Учет и Финансы · 11 мин
Как прошить кассовую книгу из 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как распечатать и прошить кассовую книгу из 1С: настройка нумерации листов, порядок прошнуровки, заверение подписью и печатью, типичные ошибки.
Кассовая книга, сформированная в 1С, — это не просто распечатка: после вывода на бумагу листы нужно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя и печатью организации. Без этих действий документ не считается оформленным, и при проверке кассовой дисциплины инспектор вправе расценить это как нарушение.
Прошивать книгу нужно в двух ситуациях: когда вы ведёте её полностью на бумаге (распечатываете листы ежедневно и подшиваете в папку) и когда по итогам года сшиваете весь архив листов за период для сдачи в архив или хранения. В обоих случаях технология одинаковая: сначала корректная печать из 1С, затем нумерация, шнуровка и заверительная надпись.
Ниже разобраны настройки печати в типовых конфигурациях 1С, правила нумерации листов, способ прошнуровки, оформление заверительной надписи и типичные ошибки, из-за которых книгу приходится перепрошивать.
Как распечатать кассовую книгу из 1С
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление нашей фирмой) кассовая книга формируется через раздел кассовых документов. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Кассовая книга» (или отчёт «Кассовая книга» в разделе отчётов). Укажите период, организацию и нажмите «Сформировать».
Программа выводит листы в унифицированной форме КО-4: каждый рабочий день, в который были движения по кассе, оформляется отдельным листом с указанием остатка на начало дня, приходных и расходных документов и остатка на конец дня. Второй экземпляр листа (отчёт кассира) формируется там же, если вы ведёте книгу в двух экземплярах.
Перед печатью проверьте три вещи. Во-первых, все приходные и расходные ордера за период должны быть проведены — непроведённые документы в книгу не попадут. Во-вторых, в карточке организации должны быть заполнены ФИО руководителя и главного бухгалтера: эти данные выводятся в подписи листа. В-третьих, убедитесь, что остаток на начало первого дня периода сходится с реальным остатком денег в кассе — расхождение означает ошибку в документах, и печатать книгу рано.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга».
- 2Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».
- 3Проверьте, что все листы заполнены и остатки сходятся.
- 4Выведите на печать через меню «Ещё» → «Печать» или кнопку принтера.
- 5Сверьте количество напечатанных листов с количеством дней с движениями по кассе.
Нумерация листов: сквозная и без пропусков
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала года (или с момента регистрации организации, если книга заведена позже). Пропуски и дубли номеров не допускаются: это первое, что проверяет ревизор. Если в какой-то день движений по кассе не было, лист за этот день не формируется и номер не расходуется — это нормально, нумерация идёт только по фактически сформированным листам.
В типовых 1С нумерация листов подставляется автоматически и хранится в учётных данных: программа помнит, какой номер был последним. Если вы формируете книгу за большой период одним отчётом, номера проставятся последовательно. Проблемы возникают, когда книгу печатают по частям или после ручных правок — тогда номер может сбиться.
Если нумерация сбилась, не пытайтесь исправить номера от руки на уже напечатанных листах — зачёркивания в кассовой книге недопустимы. Правильный путь: исправить нумерацию в программе (в некоторых конфигурациях есть служебная обработка изменения номера листа, либо корректировка делается через режим отладки) и перепечатать листы. Если конфигурация не даёт штатного способа, привлеките специалиста по 1С — ручная правка данных в регистрах без понимания структуры может нарушить отчётность.
Как прошнуровать листы правильно
Прошнуровка выполняется после того, как все листы за период напечатаны, проверены и пронумерованы. Сложите листы в хронологическом порядке по возрастанию номеров, при необходимости добавьте титульный лист и твёрдую обложку (подойдёт плотный картон или готовая обложка для сшивания документов).
Пробейте или проколите в левой части стопки два-три отверстия на расстоянии примерно 8–10 см друг от друга. Для тонкой книги достаточно шила, для толстой годовой — дрели с тонким сверлом или дырокола для сшивания. Проденьте прочную нить (банковский шпагат, суровая нить) так, чтобы оба конца вышли на оборотную сторону последнего листа. Стежки делайте плотными, без провисания — книга не должна рассыпаться при перелистывании.
Концы нити свяжите на обороте последнего листа узлом и оставьте свободными 5–7 см. На это место наклеивается бумажный листок (обычно квадрат примерно 5×5 см или прямоугольник), который одновременно фиксирует узел и служит местом для заверительной надписи. Смысл конструкции: снять или заменить лист, не сорвав наклейку и не перерезав нить, невозможно — это и защищает книгу от подмены листов.
Заверительная надпись, подпись и печать
На наклеенном листке пишется заверительная надпись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано ____ (количество прописью) листов». Количество листов указывается прописью, без сокращений — например, «сто сорок два листа». Считаются все листы сшива, включая титульный, если он входит в нумерацию; заранее договоритесь с собой о едином подходе и придерживайтесь его от года к году.
Надпись заверяется подписью руководителя организации с расшифровкой и датой. Поверх наклейки ставится оттиск печати так, чтобы он частично заходил на край наклейки и частично на лист книги — это дополнительно защищает от переклейки. Если организация отказалась от круглой печати (что закон позволяет для ООО и АО), в надписи делается оговорка об отсутствии печати, а заверение выполняется только подписью.
Подписывать и прошивать книгу нужно до начала её использования, если вы ведёте бумажную книгу с чистыми бланками, либо по завершении периода, если сшиваете архив распечатанных из 1С листов. Смешивать подходы — прошивать часть листов, а потом добавлять новые в тот же сшив — нельзя: после заверения сшив не вскрывается.
Если кассовая книга ведётся только в электронном виде
Указание Банка России о порядке ведения кассовых операций допускает ведение кассовой книги в электронном виде без распечатки — при условии, что листы подписываются электронной подписью и обеспечена их сохранность. На практике в типовой 1С штатного механизма подписания листов книги электронной подписью нет, поэтому большинство организаций продолжают распечатывать и прошивать книгу классическим способом.
Если вы решили перейти на полностью электронный вариант, потребуется доработка конфигурации или внешний сервис подписания, а также внутренний приказ, закрепляющий порядок хранения электронных листов. До внедрения такого механизма безопаснее считать, что бумажная прошитая книга обязательна.
Отдельный случай — микропредприятия и ИП, которые вправе не вести кассовую книгу вовсе, если соблюдают условия, установленные указанием ЦБ (например, ИП, ведущие учёт доходов в налоговых регистрах). Если вы попадаете под освобождение, прошивать книгу не нужно — но основание освобождения стоит зафиксировать в учётной политике.
Как выбрать формат ведения книги
Проверка готовой книги перед сдачей в архив
Перед тем как убрать прошитую книгу на хранение, пройдитесь по контрольным точкам. Срок хранения кассовой книги — не менее пяти лет, поэтому качество сшива и надписей имеет значение: за это время нить не должна перетереться, а наклейка — отклеиться. Используйте плотную бумагу для наклейки и нейтральный клей, не разрушающий бумагу.
Полезно сфотографировать или отсканировать последний лист с заверительной надписью — при споре о количестве листов это будет доказательством состояния книги на момент сшивания.
Как проверить результат
Сквозная, без пропусков и повторов, соответствует данным 1С
Пропуски, дубли, номера исправлены от руки
Стежки плотные, концы нити выведены на оборот и связаны
Нить провисает, листы вынимаются из сшива
Количество листов прописью, подпись руководителя, дата, печать заходит на лист
Надпись цифрами, нет подписи или печать только на наклейке
Суммы и остатки на листах совпадают с данными программы
Расхождения остатков, отсутствуют листы за дни с движениями
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли прошивать кассовую книгу, если листы подшиваются в папку ежедневно?
Да. Ежедневная подшивка листов в папку-скоросшиватель не заменяет прошнуровку. По итогам периода (обычно года) листы извлекаются из папки и прошиваются единым сшивом с заверительной надписью.
Можно ли прошивать книгу не за год, а за квартал?
Можно, если объём листов большой и годовой сшив получается слишком толстым. Главное — сохранить сквозную нумерацию между сшивами: первый лист второго сшива продолжает нумерацию первого, а в заверительных надписях указывается количество листов в каждом конкретном сшиве.
Что делать, если обнаружилась ошибка в уже прошитой книге?
Лист из сшива не изымают. Ошибку исправляют в 1С, формируют корректный лист и оформляют служебную записку с объяснением исправления, которую хранят вместе с книгой. При существенных исправлениях консультируйтесь с главным бухгалтером или аудитором о порядке документального оформления.
Кто должен подписывать заверительную надпись — директор или главбух?
Заверяет руководитель организации. Подписи главного бухгалтера и кассира ставятся на самих листах книги за каждый день, а заверительная надпись о количестве прошнурованных листов — зона ответственности руководителя.
Обязательна ли печать на заверительной надписи?
Если организация использует круглую печать — оттиск ставится. Если от печати отказались и это зафиксировано в уставе и учётных документах, достаточно подписи руководителя; можно дополнительно указать «печать не используется».
В 1С сбилась нумерация листов после перепроведения документов. Как исправить?
Проверьте, нет ли в периоде документов с ручными номерами или помеченных на удаление ордеров. В ряде конфигураций нумерацию можно скорректировать служебной обработкой; если штатного способа нет, обратитесь к специалисту по 1С — править регистры вручную без понимания структуры данных опасно для целостности учёта.
Что важно запомнить
Печатайте книгу из 1С только после проверки остатков и проведения всех ордеров, нумеруйте листы сквозной нумерацией, прошнуровывайте с выводом концов нити на оборот, заверяйте надписью с количеством листов прописью, подписью руководителя и печатью. Прошитая книга не вскрывается — любые ошибки исправляйте до сшивания.