Учет и Финансы · 12 мин
Как произвести возврат денежных средств в 1С
Как оформить возврат денег покупателю и от поставщика в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Документы, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат денежных средств — частая операция: покупатель вернул товар, поставщик перечислил лишнюю оплату, сделка сорвалась после аванса. В 1С такие операции оформляются не произвольной записью, а связанными документами: сначала фиксируется основание (возврат товара или корректировка долга), затем — само движение денег. Если пропустить первый шаг, в учете зависнут взаиморасчеты, а отчеты по задолженности начнут показывать ошибочные суммы.
Порядок действий зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) и от ситуации: возврат покупателю, возврат от поставщика, возврат аванса без отгрузки. Общая логика везде одинакова: документ-основание → документ списания или поступления денег → проверка взаиморасчетов. Ниже разобраны основные сценарии с указанием документов, проводок и контрольных точек.
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых и банковских документов, а в базе корректно заполнены договоры с контрагентами — от правильного договора зависит, на какой счет расчетов попадет операция.
Определяем ситуацию: кому и за что возвращаем деньги
Первый шаг — понять, какой именно возврат предстоит оформить, потому что от этого зависят вид операции в платежном документе и счета учета. Типовых ситуаций четыре: возврат денег покупателю за возвращенный товар, возврат аванса покупателю без отгрузки, возврат денег от поставщика (нам вернули переплату или аванс) и возврат по ошибочному платежу.
Каждая ситуация имеет свое основание в учете. Если покупатель вернул товар — сначала оформляется документ «Возврат товаров от покупателя», он восстанавливает товар на складе и формирует задолженность перед клиентом. Если деньги возвращаются без движения товара (отмена заказа после предоплаты), основанием служит сам исходящий платеж, привязанный к договору и, при необходимости, к заказу.
Как выбрать действие
Возврат денег покупателю через расчетный счет
Самый распространенный сценарий — безналичный возврат. В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчетного счета». Ключевое поле — «Вид операции»: выберите «Возврат покупателю». Именно этот вид операции направляет сумму на счет расчетов с покупателями (обычно 62.02 «Расчеты по авансам полученным» или 62.01 в зависимости от ситуации), а не на прочие расходы.
Заполните получателя (контрагента-покупателя), договор, сумму и банковские реквизиты. Если в программе ведется учет по заказам или счетам, укажите документ расчетов — тогда программа автоматически зачтет возврат против конкретной задолженности. В поле «Назначение платежа» укажите основание по формулировке, согласованной с покупателем: например, «Возврат денежных средств по договору №… от …, возврат товара по накладной №…». НДС в назначении платежа при возврате, как правило, не выделяется — уточните формулировку у своего бухгалтера.
Если возврат связан с возвращенным товаром, сначала проведите «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»). Тогда при создании списания на основании этого документа программа сама подставит контрагента, договор и сумму, а взаиморасчеты закроются корректно.
- 1Проведите «Возврат товаров от покупателя», если товар физически возвращен
- 2Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание с расчетного счета»
- 3Выберите вид операции «Возврат покупателю», укажите контрагента, договор и сумму
- 4Проверьте счет расчетов в проводках: должен использоваться счет расчетов с покупателями, а не счет прочих расходов
- 5Проведите документ и сверьте остаток взаиморасчетов по контрагенту
Возврат наличными через кассу
Если покупатель оплачивал наличными и возврат идет из кассы, используется документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — тот же «Возврат покупателю». Укажите контрагента, договор, сумму и основание.
Особое внимание — онлайн-кассе. Если продажа проходила через ККТ, возврат денег должен сопровождаться чеком с признаком расчета «Возврат расхода» (при возврате покупателю). В 1С с подключенной фискальной техникой чек возврата пробивается из документа возврата или из формы кассового документа — в зависимости от конфигурации. Пропуск чека при фактическом возврате наличных — нарушение, за которое предусмотрена ответственность по законодательству о ККТ.
Если оплата изначально была безналичной (картой или на расчетный счет), возвращать деньги наличными из кассы не рекомендуется: это создает риски по признанию операции и претензии со стороны налоговой и банка в рамках контроля по 115-ФЗ. Безналичную оплату возвращайте на ту же карту или счет покупателя.
Возврат денег от поставщика
Обратная ситуация: поставщик должен вернуть вам аванс за непоставленный товар или переплату. Здесь используется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика». При таком виде операции сумма попадает на счет расчетов с поставщиками (обычно 60.02 «Расчеты по авансам выданным»), закрывая дебиторскую задолженность поставщика.
Если вы возвращали поставщику товар, предварительно оформите «Возврат товаров поставщику» (раздел «Покупки»): он спишет товар со склада и сформирует требование к поставщику. После поступления денег задолженность закроется. Если товара не было — только аванс — достаточно платежного документа с привязкой к договору и исходному платежу.
Частая ошибка — оформлять возврат от поставщика видом операции «Оплата от покупателя» или «Прочее поступление». В первом случае сумма уйдет на 62-й счет и исказит расчеты, во втором — зависнет на прочих доходах и попадет в налогооблагаемую базу, чего быть не должно: возврат собственных денег доходом не является.
Особые случаи: эквайринг, частичный возврат, ошибочный платеж
Возврат по платежной карте (эквайринг)
Если покупатель платил картой, возврат оформляется через эквайринговый терминал, а в 1С — документом «Операция по платежной карте» с видом операции «Возврат покупателю». Деньги от банка-эквайера поступят на расчетный счет позже и за минусом комиссии по новой операции обычно не удерживаются, но зачисление отражается отдельной строкой выписки. Сверяйте отчет банка по эквайрингу с проведенными возвратами, чтобы не пропустить незачисленные суммы.
Частичный возврат
Если возвращается часть суммы, в документе возврата товара укажите только возвращаемые позиции и количество — программа рассчитает сумму к возврату. В платежном документе сумма должна совпадать с документом-основанием. При частичном возврате аванса без отгрузки укажите фактически возвращаемую сумму; остаток аванса продолжит числиться в взаиморасчетах.
Ошибочно перечисленные деньги
Когда контрагент вернул платеж, отправленный по ошибке (не те реквизиты, двойная оплата), поступление оформляется тем же видом «Возврат от поставщика» либо «Прочее поступление» с корректным счетом — в зависимости от того, как был проведен исходный платеж. Главное правило: счет возврата должен совпадать со счетом исходной операции, чтобы задолженность закрылась, а не продублировалась.
Проводки и проверка результата
Типовые проводки при возврате покупателю: Дт 62.02 (или 62.01) — Кт 51 при безналичном возврате и Дт 62 — Кт 50 при возврате наличными. При возврате от поставщика: Дт 51 — Кт 60.02. Если возвращался товар, документ возврата дополнительно формирует сторнирующие проводки по выручке, себестоимости и НДС — их корректность зависит от правильно заполненного документа-основания продажи.
После проведения всех документов обязательно проверьте результат. Сформируйте отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или «Задолженность покупателей/поставщиков» по нужному контрагенту: после полного возврата сальдо по операции должно быть нулевым. Дополнительно полезно сделать акт сверки с контрагентом — он покажет, совпадает ли ваша картина расчетов с данными второй стороны.
Как проверить результат
После полного возврата задолженность по операции равна нулю
Осталась сумма аванса или долга — платеж не привязан к документу расчетов
Используется 62 (покупатель) или 60 (поставщик)
Сумма ушла на 91 или другой счет доходов/расходов
Пробит чек с признаком «Возврат расхода» на сумму возврата
Чек отсутствует или сумма чека не совпадает с кассовым документом
Обе стороны видят одинаковое закрытое сальдо
Расхождения по сумме или дате операции
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с возвратами возникает не из-за сложности операции, а из-за невнимательности к реквизитам документов. Разберите ошибки ниже до того, как столкнетесь с ними в отчетности.
Если ошибка уже допущена и документ проведен, не удаляйте его из закрытого периода. Используйте корректировочные документы: операцию, введенную вручную, для исправления счетов, либо сторнирование документа штатными средствами конфигурации. В текущем периоде допустимо распровести документ, исправить реквизиты и провести заново.
Перед массовыми возвратами (например, после отмены крупного заказа) сделайте архивную копию информационной базы и проведите один возврат полностью — от основания до сверки. Убедившись, что проводки и взаиморасчеты корректны, оформляйте остальные по той же схеме.
FAQ: частые вопросы о возврате денег в 1С
Можно ли оформить возврат, если исходный платеж прошел в прошлом квартале?
Да, ограничений по сроку в программе нет. Возврат оформляется текущей датой, а корректировка НДС и выручки отражается по правилам периода, в котором регистрируется возврат. Учтите, что при возврате аванса покупателю ранее уплаченный с аванса НДС принимается к вычету — проверьте формирование записей книги покупок.
Что делать, если покупатель просит вернуть деньги на другую карту или счет?
Безопасный вариант — вернуть на те же реквизиты, с которых пришла оплата. Возврат на сторонние реквизиты повышает риск мошенничества и претензий при чарджбэке. Если покупатель настаивает, запросите письменное заявление с новыми реквизитами и подписью, а при оплате картой согласуйте операцию с банком-эквайером.
Как вернуть деньги, если расчет был в валюте?
Возврат оформляется в той же валюте договора по тем же документам. Из-за изменения курса рублевая оценка возврата может отличаться от рублевой оценки исходного платежа — разница отразится как курсовая. Проверьте курс на дату возврата в документе и итоговые проводки.
Нужно ли выставлять счет-фактуру при возврате денег?
При возврате товара покупателем-организацией обычно оформляется корректировочный счет-фактура или документ возврата с выделением НДС — порядок зависит от условий договора и статуса сторон по НДС. При простом возврате аванса без отгрузки счет-фактура на возврат не выставляется, но ранее начисленный с аванса НДС принимается к вычету. Конкретный порядок согласуйте с бухгалтером по НДС.
Почему после возврата в отчете по задолженности осталась сумма?
Чаще всего платежный документ не привязан к тому же договору или документу расчетов, что и исходная операция. Откройте карточку расчетов контрагента, найдите незакрытые документы и либо укажите в платеже правильный документ расчетов, либо выполните зачет задолженности документом «Корректировка долга» / «Взаимозачет».
Можно ли оформить возврат частями несколькими платежами?
Да. Создайте несколько документов списания с расчетного счета с видом «Возврат покупателю», каждый на свою сумму, привязанных к одному документу-основанию. Программа будет последовательно закрывать задолженность, пока сумма возвратов не сравняется с суммой основания.
Что важно запомнить
Возврат денег в 1С всегда начинается с основания (возврат товара или исходный платеж) и завершается платежным документом с правильным видом операции: «Возврат покупателю» или «Возврат от поставщика». Проверяйте счет в проводках, пробивайте чек ККТ при расчетах через кассу и контролируйте результат отчетом по взаиморасчетам — нулевое сальдо по операции означает, что возврат оформлен корректно.