контрагента несколько договоров, а документы заполнены без указания договора или с неверным договором, сальдо «размазано» по аналитике и акт по конкретному договору покажет искаженные данные.
Также сверьте валюту расчетов: если договор валютный, акт формируется в валюте договора, и смешивание рублевых и валютных документов в одном акте приведет к расхождениям.
Как проверить готовность данных
Все реализации, поступления и оплаты за период проведены
Есть непроведенные или помеченные на удаление документы по контрагенту
В ОСВ по счетам 60/62 сальдо сгруппировано по правильным договорам
Суммы висят на пустом договоре или неверном договоре
Сальдо в ОСВ совпадает с ожидаемой задолженностью
Сальдо не сходится с первичкой еще до формирования акта
Пошаговое формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте «Продажи → Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор (если сверка идет по конкретному договору) и период сверки. Поле договора можно оставить пустым — тогда в акт попадут все расчеты с контрагентом по всем договорам.
Перейдите на вкладку «По данным организации» и нажмите «Заполнить → По данным бухгалтерского учета». Программа автоматически подберет все проведенные документы за указанный период: реализации и поступления попадут в дебет или кредит в зависимости от типа операции, оплаты и возвраты — в противоположную колонку.
Проверьте итоговое сальдо внизу табличной части: оно должно совпадать с сальдо по оборотно-сальдовой ведомости на конец периода сверки. Если сальдо сходится, заполните вкладку «По данным контрагента» — либо вручную по полученному акту от партнера, либо скопировав данные своей организации, если контрагент подтвердил суммы устно.
Запишите документ и нажмите «Печать → Акт сверки взаиморасчетов». При наличии расхождений между данными организации и контрагента печатная форма автоматически покажет блок «Расхождения» с суммой разницы.
- 1Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов», нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить → По данным бухгалтерского учета»
- 4Сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60/62/76
- 5Заполните вкладку «По данным контрагента» при необходимости
- 6Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
Особенности акта сверки в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 документ называется «Сверка взаиморасчетов» и работает иначе, чем в бухгалтерии: здесь сверка строится не по счетам учета, а по регистрам расчетов с партнерами. Документ находится в разделе «Продажи → Документы → Сверки взаиморасчетов».
При создании укажите партнера и период. Табличная часть заполняется автоматически документами расчетов: заказами, реализациями, оплатами. Важное отличие — в УТ 11 сверка выполняется в разрезе расчетных документов, поэтому если оплата не распределена по заказам, в акте могут появиться незакрытые суммы.
Перед формированием акта в УТ 11 рекомендуется запустить обработку распределения расчетов (регламентное задание «Расчет задолженности») или проверить отчет «Ведомость расчетов с партнерами», чтобы взаимозачеты и зачеты авансов были выполнены корректно.
Сравнение конфигураций
Сверка по счетам бухучета 60/62/76. Подходит для бухгалтерской сверки, печатная форма детализируется до документов.
Сверка по регистрам расчетов с партнерами. Требует актуального распределения оплат по заказам, иначе возможны ложные расхождения.
Объединяет оба подхода: сверка по партнерам плюс возможность сверки по данным регламентированного учета.
Как разобраться с расхождениями в акте
Если сальдо в акте не совпадает с данными контрагента или с вашей первичкой, начните с построчного сравнения табличной части. Чаще всего расхождение вызвано документом, который есть у одной стороны и отсутствует у другой: неотраженная оплата, потерянная накладная, разница в дате документа, из-за которой он попал в другой период.
Второй источник расхождений — разные суммы в одинаковых документах: контрагент мог учесть счет-фактуру с корректировкой, а вы — без нее. Сравните номера и даты документов в акте с первичкой, уделив внимание корректировкам реализации и возвратам.
Для поиска проблемных документов удобно использовать отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или карточку счета 60/62 с отбором по контрагенту — там видно, каким документом сформировано каждое движение.
Отправка акта контрагенту и подтверждение сверки
Готовый акт распечатывается в двух экземплярах, подписывается руководителем или уполномоченным лицом и направляется контрагенту. Многие организации обмениваются актами через ЭДО: в 1С акт сверки можно отправить по электронному документообороту, если у контрагента подключен совместимый оператор.
Подписанный обеими сторонами акт имеет юридическое значение: он подтверждает признание задолженности и может прерывать срок исковой давности. Поэтому перед подписанием акта от контрагента внимательно сверьте каждую строку со своим учетом — подпись под неверным актом означает согласие с указанным сальдо.
Храните подписанные акты вместе с договорами. В 1С можно прикрепить скан подписанного акта к документу через механизм присоединенных файлов — это упростит поиск при аудите.
Частые вопросы по акту сверки в 1С
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
В типовой 1С:Бухгалтерии массового формирования нет — акт создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используют внешние обработки или формируют акты последовательно, что при большом числе контрагентов занимает время.
Почему в акт не попадает оплата, хотя платежное поручение проведено?
Проверьте дату платежа: если она выходит за пределы периода сверки, документ не включается. Также убедитесь, что в платежном поручении указан тот же договор, что и в акте, — при сверке по конкретному договору оплаты с другим договором отфильтровываются.
Чем акт сверки в 1С отличается от отчета «Анализ расчетов»?
Акт сверки — двусторонний документ с печатной формой для подписания контрагентом. Отчет «Анализ расчетов с контрагентами» — внутренний инструмент для проверки учета, он не предназначен для передачи контрагенту и не имеет утвержденной формы.
Как сформировать акт сверки по валютному договору?
В шапке акта укажите валютный договор — акт сформируется в валюте договора. Учтите, что рублевое сальдо в вашем учете отличается от валютного из-за переоценки, поэтому контрагенту отправляйте акт в валюте, а рублевые суммы сверяйте внутренними отчетами.
Можно ли отредактировать табличную часть акта вручную?
Да, строки можно добавлять и изменять вручную, например чтобы внести данные контрагента. Но ручная правка вкладки «По данным организации» вместо исправления учета — плохая практика: расхождение останется в базе и всплывет при следующей сверке или аудите.
Обязателен ли акт сверки по закону?
Нет, акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов. Он оформляется по соглашению сторон, но на практике необходим: подтверждает задолженность, прерывает срок исковой давности и запрашивается при аудите и в спорах.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически по данным учета: укажите контрагента, договор и период, заполните табличную часть и сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью. Не подписывайте акт с необъясненными расхождениями и исправляйте ошибки в учете, а не в печатной форме.