Учет и Финансы · 10 мин
Как проверить акт сверки взаиморасчётов в 1С
Как сформировать и проверить акт сверки взаиморасчётов в 1С: настройка, сверка с данными контрагента, поиск расхождений и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на конкретную дату. Ошибка в нём приводит к спорам с поставщиками и покупателями, неверным данным в бухгалтерской и налоговой отчётности, а при инвентаризации расчётов — к искажению баланса. Поэтому акт нельзя просто сформировать и подписать: его нужно проверить.
Проверка акта сверки в 1С строится в три этапа: контроль корректности формирования документа в программе, сопоставление данных с первичными документами и анализ расхождений с контрагентом. Ниже разобран каждый этап с конкретными действиями в типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация».
Где находится акт сверки и как его сформировать
В «1С:Бухгалтерия 8» акт сверки создаётся через раздел «Продажи» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов» (для покупателей) или «Покупки» → аналогичный пункт для поставщиков. В «1С:Управление торговлей» документ находится в разделе «Продажи» → «Документы продаж» или через карточку контрагента. Также акт можно создать прямо из карточки договора.
При создании документа укажите организацию, контрагента, договор (если ведётся учёт по договорам) и период сверки. Период критичен: если выбрать интервал, в котором операции ещё не закрыты или документы редактировались задним числом, акт сформируется с неактуальными данными. После заполнения шапки нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов за период.
Перед заполнением убедитесь, что в базе проведены все первичные документы за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Непроведённый документ в акт не попадёт, и сальдо исказится.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте, что табличная часть заполнилась документами
- 4Сверьте итоговое сальдо с данными учёта
- 5Распечатайте акт и направьте контрагенту на подтверждение
Проверка сальдо по оборотно-сальдовой ведомости
Первый контрольный шаг — сопоставление итогового сальдо акта с данными бухгалтерского учёта. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» для счетов расчётов: 60 (поставщики), 62 (покупатели), 76 (прочие дебиторы и кредиторы). В настройках отчёта установите отбор по контрагенту и, при необходимости, по договору.
Сальдо на конец периода по счёту должно совпасть с итогом акта сверки. Если в акте указана задолженность покупателя, а по счёту 62 числится аванс — данные разошлись, и нужно искать причину. Обратите внимание на субсчета: задолженность может «повиснуть» на 62.01, а оплата — на 62.02 (авансы), и при свёрнутом сальдо по счёту 62 картина будет искажена.
Для детализации разверните отчёт по субсчетам и субконто. В типовых конфигурациях для этого в настройках отчёта включите группировку по субсчетам и отображение развёрнутого сальдо. Развёрнутое сальдо покажет одновременно дебиторскую и кредиторскую задолженность по одному контрагенту — это частая причина «несовпадения» акта с ОСВ.
Построчная сверка с карточкой счёта
Если итоговое сальдо не совпало, переходите к построчной проверке. Сформируйте отчёт «Карточка счёта» по 60 или 62 счёту с отбором по контрагенту за тот же период. Отчёт покажет каждую проводку с указанием документа-регистратора, даты и суммы.
Сопоставьте каждую строку карточки счёта со строкой акта сверки. Документы, которые есть в карточке, но отсутствуют в акте, — первые кандидаты на анализ. Обычно это операции, введённые вручную (документ «Операция»), корректировки долга или документы с другим договором.
Отдельно проверьте документы с нулевой или отрицательной суммой, сторнировочные записи и возвраты. В некоторых конфигурациях возвраты товаров отражаются в акте сверки со знаком минус, и при быстрой визуальной проверке их легко принять за ошибку.
Контрольные точки сверки
Совпадает с развёрнутым сальдо по счёту в ОСВ
Разница есть — искать непроведённые или ручные операции
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Документов нет в акте, но они есть в карточке счёта
Даты в акте совпадают с датами первичных документов
Документ попал не в тот период или дата изменена
Типичные причины расхождений и их устранение
Чаще всего акт не сходится по пяти причинам. Первая — непроведённые документы: реализация или оплата создана, но не проведена, поэтому в акт не попала. Вторая — документы, проведённые задним числом после формирования акта. Третья — ручные операции по счетам расчётов, которые обходят механизм заполнения акта.
Четвёртая причина — разрыв по договорам: часть документов выписана по одному договору, часть по другому, а акт сформирован только по одному из них. Пятая — исправительные документы и корректировки, которые контрагент ещё не получил или не учёл у себя.
Для поиска проблемных мест используйте отчёт «Анализ субконто» или «Обороты между субконто» с детализацией по документам. Если расхождение небольшое и копеечное, проверьте округления в документах с валютными расчётами и курсовые разницы — они могут давать копеечные отклонения между актом и данными контрагента.
Сверка с актом контрагента
После внутренней проверки акт направляется контрагенту. В ответ приходит подписанный акт либо акт с расхождениями. Если контрагент указал расхождения, запросите у него расшифровку: перечень документов, по которым данные разошлись, с номерами и датами.
Классифицируйте каждое расхождение. Документ есть у вас, но нет у контрагента — вероятно, он не получил оригинал или не провёл его у себя; направьте копию. Документ есть у контрагента, но нет у вас — проверьте, не потерялся ли он при получении, и введите его в базу после проверки подлинности. Суммы различаются — сравните первичные документы обеих сторон.
Расхождения по срокам (документ проведён у вас в одном месяце, у контрагента — в другом) — нормальная ситуация при работе на границе периодов. Такие разницы фиксируют в акте как «временные» и поясняют в сопроводительном письме, чтобы не создавать ложной задолженности.
Особенности проверки в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерия 8» акт сверки — это печатная форма, данные для неё берутся из регистров бухгалтерии. Поэтому расхождение акта с ОСВ здесь почти всегда означает ошибку в настройках отбора (не тот договор, не та организация, не тот период).
В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» расчёты ведутся в оперативных регистрах, которые могут расходиться с данными бухгалтерского учёта до выполнения регламентных операций закрытия месяца. Здесь проверяйте акт отчётами «Ведомость расчётов с клиентами» или «Ведомость расчётов с поставщиками», а не только бухгалтерскими отчётами.
Если в базе включён раздельный учёт по обособленным подразделениям или несколько организаций, убедитесь, что акт сформирован по нужной организации. Документы «чужой» организации в акт не попадут, и сальдо будет неполным.
Как действовать при расхождении
Когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная проверка безопасна, пока вы работаете только с отчётами и печатными формами — они не меняют данные. Риск появляется при попытке «подогнать» учёт под акт: перепроведении документов задним числом, ручных операциях по счетам расчётов, удалении документов.
Если расхождение затрагивает закрытые периоды, по которым сдана отчётность, исправления делаются только корректировочными документами текущей датой. Перед изменением данных прошлых периодов сделайте резервную копию базы и согласуйте действия с главным бухгалтером.
Частые вопросы
Почему акт сверки сформировался пустым?
Чаще всего не выбран договор, по которому ведутся расчёты, либо в отборе указана другая организация. Также проверьте, что за выбранный период есть проведённые документы расчётов с этим контрагентом.
Как сверить расчёты сразу по всем договорам контрагента?
Оставьте поле «Договор» пустым при формировании акта — тогда в него попадут документы по всем договорам. Для контроля сформируйте ОСВ по счёту с отбором только по контрагенту без детализации по договорам.
Что делать, если контрагент не отвечает на акт сверки?
Направьте акт повторно с сопроводительным письмом и зафиксируйте факт отправки. Для целей инвентаризации расчётов неподтверждённая задолженность отражается на основании данных вашего учёта, но при спорной задолженности оцените необходимость создания резерва.
Можно ли проверить акт сверки без бухгалтерских отчётов?
Можно, используя отчёт «Анализ субконто» по контрагенту с детализацией по документам — он показывает те же обороты в другом разрезе. Однако ОСВ и карточка счёта остаются самым быстрым способом контроля итогового сальдо.
Как исправить акт, если после его отправки нашли ошибку?
Сформируйте новый акт за тот же период после исправления данных в учёте и направьте его контрагенту с пояснением, что он заменяет предыдущий. Редактировать уже подписанный акт нельзя — он является зафиксированным документом.
Что важно запомнить
Проверка акта сверки в 1С — это сопоставление итогового сальдо с развёрнутым сальдо по счетам расчётов, построчная сверка с карточкой счёта и разбор расхождений с контрагентом. Большинство проблем вызваны непроведёнными документами, неверным отбором по договору и ручными операциями. Данные закрытых периодов исправляйте только корректировочными документами.