Учет и Финансы · 11 мин
Как правильно вести кассу в 1С
Как правильно вести кассу в 1С: настройка кассовых документов, ПКО и РКО, лимит кассы, кассовая книга, авансовые отчёты и проверка остатков на конец дня.
Ведение кассы в 1С сводится к трём обязательным действиям: оформлению приходных и расходных кассовых ордеров на каждую операцию с наличными, контролю остатка денег на конец дня и формированию кассовой книги. Если хотя бы одно звено выпадает, кассовая дисциплина нарушается, а при проверке это грозит штрафом и расхождениями между учётом и фактическими деньгами в сейфе.
В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» — кассовые операции отражаются документами «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО). Каждый документ автоматически формирует проводки по счёту 50 «Касса» и печатную форму, которую кассир подписывает и хранит.
Ниже разобран порядок настройки и ежедневной работы: от создания кассы в справочнике до сверки остатков и типичных ошибок, из-за которых касса «не сходится».
Настройка кассы перед началом работы
Прежде чем проводить первый ордер, убедитесь, что в программе создана касса организации. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Справочники» → «Банк и касса» → «Кассы» (в некоторых релизах касса создаётся автоматически при создании организации). Укажите наименование, валюту и при необходимости подразделение — это важно, если касс несколько, например основная и операционная в торговой точке.
Проверьте, что заполнена учётная политика организации: от неё зависят счета учёта и нумерация документов. Также назначьте ответственных лиц — руководителя, главного бухгалтера и кассира. Эти данные подставляются в печатные формы ордеров и кассовой книги, и пустые подписи делают документ недействительным.
Отдельно определите лимит остатка кассы — максимальную сумму наличных, которую разрешено хранить на конец дня. Лимит устанавливается приказом руководителя и рассчитывается по формулам из указания Центрального банка. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит, но это решение тоже стоит закрепить приказом, чтобы у проверяющих не возникло вопросов.
Оформление приходных кассовых ордеров
Любое поступление наличных — выручка, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, получение денег с расчётного счёта — оформляется документом «Приходный кассовый ордер». В «1С:Бухгалтерии» он находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Создать» → «Приходный кассовый ордер».
Главное в документе — правильно выбрать вид операции, потому что от него зависят проводки и аналитика. Например, «Розничная выручка» сформирует проводку Дт 50 — Кт 90.01, «Получение наличных в банке» — Дт 50 — Кт 51, а «Возврат от подотчётного лица» — Дт 50 — Кт 71. Ошибка в виде операции искажает не только кассу, но и выручку или расчёты с контрагентами.
Заполните сумму, контрагента или сотрудника, основание (реквизиты договора, чека, заявления) и поле «Принято от» — оно попадает в печатную форму ПКО. После проведения распечатайте ордер: квитанцию к ПКО отдают лицу, внёсшему деньги, а сам ордер остаётся в кассе.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
- 3Укажите сумму, плательщика, основание и статью движения денежных средств
- 4Проведите документ и распечатайте ПКО с квитанцией
- 5Отдайте квитанцию плательщику, ордер подколите к кассовым документам дня
Оформление расходных кассовых ордеров
Выдача наличных — зарплата, подотчёт, оплата поставщику, сдача выручки в банк — оформляется документом «Расходный кассовый ордер». Он создаётся там же, в журнале «Кассовые документы». Вид операции снова определяет проводки: «Выдача денежных средств подотчётному лицу» даст Дт 71 — Кт 50, «Взнос наличными в банк» — Дт 51 — Кт 50 (через счёт 57 в некоторых настройках), «Оплата поставщику» — Дт 60 — Кт 50.
Обязательные поля — получатель, сумма, основание и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя (паспортные данные указываются в печатной форме РКО). Без этих данных ордер считается оформленным с нарушением. При выдаче подотчётных сумм проверьте, нет ли за сотрудником незакрытого аванса: по правилам новый аванс выдаётся только после отчёта по предыдущему.
Сдачу выручки в банк через инкассацию в 1С часто оформляют парой документов: РКО с видом «Взнос наличными в банк» и последующим поступлением на расчётный счёт по выписке. Следите, чтобы сумма в пути не «зависала» между документами дольше разумного срока — это типичный источник вопросов при сверке.
Контроль остатка и лимита кассы
Главный ежедневный контроль — сверка остатка по счёту 50 с фактическими деньгами в сейфе. В «1С:Бухгалтерии» остаток виден в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50 или в отчёте «Кассовая книга». Кассир пересчитывает наличные, сравнивает с программой и только после этого формирует документы следующего дня.
Критический признак проблемы — отрицательный остаток по кассе. Он означает, что расходный документ проведён раньше приходного по времени или приход вообще не оформлен. «Красный» остаток недопустим: касса не может выдать денег, которых в ней нет. Чтобы найти ошибку, сформируйте карточку счёта 50 за день и проверьте хронологию документов — чаще всего РКО стоит раньше ПКО с получением денег из банка.
Второй контроль — лимит кассы на конец дня. Если остаток превышает установленный лимит, излишек нужно сдать в банк, оформив РКО с видом «Взнос наличными в банк». Не ждите накопления крупной суммы: регулярная сдача выручки снижает и риск нарушения лимита, и риск хищения.
Как проверить результат за день
Равен фактической сумме наличных в сейфе
Расхождение в любую сторону или отрицательное значение
ПКО на получение денег из банка проведён раньше связанных РКО
Расход проведён до прихода, в карточке счёта виден минус
Остаток не превышает лимит либо это день выдачи зарплаты
Сверхлимитный остаток в обычный рабочий день
Номера ПКО и РКО идут подряд без пропусков
Пропущенные или дублирующиеся номера
Кассовая книга и отчётность кассира
Кассовая книга формируется автоматически на основании проведённых ордеров. В «1С:Бухгалтерии» откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга», укажите период и организацию — программа сформирует листы книги с внесёнными суммами прихода и расхода и выведет остаток на конец дня. Каждый лист распечатывается, подписывается кассиром и главным бухгалтером.
Проверьте перед печатью, что в книгу попали все документы дня: сравните количество ордеров в журнале с количеством строк в листе кассовой книги. Если документ провели после формирования листа, лист нужно переформировать — подписанная книга не должна расходиться с базой.
Организации, которые ведут кассовую книгу в электронном виде, обязаны обеспечить её хранение и возможность распечатки по требованию. На практике большинство бухгалтерий в конце месяца или года прошивают распечатанные листы вместе с ордерами и подшитыми к ним оправдательными документами.
Подотчётные суммы и авансовые отчёты
Выдача денег сотруднику на хозяйственные нужды оформляется РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». В документе укажите сотрудника из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники» — в зависимости от конфигурации), сумму и назначение. После проведения за сотрудником числится дебиторская задолженность по счёту 71.
Когда сотрудник отчитывается, создайте документ «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от конфигурации) и приложите к нему чеки, билеты, БСО. Программа закроет задолженность по 71 счёту и отнесёт расходы на соответствующие счета затрат. Неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу — это оформляется ПКО с видом «Возврат от подотчётного лица».
Контролируйте «висящие» авансы отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» или специализированным отчётом по подотчётным лицам. Долгая незакрытая задолженность — риск признания суммы доходом сотрудника и доначисления НДФЛ, поэтому установите внутренним положением срок отчёта, например три рабочих дня после операции или возвращения из командировки.
Розничная выручка и работа с ККТ
Если у вас розничная торговля, выручка по кассе ККТ в 1С отражается либо документом «Отчёт о розничных продажах» (при учёте по товарам), либо ПКО с видом «Розничная выручка» (при суммовом учёте). Данные должны совпадать с Z-отчётом кассы за день: сверяйте сумму в документе с показаниями фискального накопителя ежедневно.
Обратите внимание на разделение наличной и безналичной выручки в отчёте ККТ: оплаты картой не проходят через кассу организации (счёт 50), а отражаются как поступление на расчётный счёт через эквайринг. Смешение этих потоков в одном ПКО — частая причина расхождений при сверке с банком.
Удобная привычка — заводить все кассовые документы дня до 18:00, а в конце дня формировать ОСВ по счёту 50 и сверять с пересчётом наличных. Если делать это ежедневно, поиск ошибки занимает минуты; если раз в месяц — расхождение приходится искать по всем документам периода.
Частые вопросы
Обязательно ли распечатывать ПКО и РКО, если документы есть в 1С?
Да. Кассовые ордера относятся к первичным документам, которые подписываются и хранятся на бумаге либо оформляются электронно с соблюдением требований к электронной подписи. Записи в базе 1С без подписанного ордера недостаточно — при проверке потребуют именно документ.
Что делать, если в конце дня обнаружился отрицательный остаток по кассе?
Найдите причину через карточку счёта 50: обычно РКО проведён раньше ПКО по времени или приходный документ не создан. Исправьте время документов так, чтобы приход предшествовал расходу, или введите недостающий ПКО на основании реальной операции. «Закрывать» минус фиктивным приходом нельзя.
Нужно ли ИП вести кассовую книгу в 1С?
Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые ордера и кассовую книгу, если ведут учёт доходов или физических показателей по своему налоговому режиму. Однако если в штате есть кассир и наличные расчёты регулярны, ведение кассы в 1С упрощает контроль и сверку.
Как оформить сдачу выручки в банк через инкассацию?
Создайте РКО с видом операции «Взнос наличными в банк» на сумму, переданную инкассаторам. Когда банк зачислит деньги, отразите поступление на расчётный счёт по выписке. Промежуточная сумма временно числится на счёте 57 «Переводы в пути» — следите, чтобы она закрывалась по каждой инкассации.
Можно ли исправить ошибочно проведённый кассовый ордер?
Да, до формирования и подписания кассовой книги: отмените проведение, исправьте данные и проведите документ повторно с тем же номером. Если лист кассовой книги уже подписан, исправление оформляется новым корректирующим документом, а сам лист формируется заново.
Что важно запомнить
Каждое движение наличных оформляйте ПКО или РКО с правильным видом операции, следите за хронологией документов, чтобы не было отрицательного остатка, ежедневно сверяйте остаток по счёту 50 с фактическими деньгами и лимитом кассы, а в конце дня формируйте и подписывайте лист кассовой книги.